Manual para el Personal | Staff Handbook (Spanish)

¡Bienvenidos al Harvey Mudd College!

Como empleado del Harvey Mudd, usted es parte de una comunidad innovadora, dinámica y atenta. Todos los miembros del personal del College son fundamentales para mantener el profundo éxito de nuestro College y un recurso valioso para brindar apoyo de calidad a nuestros estudiantes, nuestro campus, nuestros visitantes y nuestros graduados.

Con el fin de ayudarlo a tener éxito en el HMC, este manual detalla las expectativas que tenemos para los miembros de nuestro personal y proporciona respuestas a las preguntas que pueda tener sobre las políticas, las prácticas y los procedimientos del College. Si necesita más información, no dude en pedirles aclaraciones a sus colegas de la Oficina de Recursos Humanos.

Esperamos que su experiencia en el Harvey Mudd College sea útil y gratificante. Usted es un miembro importante de nuestro campus. Nuevamente, le damos la bienvenida al Harvey Mudd.

Esperamos verlo en el campus y darle personalmente la bienvenida a nuestra comunidad del HMC.

Atentamente,

La Oficina de Recursos Humanos

1.  INTRODUCCIÓN

El presente manual para el personal se aplica a todos los miembros del personal del Harvey Mudd College. Contiene información sobre las políticas y los procedimientos laborales del College, así como una descripción general de los beneficios vigentes al momento de esta publicación. Para obtener información específica sobre los beneficios para empleados, debe consultar los documentos del plan, que reemplazan al manual en todo momento. La última versión del manual permanecerá publicada en el sitio web de Recursos Humanos del College.

Estas políticas y procedimientos no pretenden abarcar todas las situaciones posibles que puedan surgir en su relación con el College. El HMC se reserva el derecho a interpretar y administrar las disposiciones de este manual según sea necesario. Con excepción de la política de empleo a voluntad, que solo puede ser modificada por el presidente por escrito, el College tiene la máxima discreción permitida por la ley para cambiar, modificar o eliminar las disposiciones de este manual y los beneficios descritos en él en cualquier momento por escrito, con notificación o sin ella. Sin embargo, las declaraciones o manifestaciones orales no pueden complementar, cambiar ni modificar las disposiciones del presente manual.

Este manual reemplaza todos los manuales previos, así como todas las políticas, prácticas y procedimientos contradictorios previos. Las disposiciones de este manual no tienen como fin crear un contrato respecto de su empleo en manera alguna.

Todos los miembros del personal deben leer la información contenida en este manual y familiarizarse con ella. Las preguntas vinculadas con este manual deben dirigirse a su supervisor o a la Oficina de Recursos Humanos.

2.  MISIÓN E HISTORIA DEL HARVEY MUDD COLLEGE

Misión

La declaración de misión del HMC continúa siendo fundamental para la comunidad del Harvey Mudd College y sigue guiando todas las decisiones que se toman en el College.

El Harvey Mudd College busca educar ingenieros, científicos y matemáticos expertos en todas estas áreas, así como en humanidades y ciencias sociales, de manera que puedan asumir roles de liderazgo en sus campos con un entendimiento claro del impacto de su trabajo en la sociedad.

Historia 

El Harvey Mudd College (HMC) representa una de las grandes historias de éxito de la educación superior estadounidense contemporánea. Fundado en 1955, el Harvey Mudd College abrió sus puertas en 1957 cuando la carrera espacial hizo de la educación técnica una prioridad en los Estados Unidos. Fueron cuarenta y ocho estudiantes y siete docentes los pioneros que le dieron forma a esta institución única que nació gracias a la generosidad del ingeniero en minería, emprendedor y filántropo Harvey Mudd, así como a la visión de Joseph B. Platt, físico nuclear y primer presidente del College.

Los fundadores del HMC previeron una experiencia educativa distintiva para los estudiantes del College. El plan de estudios se diseñó para crear excelentes científicos e ingenieros con una amplitud inusual en su educación técnica, acompañada por una sólida base en humanidades y ciencias sociales. Otra  distinción importante era el modelo de enseñanza: la cantidad de estudiantes por clase era baja, pero la interacción entre estos y los docentes era alta; los programas académicos eran exigentes, pero el College fomentaba la cooperación en vez de la competencia a través de un Código de Honor orientado a los estudiantes. Todos estos atributos siguen siendo la esencia de la educación del HMC.

The Claremont Colleges

Ubicadas en un barrio de 546 acres en las colinas de la parte este del condado de Los Ángeles, siete instituciones independientes (el Pomona College, la Claremont Graduate University, el Scripps College, el Claremont McKenna College, el Harvey Mudd College, el Pitzer College y el Keck Graduate Institute) comparten el compromiso de abordar los desafíos del siglo XXI. Cada uno de estos colleges [colegios universitarios] y universidades líderes cuentan con distintos departamentos académicos, centros de investigación, institutos y oportunidades culturales, así como con espacios de recreación y reunión. Los estudiantes de The Claremont Colleges [Los Colleges de Claremont] se benefician de las diversas misiones, el carácter y la cultura de las siete instituciones de pregrado y de grado, así como de la integración fluida de los programas académicos y extracurriculares que forman este consorcio verdaderamente único. Esta comunidad única de educación superior incluye 8,500 estudiantes provenientes de todos los rincones de los Estados Unidos y del mundo, así como 3,270 docentes y miembros del personal expertos que los apoyan en sus diversas carreras. The Claremont Colleges Services (TCCS) [Los Servicios de los Colleges de Claremont] es la organización central de coordinación y apoyo para los colleges, y gestiona los servicios compartidos, tales como la administración de beneficios, el procesamiento de la nómina, los servicios de biblioteca y la salud de los estudiantes.

3.  DECLARACIÓN DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y NO DISCRIMINACIÓN.

El Harvey Mudd College es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y asume el compromiso de proporcionar un espacio de trabajo libre de discriminación, acoso y falta de respeto u otras conductas poco profesionales.

Esto incluye discriminación, acoso y falta de respeto u otras conductas poco profesionales por motivos de raza (lo que incluye rasgos históricamente asociados con la raza, entre ellos, a título enunciativo, la textura del cabello y peinados protectores), color, credo, sexo (lo que incluye embarazo, maternidad, lactancia o afecciones médicas relacionadas), género, identidad de género (lo que incluye identidad transgénero y transición), expresión de género y estereotipo sexual, edad, orientación sexual, nacionalidad (lo que incluye el uso del idioma y el uso protegido de una licencia de conducir emitida para personas indocumentadas en virtud del artículo 12801.9 del California Vehicle Code [Código de Vehículos de California]), ascendencia, religión (lo que incluye todos los aspectos de la creencia religiosa, la práctica, la vestimenta religiosa y las prácticas de aseo), estado civil o situación de pareja doméstica registrada, servicio militar y condición de veterano, discapacidad física o mental, afecciones médicas (lo que incluye características genéticas o cáncer, o registro o antecedentes de cáncer), información genética o cualquier otra clase legalmente protegida o combinación de esas características protegidas o clases protegidas. El College también prohíbe la discriminación y el acoso en función de la percepción de que alguien sea miembro de una clase protegida o esté vinculado con un miembro de una clase protegida.

En consonancia con las leyes aplicables, el College proporcionará adaptaciones razonables para (a) solicitantes y empleados calificados con discapacidad; (b) empleadas embarazadas que soliciten una adaptación por embarazo, nacimiento o afecciones médicas relacionadas; (c) empleados que sean víctimas de violencia doméstica, agresión sexual o acecho; y (d) solicitantes y empleados por sus creencias, observancias y prácticas religiosas.

Asimismo, el College prohíbe tomar represalias contra las personas que presenten quejas por motivos de discriminación o acoso, y contra quienes participen en investigaciones del lugar de trabajo vinculadas con dichas quejas.

Esta política se aplica a todos los términos y condiciones laborales, lo que incluye, entre otros, la contratación, la capacitación, el ascenso, la acción disciplinaria, la remuneración, los beneficios y la finalización del empleo. Es responsabilidad de todos los empleados seguir esta política a conciencia.

Para más información sobre los procedimientos internos del College para abordar las quejas por discriminación, acoso y represalias, consulte la Política sobre la prohibición de discriminación, acoso y represalias del College que se encuentra disponible en línea en https://www.hmc.edu/human-resources/policies-procedures-and-  guidelines/.

4. POLÍTICA SOBRE LA PROHIBICIÓN DE DISCRIMINACIÓN, ACOSO Y REPRESALIAS

El College asume el compromiso de mantener un ambiente laboral libre de acoso sexual y de otras formas de acoso relacionado con las clases protegidas
o en una combinación de esas características protegidas mencionadas en nuestra Declaración de igualdad de oportunidades y no discriminación. Rechazamos rotundamente y no toleraremos ningún tipo de acoso a solicitantes y empleados (en esta política, el término “empleado” incluye trabajadores contratados, pasantes sin remuneración y voluntarios) por parte de administradores, gerentes, supervisores, compañeros de trabajo ni terceros (lo que incluye estudiantes) con quienes los empleados entren en contacto.

Asimismo, no toleraremos ningún tipo de acoso por parte de nuestros empleados hacia no empleados con quienes los empleados tengan una relación comercial, de servicio o profesional. Además, prohibimos tomar represalias contra las personas que presenten denuncias por acoso y contra quienes participen en investigaciones del lugar de trabajo.

El acoso incluye toda conducta verbal, física y visual que cree un ambiente de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil, o que interfiera con el desempeño laboral de un empleado. Dicha conducta constituye acoso cuando (1) la aceptación de la conducta sea una condición de contratación explícita o implícita; (2) la aceptación o el rechazo de la conducta se use como motivo para tomar una decisión de empleo; o (3) el acoso interfiera con el desempeño laboral de un empleado o cree un ambiente de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo.

La conducta acosadora puede adoptar muchas formas y puede incluir, entre otras cosas, lo siguiente (cuando se relaciona con una clase protegida
o en una combinación de esas características protegidas): calumnias, bromas, declaraciones, gestos, agredir, impedir o bloquear el movimiento del otro o interferir físicamente con su trabajo normal de alguna otra forma, hacer imágenes, dibujos o caricaturas, invadir el “espacio personal” de alguien, decir groserías o usar lenguaje soez, mirar lascivamente, acechar, mirar fijo, enviar cartas o poemas no deseados u ofensivos, y enviar correos electrónicos, correos de voz o mensajes    de texto ofensivos.

La conducta sexualmente acosadora, en particular, puede incluir todas estas acciones prohibidas, así como otras conductas incómodas, como pedidos de favores sexuales, conversaciones que tengan comentarios sexuales, u otras insinuaciones sexuales inapropiadas. La conducta sexualmente acosadora puede ejercerla una persona del mismo sexo o del sexo opuesto. No es necesario que la conducta sexualmente acosadora esté motivada por el deseo sexual para que constituya una infracción a esta política. Por ejemplo, los actos hostiles hacia un empleado debido a su género pueden constituir acoso sexual, sin importar si el maltrato está motivado por el deseo sexual.

Todo empleado que considere que ha sido objeto o testigo de acoso o represalias debe denunciar de inmediato el presunto acoso/represalias siguiendo los procedimientos para la presentación de quejas descritos en la Política sobre prohibición de discriminación, acoso y represalias del College, que se encuentra adjunta como Anexo A a este Manual y que también está disponible en https://www.hmc.edu/human-resources/policies-procedures-and-guidelines/.  Los empleados también pueden usar estos procedimientos para presentar quejas por discriminación.

Los supervisores y gerentes que reciban quejas o que observen conductas que violen esta política deben informar de inmediato a la Oficina de Recursos Humanos o a otros administradores correspondientes para que se inicie una investigación.

Toda queja de acoso denunciada se investigará a fondo y rápidamente. La investigación se manejará de la forma más confidencial posible y acorde a una investigación total, justa y adecuada.

Si se determina que se violó esta política, adoptaremos una medida correctiva. Esta puede incluir, por ejemplo, capacitación, derivación a terapia o una medida disciplinaria, que puede ir desde una advertencia verbal o escrita hasta la finalización del empleo, según el caso.

Además de notificar al College sobre las quejas de acoso, discriminación o represalias, los empleados afectados también pueden dirigir sus quejas al Departamento de empleo y vivienda justos (DFEH, por sus siglas en inglés) de California o la Comisión para la igualdad de oportunidades en el empleo (EEOC, por su siglas en inglés) de los Estados Unidos. Puede encontrar la oficina más cercana a usted visitando los sitios web de la agencia www.dfeh.ca.gov y www.eeoc.gov.

5. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS LABORALES

– Comportamiento apropiado con los estudiantes

HMC desaconseja las relaciones íntimas, amorosas o sexuales consentidas entre estudiantes (HMC y no HMC) y empleados y prohíbe absolutamente tales relaciones cuando un empleado tiene la autoridad sobre, supervisa o evalúa a los estudiantes de HMC y no HMC. Las violaciones de esta política están sujetas a acciones administrativas.

– Asistencia y absentismo

Presentarse a trabajar a horario y trabajar durante las horas de su turno son funciones fundamentales del empleo de cada miembro del personal del HMC. Se espera que los miembros del personal se presenten a trabajar en su turno, a horario y listos para comenzar a trabajar. Los miembros del personal deben permanecer en el trabajo durante la totalidad de su turno, excepto durante las pausas para comer y los descansos, o cuando deban retirarse por cuestiones autorizadas relacionadas con el College. Las llegadas tarde, las salidas temprano u otro tipo de absentismo respecto de las horas de su turno son disruptivas y deben evitarse.

Cuando llegue tarde o se ausente del trabajo, se espera que le avise a su supervisor, a la persona que este designe o al jefe de departamento no bien sepa que llegará tarde o que no podrá presentarse a trabajar, y antes de la hora programada de comienzo de su turno. Si deja un mensaje durante horas inhábiles, le animamos a llamar en horas hábiles y hablar directamente con su supervisor o jefe de departamento. No lo avise a través de sus compañeros de trabajo.

Los miembros del personal deben dar un motivo o explicación honesta respecto del absentismo o la llegada tarde, e informar la duración esperada de toda ausencia. A menos que se haya arreglado otra cosa con su supervisor o la Oficina de Recursos Humanos, debe ponerse en contacto con el supervisor a diario durante su ausencia.

El absentismo o llegadas tarde excesivos no se tolerarán y tendrán como consecuencia una medida correctiva, que puede llegar a la finalización del empleo. Se considera que el absentismo es excesivo cuando un miembro del personal parece hacer uso de una licencia de forma indiscriminada y/o sin justificación, o cuando se desarrolla un patrón de exceso o abuso (por ejemplo, si la licencia por enfermedad se solicita frecuentemente los viernes, los lunes o inmediatamente después y/o antes de un feriado o período de vacaciones).

Los miembros del personal que se ausenten por enfermedad por más de tres días laborales consecutivos pueden ser requeridos a presentar un certificado médico al supervisor. A su vez, el supervisor reenviará una copia de dicho certificado a la Oficina de Recursos Humanos. Cuando un miembro del personal se ausente del trabajo durante más de siete días laborales consecutivos, y no sea por vacaciones preaprobadas o una licencia, deberá realizar una solicitud formal de licencia y el supervisor o el jefe de departamento debe informarle dicha ausencia de inmediato a la Oficina de Recursos Humanos.

En general, se considera que los miembros del personal que no se presentan a trabajar durante más de tres días laborales consecutivos sin notificar a sus supervisores han abandonado sus empleos y, en la mayoría de los casos, serán despedidos, a menos que las leyes aplicables establezcan lo contrario. Esto incluye a los miembros del personal que no regresan después de una licencia aprobada.

Los directores y supervisores de los departamentos son responsables de establecer procedimientos para que los miembros del personal soliciten tiempo libre con anticipación y notifiquen las ausencias inesperadas, las llegadas tarde y las salidas temprano. Los miembros del personal son responsables de seguir los procedimientos de los departamentos.

– Empleo a voluntad

El empleo como miembro del personal es a voluntad y tanto el College como el miembro del personal pueden finalizar dicho empleo en cualquier momento, con notificación y causa, o sin ellas. En consonancia con esta política de empleo a voluntad, el College también tiene derecho a transferir, reasignar, suspender o bajar de categoría a un miembro del personal, así como reducir su sueldo y beneficios en cualquier momento, con notificación y causa, o sin ellas. Esta relación de empleo a voluntad no puede modificarse, excepto mediante acuerdo expreso por escrito firmado por el miembro del personal y el presidente.

– Recursos informáticos y de red

Una de las misiones rectoras generales de The Claremont Colleges es la educación en un entorno en el que se incentive y proteja el intercambio libre de ideas. The Claremont Colleges ponen a disposición los recursos de los centros de informática y red (CNF, por su siglas en inglés) para que los usen los estudiantes, el cuerpo docente y el personal de los Colleges. Estos servicios se brindan con fines educativos y para llevar adelante el trabajo legítimo de los Colleges.

Se espera que los Colleges y los miembros de sus comunidades respeten las leyes federales, estatales y locales que regulan el uso informático y de telecomunicaciones, así como los reglamentos y las políticas de los Colleges. Un empleado no debe usar los recursos informáticos y de red del campus, ni recursos informáticos personales a través de los centros de red del campus, para recopilar, almacenar ni divulgar información o materiales ni para participar en actividades que violen las leyes federales, estatales o locales u otras políticas o lineamientos del College. Estas incluyen, entre otras, las políticas y lineamientos sobre la propiedad intelectual y el acoso sexual u otras formas de acoso.

Los usuarios de los recursos de los centros de informática y red deben utilizar estos recursos dentro de los estándares de conducta de los Colleges. Las personas que tengan conocimientos expertos de sistemas informáticos o que hagan un uso extensivo de estos centros, o que tengan una posición de confianza respecto de estos centros quedarán sujetas a un estándar de responsabilidad más alto.

La conducta responsable, considerada y ética que esperan los Colleges abarca el uso de los recursos de los centros de informática y red, así como las redes de todo el mundo a las que se ha brindado acceso electrónico. Estos recursos de los CNF incluyen, entre otros, los siguientes:

• Computadoras y dispositivos periféricos asociados;
• Videocable del campus;
• Sistemas de presentación en el aula;
• Equipos de mensajería por voz;
• Sistemas de equipo de red de transmisión de datos, lo que incluye acceso remoto e inalámbrico;
• Software informático;
• Datos y mensajes institucionales almacenados electrónicamente;
• Todo otro recurso similar que los Colleges posean, controlen y/u operen; y
• Servicios para mantener estos recursos.

Los Colleges conservan los derechos de propiedad absoluta de los recursos de los CNF. Estos recursos no son propiedad de ningún departamento ni de ninguna persona. Los recursos de los CNF que se alquilen, entreguen mediante licencia o compren en virtud de contratos o becas de investigación se administrarán de conformidad con los términos de esta Política durante el tiempo que permanezcan dentro de la posesión o el control legítimo de los Colleges. Los Colleges también operan, proporcionan y son propietarios de los recursos de los CNF que se brindan en las residencias del campus.

Confidencialidad de los archivos

Normalmente, solo usted tiene acceso a los documentos, archivos y correos electrónicos almacenados en una computadora en red o servidor de red de propiedad del College. Sin embargo, todo archivo o documento que se ubique en una computadora o red de propiedad del College queda sujeto al acceso en virtud de esta Política y, por lo tanto, no debe considerarse privado ni confidencial. Los administradores del sistema, tanto del Esfuerzo de red intercolegial de Claremont (CINE, por sus siglas en inglés) como dentro de las organizaciones individuales de TI del campus, tienen la capacidad de monitorear el tráfico y visualizar directamente cualquier archivo a medida que se desplaza por la red y, a veces, deben hacerlo para administrar los recursos de red del campus. En pocas palabras, los archivos pueden monitorearse sin notificación previa en el curso ordinario de las tareas para garantizar una operación sin inconvenientes de la red. Todos los miembros del personal que trabajan en tecnología de la información tienen pautas claras que prohíben las violaciones a la privacidad y a la confidencialidad, y, en el curso normal de su trabajo, no visualizan el contenido de los archivos ni de los correos electrónicos de los usuarios. No obstante, debe tener en cuenta que el personal autorizado del College adoptará las medidas adecuadas para investigar cuando haya una sospecha de uso indebido de los recursos informáticos o de red del campus. Esto puede incluir monitorear el tráfico de la red, su contenido y analizar los archivos de cualquier sistema informático conectado a la red.

También debe saber que a todos los archivos ubicados en sistemas compartidos (p. ej., red, Google Drive, One Drive, etc.), lo que incluye servidores de correo electrónico, se les realiza una copia de seguridad periódicamente en horarios determinados por cada college. Las cintas con las copias de seguridad se conservan durante el tiempo que también determinan los procedimientos operativos de cada college. Estas cintas pueden usarse para recuperar archivos que haya borrado accidentalmente. Esto significa que los archivos de las cintas también están disponibles para aquellas personas que tengan motivos y autoridad para recuperarlos.

Monitoreo de la red

La resolución de problemas en la red del campus, así como la planificación de mejoras, exige la recopilación de datos detallados sobre el tráfico de la red. De forma habitual, el CINE ejecuta software de monitoreo que registra e informa los datos que se transmiten en todas las redes del campus. Los reportes incluyen las direcciones de origen y destino, así como otras características de los archivos, lo que incluye las URL de los sitios de la World Wide Web que se contactan. Solo los miembros del personal de TI autorizados que son responsables del rendimiento, las operaciones y la planificación de la red acceden y usan estos datos. Además, debe tener en cuenta que muchos equipos de alojamiento web de Internet recopilan y registran información sobre usted y su identidad cuando visita sus sitios. Esta información puede incluir, entre otras cosas, datos sobre la computadora que está usando, la dirección de dicha computadora y su dirección de correo electrónico.

Muchas actividades educativas y comerciales de los Colleges requieren acceso de red para acceder a recursos disponibles en Internet. Para garantizar un ancho de banda adecuado para estos sitios a los fines educativos y comerciales principales de los Colleges, el CINE y el personal de TI del campus pueden restringir la cantidad  de tráfico a sitios puntuales y la cantidad de tráfico de determinado tipo.

En ocasiones, estas actividades de monitoreo de red pueden permitir que los administradores del sistema identifiquen a personas cuyas actividades disminuyan el rendimiento de la red del campus o un segmento de la red, o que parezcan violar las pautas generales para el uso adecuado de los recursos informáticos y de red del campus. En esos casos, un miembro del personal del CINE o un miembro del personal de TI de su propio College puede pedirle que cese estas actividades. Si continúa realizando dichas actividades, o si estas incluyen actividades ilegales, se puede notificar a las autoridades correspondientes del College. En casos extremos, se pueden revocar los privilegios de red de forma provisional a la espera de la resolución del problema. Los campus individuales determinan las medidas correctivas o disciplinarias específicas.

Contraseñas y códigos

Se espera que las personas a las que se les haya confiado credenciales de inicio de sesión y contraseñas, o que las hayan descubierto sin querer, las protejan de forma responsable. Estas contraseñas no se deben compartir con otras personas. Se  aplica la misma política a los códigos de puertas para las salas/áreas de acceso restringido. Quienes necesiten credenciales de inicio de sesión o códigos de puertas pueden realizar un pedido formal al administrador de esos códigos/contraseñas. Las contraseñas pueden usarse a los fines de brindar seguridad, pero el uso de la contraseña no afecta la titularidad de The Claremont Colleges de la información electrónica.

Acceso a los recursos

El acceso a los recursos de los CNF es un privilegio que solo se le permite al personal autorizado y a los estudiantes de los Colleges. Todos los usuarios deben entender y respetar las responsabilidades que conlleva el privilegio de uso. Dichas responsabilidades incluyen, entre otras cuestiones, lo siguiente:

1. Debe comprender y respetar todas las leyes federales, estatales y locales
2. No debe buscar, de forma intencional, información sobre archivos no públicos de propiedad de otras personas ni examinarlos, copiarlos o modificarlos, ni en un Claremont College ni en ningún otro No debe intentar husmear o escuchar a escondidas datos de la red que no estén dirigidos a usted.
3. Está autorizado a usar únicamente los recursos informáticos y la información para los que le hayan otorgado acceso de forma legítima. Tiene expresamente prohibido compartir sus contraseñas con los demás. Todo intento de acceder a un sistema informático, recurso o información sin autorización está expresamente Si encuentra u observa una brecha en la seguridad del sistema o de la red, infórmela de inmediato al administrador de ese sistema.
4. La Política sobre acoso de cada College se aplica por igual a las presentaciones y comunicaciones electrónicas y a los medios más tradicionales (p. , orales y escritos) de presentación y comunicación.
5. Los mensajes, las opiniones y las declaraciones enviadas como correo electrónico o publicaciones deben cumplir con los mismos estándares de distribución o presentación que tendrían los documentos físicos (en papel) en la propiedad del
6. Los correos no solicitados y los correos masivos no autorizados desde las redes o los recursos informáticos del campus (es decir, “spam“) están Cada campus puede tener políticas específicas sobre el uso de las listas de distribución de correo a grupos existentes (p. ej., a todos los estudiantes o todo el cuerpo docente). Póngase en contacto con la organización de TI de su campus para conocer los detalles de estas políticas.
7. La suplantación de identidad, o los intentos de suplantación de identidad o falsificación de correos electrónicos, la red u otra información usada para identificar el origen, el destino u otros datos de una comunicación, datos o información, están
8. No debe disminuir el rendimiento informático o de red de forma tal que pueda evitar que los demás alcancen sus objetivos educativos o comerciales del No debe evitar que los demás usen los recursos compartidos ejecutando procesos desatendidos, jugando videojuegos o “bloqueando” sistemas sin el permiso del administrador del sistema correspondiente.
9. Debe respetar las leyes y políticas del College sobre la protección de la propiedad intelectual, lo que incluye las leyes y políticas sobre derechos de autor, patentes y marcas Cuando el contenido y la distribución de una comunicación electrónica pueda exceder el uso justo, según como se define en la Copyright Act of 1976 [Ley Federal de Derechos de Autor de 1976], los usuarios de los recursos informáticos y de red del campus deben asegurarse de contar con el permiso correspondiente para distribuir el material protegido de cualquier forma, lo que incluye texto, imágenes fotográficas, audio, video, ilustraciones gráficas y software informático.
10. No debe usar los recursos informáticos y de red del campus, ni recursos informáticos personales a través de los centros de red del campus, para recopilar, almacenar ni divulgar información o materiales ni para participar en actividades que violen las leyes federales, estatales o
11. No debe usar los recursos informáticos y de red del campus, ni recursos informáticos personales a través de los centros de red del campus, para recopilar, almacenar o divulgar información o materiales que violen otras políticas o lineamientos de los colleges. Estas incluyen, entre otras, las políticas y los lineamientos sobre la propiedad intelectual y el acoso sexual u otras formas de
12. No debe crear ni distribuir deliberadamente virus informáticos, gusanos informáticos ni otro software cuyo objetivo sea disminuir la seguridad del sistema o de la Debe adoptar medidas razonables para evitar que su sistema se utilice como vehículo para esas acciones. Esto incluye instalar parches de sistema y de software, así como archivos de firmas de antivirus.
13. Está prohibido el uso de los recursos de los CNF para hacer publicidad, vender o hacer pedidos con fines comerciales o para beneficio personal sin el consentimiento previo por escrito de los colleges. El cuerpo docente, los estudiantes o el personal que tengan preguntas sobre la legitimidad de un uso particular deben hablar con los miembros correspondientes del personal de TI en sus campus de
14. La divulgación de información de identificación personal no incluida en el directorio a personal ajeno a la universidad está protegida por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar de 1974 (FERPA, por sus siglas en inglés). La divulgación de registros financieros o del personal de propiedad de los colleges realizada sin permiso o a personas no autorizadas está prohibida y puede ser sancionada en virtud del Artículo 502 del Código Penal de
15. El uso indebido o divulgación de manera intencional o no autorizada de información de propiedad de los colleges también constituye justa causa para una medida disciplinaria, lo que puede incluir la desvinculación de la institución y/o la finalización del empleo, independientemente de que se imponga una sanción penal o civil. Además, se espera que todo usuario denuncie presuntos abusos de los recursos de los CNF. La falta de denuncia por parte de dicho usuario puede provocar la pérdida de su acceso a los CNF y/o la medida disciplinaria antes mencionada.

La organización de Tecnología de la Información correspondiente de uno de los Claremont Colleges puede suspender inmediatamente el servicio de una persona o computadora que se descubra que disminuye significativamente el uso de la red u otros sistemas informáticos. El uso indebido se derivará a la autoridad del College correspondiente para que adopte medidas, lo que puede resultar en la desvinculación de la institución y/o la finalización del empleo.

Las disposiciones de esta política se aplican a las instituciones que forman The Claremont Colleges, lo que incluye The Claremont Colleges Services.

Aprobado por el Consejo de The Claremont Colleges el 20 de agosto de 2004. Obtenga más información sobre las Políticas de TI en: https://www.hmc.edu/cis/about-cis/policies/.

– Confidencialidad de la información

Los empleados deben estar al tanto de sus responsabilidades en virtud de la Política  sobre protección de la información confidencial y sensible del HMC.

Al realizar sus tareas, los empleados pueden tener acceso a información confidencial, lo que incluye, a título enunciativo, información de propiedad y financiera relacionada con el College, e información personal y confidencial vinculada con otros empleados, estudiantes, solicitantes, graduados, voluntarios, donantes u otros. Esto incluye información legible por máquina, visualizada en línea, impresa, plasmada en otros medios o recibida verbalmente.

Los empleados del College deben conservar toda información confidencial en confianza y confidencia, y deben adoptar todas las medidas razonables para salvaguardar y proteger dichos materiales de divulgaciones indebidas (p. ej., proteger las computadoras con contraseñas y/o guardar/completar documentación confidencial en un cajón/armario, etc.).

La información confidencial a la que tienen acceso los empleados solo puede compartirse según corresponda y únicamente cuando la necesidad comercial lo exija. Cuando haya dudas sobre si cierta información es confidencial o no, la prudencia determina que no ocurran divulgaciones sin primero confirmar claramente que dicha divulgación haya sido autorizada por el personal de supervisión o administración correspondiente. Esta política básica de precaución y discreción en el manejo de la información confidencial abarca tanto la divulgación interna como externa.

La divulgación de información confidencial a otras personas que no tienen un derecho legal a dicha información puede violar la Ley de derechos educativos y privacidad familiar de 1974 (FERPA), la Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros médicos de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés), la Ley Gramm-Leach- Bliley (GLBA, por sus siglas en inglés), y/u otras leyes federales y estatales.

Los empleados del College no pueden eliminar información confidencial de un departamento u oficina ni duplicar/fotografiar/digitalizar información confidencial, a menos que el College los autorice a hacerlo. Ante la finalización del empleo, la conclusión de una tarea, o cuando lo indique un supervisor, los empleados deben devolver todos los materiales y sus copias a su lugar correspondiente en el departamento u oficina.

Todo empleado que use de forma indebida o de otra forma divulgue inapropiadamente información confidencial quedará sujeto a una medida disciplinaria, que puede llegar a la finalización del empleo.

– Conflicto de intereses

Los miembros del personal regulares y temporales deben evitar actividades o situaciones que puedan generar un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de intereses. Los miembros del personal no deben usar sus cargos en el College para beneficio directo o indirecto económico, personal o profesional propio ni de sus familiares u otras personas con quienes tengan una relación personal.

Los miembros del personal que deban completar un Formulario de divulgación de conflictos de intereses del personal tienen la obligación positiva de analizar detenidamente toda situación en la que haya una posibilidad de existencia de un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de intereses.

Los miembros del personal a los que les preocupe que pueda existir un conflicto o que tengan dudas sobre el impacto o la apariencia de sus actividades deben consultar a su supervisor o a la Oficina de Recursos Humanos antes de involucrarse en la actividad. A continuación, se mencionan otras políticas que los empleados deben conocer porque están relacionadas con la política de conflicto de intereses.

• Conducta adecuada
• Uso adecuado de los recursos informáticos y de red del campus
• Consultoría y otras actividades externas
• Contratación de familiares y transacciones con familiares
• Regalos y gratificaciones
• Compras y contratos
• Política sobre denunciantes

– Consultoría y otras actividades externas

El Harvey Mudd College reconoce que muchos miembros del personal tienen pericia, talentos y conocimientos que son valiosos para organizaciones externas, tanto públicas como privadas. La asociación con organizaciones externas puede beneficiar al cliente o a la organización en cuestión, contribuir al crecimiento profesional y/o la reputación del miembro del personal, así como brindarle crédito y renombre al College. Lo siguiente tiene como objetivo servir como guía sobre la conveniencia de esas actividades.

1. Actividades profesionales: existe una amplia gama de actividades profesionales que se relacionan en términos generales con el puesto de la persona en el College y no representan un conflicto de Estas actividades sirven para aumentar las habilidades laborales y la pericia y/o beneficiar directamente al Harvey Mudd College. Estas actividades incluyen: (1) participar en conferencias, seminarios, asociaciones profesionales, grupos de asesoramiento, comités de visita y similares relacionados con el trabajo; y (2) actuar como fideicomisario, director o asesor de una organización externa con el conocimiento de su supervisor.
2. Actividades externas de voluntariado: las actividades externas de voluntariado en relación con la administración pública también pueden contribuir a los objetivos del College, así como brindar valiosos beneficios públicos y El compromiso principal es con el College, por lo que estas actividades deben programarse de manera tal que no interfieran con los compromisos laborales habituales que se tengan con el College. Los miembros del personal deben abstenerse de realizar acciones en nombre de esas organizaciones externas cuando los intereses del College y de las organizaciones estén, o pueda parecer que estén, en conflicto. Por más dignas que sean las actividades, los miembros del personal deben tener cuidado de no insinuar que hablan en nombre del College.  En general, las actividades en nombre de la administración pública no se consideran parte del trabajo de una persona y, por lo tanto, salvo que sea de forma ocasional y con la aprobación del supervisor, no deben llevarse a cabo durante la jornada laboral regular, ni implicar el uso de los recursos del College, tales como apoyo administrativo o artículos de oficina.
3. Empleo externo: los miembros del personal también pueden tener fuentes de ingresos externas, empleos externos o intereses comerciales externos que no afecten al College de manera directa ni Estas actividades no se consideran parte del empleo de la persona, por lo que no pueden realizarse durante la jornada laboral regular ni interferir con las horas de trabajo de un miembro del personal, o con sus responsabilidades laborales u otras obligaciones vinculadas con su empleo sin la aprobación del supervisor, ni involucrar el uso de los recursos del College (p. ej., materiales, equipos, instalaciones, teléfonos, computadoras, otro personal y fondos). Asimismo, si una persona que ocupa un cargo de supervisor desease contratar los servicios de un miembro del personal que realiza trabajo externo por contrato, el empleado supervisor podrá hacerlo solo con la aprobación previa de su vicepresidente (o si el empleado supervisor es el vicepresidente, con la aprobación previa del presidente) y con el entendimiento de que dicho acuerdo debe ser en condiciones de independencia e igualdad.
4. Otras actividades externas: también existen actividades profesionales externas y de otro tipo que no se enmarcan con claridad en las categorías antes descritas (estrictamente relacionadas con el trabajo, con la administración pública, o no estrictamente relacionadas con el trabajo). Un miembro del personal puede decidir participar en algunas actividades profesionales o comerciales externas principalmente porque la actividad le brinda beneficios económicos o personales (aun cuando haya algunos beneficios reconocibles para el College). En estos casos, la obligación principal del miembro del personal es con el College, por lo que debe estar atento y evitar situaciones en las que el alcance o el tipo de la actividad pueda, ya sea de forma directa o aparente, limitar su imparcialidad o eficacia al ejercer su función en el Colllege.

Los acuerdos de consultoría (con remuneración o sin ella) u otros intereses comerciales externos en los que haya un riesgo de que exista un conflicto de intereses o una apariencia grave de conflicto deben divulgarse al supervisor.

Otras relaciones personales o comerciales externas que puedan afectar la toma de decisiones de una persona y/o posiblemente dividir su lealtad deben analizarse con el supervisor. Por ejemplo, se exige divulgación en el caso de que un miembro del personal o un familiar de este tenga un interés de propiedad en un segundo ingreso proveniente de un College, o lo reciba, cuyo producto o servicio sea utilizado por el College, y el uso de dicho producto o servicio pueda verse directa o indirectamente influenciado por las responsabilidades del miembro del personal en el Harvey Mudd College.

Además, el miembro del personal debe tener en cuenta que, si hay un beneficio o recompensa económicos para él o para otros con quienes tenga una relación personal, la posibilidad de que haya un conflicto de intereses o lealtad dividida aumentará significativamente.

– Adaptaciones por discapacidad

El Harvey Mudd College (HMC) implementará adaptaciones razonables cuando sea necesario para un empleado o solicitante calificado con discapacidad (según como se define en la ley aplicable), siempre que (1) la persona esté igualmente calificada para realizar las funciones imprescindibles del puesto de manera segura; y (2) dichas adaptaciones no representen un perjuicio indebido para las operaciones del HMC.

Una solicitud de adaptación es una declaración de que una persona necesita un ajuste o un cambio en el trabajo, en el proceso de solicitud de empleo o en un beneficio o privilegio laboral por un motivo relacionado con una discapacidad o afección médica. El proceso de adaptación razonable comienza no bien se hace la solicitud de adaptación o el HMC toma conocimiento de otra forma de la necesidad de adaptación a través de la observación o de información suministrada por un tercero.

Los empleados que soliciten adaptaciones deben ponerse en contacto con su supervisor/gerente inmediato o con la Oficina de Recursos Humanos. Las personas que necesiten una adaptación para solicitar un empleo deben ponerse en contacto con el gerente contratante o con la Oficina de Recursos Humanos.

En respuesta a una solicitud de adaptación, o cuando el HMC tome conocimiento de otra forma de la necesidad de una adaptación a través de la información suministrada por un tercero o de la observación directa, el HMC coordinará un proceso interactivo según sea necesario para determinar las limitaciones precisas que hacen necesaria la solicitud de adaptación y analizará posibles adaptaciones razonables que puedan superar esas limitaciones.

El HMC prohíbe represalias contra todo empleado/solicitante que haga una solicitud de adaptación razonable y contra todo participante del proceso de adaptación razonable. Si se descubre que un empleado estuvo involucrado en dichas represalias, puede quedar sujeto a una medida disciplinaria, incluida la finalización del empleo.

Se pueden obtener más detalles poniéndose en contacto con la Oficina de Recursos Humanos.

– Código de vestimenta y estándares profesionales

Es importante para el College que sus empleados den una imagen profesional. Se espera que los miembros del personal se vistan de manera acorde con los requisitos de sus puestos y en consonancia con la política y los estándares departamentales.
Los miembros del personal a los que se les exija usar uniformes deben hacerlo de acuerdo con la política del departamento. Con el fin de dar una imagen profesional, el College pide que todos los miembros del personal mantengan un aspecto prolijo, pulcro y profesional, y que tengan buenos hábitos de aseo e higiene personal.  Tenga a bien vestirse de forma profesional y de manera acorde con su puesto y con el trabajo del día.

Queda a criterio de la administración del departamento establecer estándares de vestimenta y profesionales, con la debida consideración de las características históricamente asociadas con la raza, la vestimenta religiosa y las prácticas de aseo, así como de las necesidades de adaptación por discapacidad que correspondan. Cualquier miembro del personal que requiera una adaptación razonable en relación con los estándares de vestimenta y aseo por motivos religiosos, de discapacidad o de otro tipo protegidos por las leyes federales, estatales o locales, puede ponerse en contacto con la Oficina de Recursos Humanos. La adaptación razonable se otorgará, a menos que le cause un perjuicio indebido al College.

– Manejar en las instalaciones del HMC

Los miembros del personal que deban, como parte de sus responsabilidades laborales, manejar vehículos de propiedad del College o alquilados por este, deben tener y conservar una licencia de conducir vigente y válida, así como un expediente del conductor del Departamento de vehículos motorizados (DMV, por sus siglas en inglés) que satisfaga los criterios de cobertura conforme a la política de seguros del College. Los vehículos propiedad del College o alquilados por este que se asignen a los departamentos para los programas y las actividades del campus no pueden usarse para cuestiones personales. Mientras realizan las tareas del College, se espera que los miembros del personal cumplan con las leyes y los reglamentos automovilísticos del estado. Se espera que los miembros del personal tengan buen criterio y ejerzan prácticas de conducción seguras en todo momento cuando realicen tareas del College, lo que incluye evitar toda actividad que pueda distraerlos del camino o infringir las leyes. Dicha actividad incluye el exceso de velocidad u otros tipos de manejo imprudente, consumir bebidas alcohólicas y usar un teléfono móvil o PDA mientras se opera un vehículo.

Los miembros del personal son responsables de notificar de inmediato a su supervisor si les revocan o les suspenden la licencia de conducir. El College se reserva el derecho a transferir a cargos alternativos, suspender o despedir a los miembros a quienes se les haya revocado la licencia, que no mantengan una cobertura personal de seguro automotor o que no sean asegurables en virtud de la política del College.

Los miembros del personal que usen sus vehículos personales para cuestiones relacionadas con el College deben tener un seguro automotor vigente para dichos vehículos y presentar pruebas de dicho seguro cuando les sea solicitado. Los miembros del personal que manejen sus propios vehículos para cuestiones relacionadas con el College y no reciban una asignación para gastos de automóvil recibirán un reembolso según la tarifa por kilómetros establecida por el College.

El College lleva a cabo exámenes del DMV para los empleados nuevos y actuales que puedan manejar vehículos propiedad del College, o alquilados por este, y estén autorizados a hacerlo. La Oficina de Recursos Humanos coordina las autorizaciones para el cuerpo docente y el personal, y el Decano de la Oficina de estudiantes coordina las autorizaciones para los estudiantes. La información adicional sobre el seguro de vehículos se describe en la Póliza de Seguro de Vehículos.

– Política de lugar de trabajo libre de drogas

De conformidad con las leyes aplicables, el College tiene una Política de lugar de trabajo libre de drogas. Se puede acceder a la política en línea en https://www.hmc.edu/human-resources/wp-content/uploads/sites/23/2013/12/2016_Nov_-FINAL-HMC-Drugfree-Workplace- Policy.pdf, donde también se incluye información importante sobre los riesgos para la salud vinculados con el consumo y el abuso de drogas y de alcohol.

Las características fundamentales de la política se describen a continuación:

• Los miembros del personal no deben presentarse a trabajar ni trabajar bajo los efectos de drogas, alcohol u otras sustancias que afecten el desempeño laboral, el estado de alerta, la coordinación, la respuesta o pongan en riesgo la seguridad de los demás.
• Está prohibido el uso, venta, posesión, transferencia o compra de drogas ilegales (esto incluye la marihuana1, así como el uso ilegal o no autorizado de medicamentos recetados) o alcohol en las propiedades adueñadas o controladas por el College, en horas de trabajo o mientras desempeñen tareas del College, independientemente del lugar.
• Conforme a las leyes federales, los miembros del personal deben notificar al College sobre toda condena por drogas relacionada con el lugar de trabajo (lo que incluye una declaración de no oposición a las imputaciones) dentro de los cinco días de la condena. A su vez, el College debe notificar al gobierno federal dentro de los diez días de haber recibido la notificación de dicha condena.

Ninguna disposición de la presente política tiene por objeto prohibir el uso adecuado de medicamentos sin receta o medicamentos recetados por un médico, en la medida en que dicho uso no afecte el desempeño de la persona ni la seguridad de los demás. Los miembros del personal que tomen medicamentos de venta sin receta o recetados deben informar a los supervisores, gerentes y/o al Asistente del Vicepresidente – Oficial Principal de Recursos Humanos si consideran que el medicamento afectará su desempeño laboral, su seguridad o la seguridad de los demás, o si creen que necesitan una adaptación razonable antes de presentarse a trabajar mientras toman el medicamento. Los miembros del personal no necesitan divulgar afecciones médicas subyacentes ni están obligados a hacerlo. Para obtener más información sobre cómo solicitar una adaptación razonable, consulte la Política de adaptaciones por discapacidad del College que está disponible en línea en https://www.hmc.edu/human-resources/policies-procedures-and-guidelines/.

La presente política no prohíbe el uso ni el consumo de alcohol en las actividades o eventos patrocinados por el HMC donde se sirva alcohol, ni en eventos sociales, comerciales o profesionales a los que asistan los miembros del personal del HMC para realizar trabajos para el HMC o en carácter de empleados de este. No obstante, los miembros del personal que opten por consumir alcohol en dichos eventos deben hacerlo de forma razonable, deben comportarse adecuada y profesionalmente en todo momento, y deben respetar todas las leyes estatales y federales relacionadas con bebidas alcohólicas, lo que incluye las leyes que prohíben operar vehículos bajo los efectos del alcohol.

Los miembros del personal que violen estas normas y estándares de conducta serán pasibles de una medida disciplinaria, incluida la finalización del empleo, y pueden derivarse a la justicia para su acusación. El College apoya también la exigencia de cumplimiento de todas las leyes locales, estatales y federales por parte de las agencias de cumplimiento de la ley correspondientes. Las violaciones a las leyes y ordenanzas locales, estatales y federales pueden derivar en condenas por un delito menor o grave y/o la imposición de otras sanciones legales, lo que incluye, entre otras, multas, prisión, confiscación de bienes personales y reales, pérdida de privilegios de manejo y la asistencia obligatoria a programas de formación y tratamiento sobre abuso de sustancias.

Análisis
En la máxima medida permitida por la ley, el College se reserva el derecho a solicitarles a todos los postulantes para empleos que se realicen los análisis designados para detectar la presencia de drogas ilegales y/o alcohol. Asimismo, en la máxima medida permitida por la ley, el College se reserva el derecho a hacerles análisis a los miembros del personal actual para detectar drogas ilegales o alcohol en los casos en los que el College tenga una sospecha razonable de que el miembro del personal está infringiendo esta política. Todo miembro del personal que se niegue a realizarse dicho análisis quedará sujeto a una medida disciplinaria, incluido un posible despido inmediato.

Tratamiento y rehabilitación
El College incentiva a los miembros del personal que sufran adicciones a sustancias químicas (alcohol o drogas) a que busquen tratamiento y/o rehabilitación, y les dará las adaptaciones que sean razonables. Sin embargo, es responsabilidad de cada miembro del personal buscar y aceptar ayuda antes de que los problemas con el alcohol o las drogas deriven en una medida correctiva, incluido el despido. La decisión del miembro del personal de buscar ayuda antes de que los problemas con el alcohol y las drogas generen una medida disciplinaria no se usará como fundamento para una medida correctiva ni contra el miembro del personal en ningún procedimiento disciplinario. A su vez, se deben mantener los estándares de desempeño, por lo que el abuso de alcohol o drogas no será una excusa aceptable para un desempeño que exija una medida correctiva.

Para ayudar a los miembros del personal que tengan adicciones a sustancias químicas y que busquen tratamiento y/o rehabilitación, el College proporciona un Programa de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés). Puede conseguir información adicional en línea en https://www.hmc.edu/human- resources/.

1 Si bien el uso de marihuana ha sido legalizado bajo las leyes de California para fines medicinales y recreativos, sigue siendo una droga ilegal en virtud de las leyes federales, y su posesión y/o uso en el lugar de trabajo está prohibido por esta política. Esto es así incluso si el uso de marihuana por parte de un miembro del personal cumple con las calificaciones de la Propuesta 215 de la California Compassionate Use Act [Ley de Uso Compasivo de California]. Por lo tanto, incluso los miembros del personal que califiquen en virtud de la Propuesta 215 para usar marihuana para fines medicinales tienen prohibido poseer, almacenar y utilizar marihuana en las propiedades adueñadas o controladas por el College, mientras se desempeñen en tareas del College, o durante actividades o eventos autorizados por el College, sin importar el lugar.

– Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9)

Con el fin de cumplir con las leyes federales, todos los miembros del personal contratados después del 6 de noviembre de 1986 deben completar el Formulario I- 9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo. Los miembros del personal deben presentar documentos aceptables que constaten su identidad y su elegibilidad de empleo ante el representante designado de la Oficina de Recursos Humanos dentro de los tres (3) días hábiles contados desde la fecha de inicio del empleo.

Los miembros del personal designados para trabajar en el marco de contratos o subcontratos federales que contengan la cláusula de verificación de elegibilidad “E- Verify” también tendrán que ser determinados elegibles para trabajar en el marco de dichos contratos a través del proceso de verificación de elegibilidad.

Los ex miembros del personal que se vuelvan a contratar también deben completar el Formulario I-9 si no lo hubieran llenado con el HMC dentro de los últimos tres (3) años, o si su Formulario I-9 anterior ya no es válido o ya no se conserva.

Los miembros del personal cuyos documentos de autorización laboral tengan una fecha de vencimiento deben volver a verificar que sigan estando autorizados para trabajar en los Estados Unidos antes de la fecha en la que venza la autorización. En general, el HMC le enviará un recordatorio al miembro del personal para que vuelva a verificar esto; sin embargo, en última instancia, es responsabilidad de dicho miembro presentar la documentación actualizada ante la Oficina de Recursos Humanos antes de la fecha en la que venza la autorización.

El proceso de verificación y reverificación de elegibilidad de empleo del Formulario I-9 debe completarse por cada nuevo miembro del personal dentro del plazo exigido. Si no se completa el proceso de verificación dentro del plazo exigido, se producirá la suspensión o finalización del empleo.

– Categorías laborales

La aplicación de ciertas políticas y prácticas y la elegibilidad para determinados beneficios se determinan según la categoría laboral del puesto, los términos del empleo y la cantidad de horas semanales programadas regularmente vinculadas con el puesto.

Los miembros del personal regulares a tiempo completo se contratan para trabajar de forma regular durante 40 horas por semana y 12 meses por año.

Los miembros del personal regulares a tiempo completo (servicios del comedor) se contratan para trabajar 40 horas semanales de forma regular durante el año académico por 32 y 34 semanas (menos de 12 meses).

Los miembros del personal regulares a tiempo parcial se contratan para trabajar de forma regular durante menos de 40 horas por semana laboral y/o menos de 12 meses en un año.

Los miembros del personal temporales de la nómina del HMC pueden contratarse para lo siguiente:

• trabajar a tiempo completo o parcial con el fin de satisfacer una necesidad operativa específica relacionada con carga de trabajo, proyectos especiales o dotación de personal para un período definido que normalmente no supera los 12 meses; o
• trabajar de forma intermitente/a demanda por, en general, menos de 1,000 horas en un año aniversario.

Miembro del personal exento: es un miembro del personal que, debido a las responsabilidades y al nivel de autoridad vinculado con la toma de decisiones, la discreción y el criterio independiente de su puesto, no está sujeto a las leyes sobre horas extras remuneradas ni a los requisitos de pausas para comer y descansos.
Los miembros del personal exentos, en virtud de la ley aplicable, cumplen con requisitos salariales y de responsabilidad que los exceptúa de recibir remuneración por horas extras. Los miembros del personal exentos no deben dar cuenta ni registrar las horas de trabajo, y se les paga sobre una base salarial, recibiendo un monto predeterminado todos los meses que no varía en función de las horas reales trabajadas.

Miembro del personal no exento: es un miembro del personal que, debido a las responsabilidades de su puesto, está sujeto a las leyes federales y estatales sobre sueldo y horas en términos de horas extras, sueldo mínimo, pausas para comer y pausas para descansar. Los miembros del personal no exentos reciben una remuneración por hora, deben dar cuenta y registrar todas las horas trabajadas, y se les pagan todas las horas que trabajan.

– Contratación de menores

Conforme al California Labor Code [Código de trabajo de California], el término “menor” alude a toda persona menor de 18 años que debe asistir a la escuela en virtud de las disposiciones del Education Code [Código de educación], excepto los graduados de la escuela secundaria menores de 18 años. Para poder trabajar, un menor está sujeto a las leyes educativas obligatorias, los requisitos de permisos, las restricciones en materia de horas de trabajo y todas las prohibiciones ocupacionales. El HMC no contrata menores d menos de 16 años. Los supervisores de los departamentos que tengan planificado contratar a un menor deben ponerse en contacto con la Oficina de Recursos Humanos para obtener información y asistencia antes de hacer una oferta de empleo.

– Contratación de familiares y transacciones con familiares

Es política del HMC permitir la contratación de familiares de empleados actuales, en las mismas condiciones que otros postulantes, siempre que hacerlo no genere un conflicto real ni futuro de supervisión, seguridad, protección o moral.

A los fines de esta política, el término “familiares” incluye, entre otros, a los cónyuges/parejas domésticas registradas (actuales o anteriores), hijos (biológicos, adoptados, de un cónyuge/pareja doméstica registrada o cualquier otra relación de padre/hijo), hermanos, padres, parientes políticos o putativos, y personas que viven en el mismo hogar.

Los empleados no pueden contratarse ni ocupar un cargo para un departamento u oficina en el que un familiar participe haciendo recomendaciones o tomando decisiones sobre la designación, la evaluación, la asignación de trabajo, el ascenso, la transferencia, la retención/despido o el salario de ese empleado.

Si dos empleados que se casan, o se relacionan de otra forma, trabajan en una relación de supervisión directa de uno respecto del otro o en una relación que represente otros problemas de los descritos precedentemente, el College intentará estructurar una relación laboral que permita que ambos sigan trabajando en el College. Si no hay ningún puesto disponible, o si no se identifica otra opción que les permita a ambos conservar su empleo en el College, el College le pedirá al empleado afectado que tome la decisión respecto de quién continuará trabajando en el College.

Los empleados (del cuerpo docente o del personal) que sean responsables de garantizar y/o aprobar compras de bienes o servicios que involucren o beneficien a un familiar deben reportar la posible transacción al Decano del Cuerpo Docente (para el Cuerpo Docente) y a la Oficina de Recursos Humanos (para el Personal) antes de involucrarse en dicha transacción. La transacción se evaluará conforme a los términos de la Política de conflictos de intereses del College y deberá contar con la aprobación del vicepresidente del área antes de que pueda proceder, o con la aprobación del presidente si la transacción involucra a un familiar de un vicepresidente.  Toda excepción debe ser aprobada por el presidente.

– Oportunidades laborales en el HMC

La contratación de todo el personal y los acuerdos para trabajadores temporales deben completarse a través de la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con el gerente contratante y de acuerdo con las políticas y procedimientos de igualdad de oportunidades en el empleo del College. Para comenzar el proceso de contratación, el gerente contratante se pondrá en contacto con la Oficina de Recursos Humanos con el fin de solicitar aprobación para cubrir un puesto existente, crear un nuevo puesto o incorporar a un trabajador temporal. Juntos, la Oficina de Recursos Humanos y el gerente contratante trabajarán para determinar las necesidades del departamento, crear y/o revisar el anuncio del empleo y la descripción del puesto, determinar la escala salarial adecuada para el puesto, y establecer el proceso adecuado de contratamiento y selección. Parte de este proceso exige la aprobación de la Oficina de asuntos comerciales. Como se explica más adelante, todos los puestos del personal regular se publicarán, como práctica general, en el sitio web de empleos del College.

Para fomentar el desarrollo profesional de nuestros empleados, el objetivo del HMC es cubrir los puestos con empleados actuales cuando haya candidatos calificados disponibles. El College publicará todos los empleos no temporales en su sitio web de Empleos durante cinco (5) días, ya sea antes de publicar el puesto externamente o durante dicha publicación, a menos que se obtenga la aprobación del presidente. Queda a exclusivo criterio del College no publicar un puesto y este se reserva el derecho a contratar de forma externa, aun cuando haya un candidato calificado interno disponible.

– Gratificaciones

Para evitar un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de intereses, en ningún momento deberá un miembro del personal solicitar ni aceptar regalos de proveedores actuales o potenciales, contratistas o sus agentes, negocios locales, departamentos del College u otras personas con quienes tenga una relación comercial o profesional existente o potencial. Los miembros del personal pueden aceptar cortesías comerciales comunes, como el pago de una comida o evento modesto o regalos que sean elementos promocionales sin valor significativo y que se distribuyan de forma habitual. Los miembros del personal no pueden aceptar gratificaciones ni regalos de dinero en ningún momento, por lo que deben devolverse de inmediato a quien los haga.

Se les recuerda a los miembros del personal que consulten la Política sobre conflictos de intereses y que completen el Formulario anual de divulgación de conflictos de intereses del personal todos los años y se lo presenten a su supervisor. Todos los miembros del personal son responsables de familiarizarse con esta política y de respetarla. Además, los supervisores son responsables de garantizar que los miembros del personal conozcan esta política y la respeten.

Los miembros del personal que tengan preguntas sobre esta política o que tengan dudas sobre si existe un conflicto de intereses deben consultar a su supervisor o a la Oficina de Recursos Humanos.

– Tarjetas de identificación

El HMC emite tarjetas de identificación con foto (tarjeta de identificación) para los miembros del personal regulares y temporales a través del centro The Claremont Colleges Services Card Center [Centro de tarjetas de identificación de los Servicios de los Colleges de Claremont], que se encuentra en el primer piso de la biblioteca Honnold/Mudd (entrada sur). Las tarjetas de identificación son propiedad del HMC y cumplen varias funciones, que comprenden servir como tarjeta de acceso a las instalaciones del HMC e incluir privilegios para la biblioteca, descuentos para la librería, y Claremont Cash [dinero en efectivo de Claremont] (ver Servicios y comodidades). Los miembros del personal deben denunciar de inmediato la pérdida o robo de su tarjeta de identificación a la Oficina de Recursos Humanos.

– Contratistas independientes

Un contratista independiente es una persona que no es un empleado, pero que tiene un contrato con el HMC para brindar servicios a cambio de una contraprestación. Las leyes de California controlan rigurosamente quién puede clasificarse adecuadamente como contratista independiente y hay consecuencias económicas significativas en caso de clasificación errónea. En consecuencia, nadie está autorizado a contratar a un consultor o a otro proveedor de servicios como contratista independiente sin consultar previamente a la Oficina de asuntos comerciales y sin su autorización expresa.

– Período de prueba

Los primeros seis (6) meses de empleo continuo de un nuevo miembro del personal y los primeros 180 días continuos luego de que un empleado ya existente asuma un nuevo conjunto de responsabilidades laborales se consideran el “Período de prueba”. Durante este tiempo, su supervisor observará su desempeño y su capacidad para cumplir con los requisitos del puesto. Durante el período introductorio y al final de este, se evaluará su desempeño y se tomará una decisión sobre la contratación regular o continua.

• Si su desempeño se considera satisfactorio o mejor, se lo contratará y se convertirá en un miembro del personal regular.
• Si su desempeño se considera poco satisfactorio o al límite, en cualquier momento dentro de los primeros 180 días, podemos ampliar su período introductorio por un período adicional para evaluar con más detalle su desempeño y aptitud para el empleo, o podemos decidir finalizar su empleo. Los supervisores trabajarán en conjunto con la Oficina de Recursos Humanos antes de notificar al miembro del personal.

Durante el período introductorio y después de este, su empleo es “a voluntad” y no afecta su elegibilidad para recibir beneficios. Nuestro derecho a finalizar su empleo o a cambiar los términos y las condiciones de este, en cualquier momento, con

causa o sin ella, según lo descrito en la política de empleo a voluntad contenida en este manual, no se ve alterado por esta política.

– Propiedad Intelectual

Es la política de Harvey Mudd College (“HMC”) que los miembros del personal sean propietarios de todos y cada uno de los derechos de propiedad intelectual y derechos de propiedad sobre sus invenciones, obras creativas y otros productos de trabajo que se produzcan en HMC, con la siguiente excepción:

Todos los derechos de autor creados por un miembro del personal que califiquen como una obra por encargo como ese término se define en 17 U.S.C. § 101 y la jurisprudencia asociada será propiedad de la ley aplicable (normalmente los derechos de autor serán propiedad de HMC).

– Adaptaciones por lactancia

Las miembros del personal que sean madres lactantes pueden tomarse un tiempo razonable de receso para extraerse leche materna para su hijo. Cuando sea posible, los recesos para las miembros del personal no exentas a estos fines correrán concurrentemente con los descansos. Todo receso que se proporcione para extraerse leche materna que no corra de forma concurrente con el receso que ya se le haya otorgado a la miembro del personal será no remunerado.

El Colegio tiene does espacios de lactancia formalmente designados. Todas las madres lactantes tienen acceso a esto espacios cerrados y seguros; por favor, solicite una llave via correo electronico a keys@hmc.edu en la Ofician de Instalaciones y Mantenimiento.

• McGregor Computer Science Center, Salon 338.
• Sótano del Platt Campus Center, lado este, planta sótano.

El tiempo que le lleve a la miembro del personal ir y venir del lugar para la lactancia o ir y venir de una heladera y lavabo con agua corriente no se incluirá como parte de su receso.

Los miembros del personal que deseen adaptaciones por lactancia (incluido un lugar alternativo para la lactancia) deben ponerse en contacto con la Oficina de Recursos Humanos para solicitarlas. La solicitud de la miembro del personal puede hacerse oralmente, por correo electrónico o por escrito, y no es necesario que se presente de una forma determinada (no se necesita documentación, como un certificado médico, para una adaptación por lactancia ni respecto de la cantidad o duración de los descansos para la lactancia que la miembro del personal pueda necesitar). La Oficina de Recursos Humanos responderá su solicitud por escrito o por correo electrónico dentro de los cinco días hábiles.

La discriminación por motivos de sexo incluye la discriminación por lactancia y afecciones médicas relacionadas, y es ilegal. Las leyes de California prohíben toda represalia contra miembros del personal lactantes por ejercer sus derechos, y las denuncias por la violación de dichos derechos pueden presentarse ante la Oficina de Recursos Humanos o ante el Comisionado del trabajo de California.

– Compensación de horas (miembros del personal no exentos)

La compensación de horas permite que un miembro del personal no exento solicite tiempo libre para cumplir obligaciones personales y compense las horas otro día de la misma semana sin recibir remuneración por horas extras.

Los miembros del personal no pueden trabajar más de 11 horas por día ni más de 40 horas por semana laboral como consecuencia de compensar horas que no hayan trabajado o no vayan a trabajar debido a una obligación personal. Los miembros del personal no pueden acumular horas para usarlas en semanas laborales futuras.

Los miembros del personal deben solicitar la compensación de horas por escrito usando el Makeup Time Request Form [Formulario de solicitud de compensación de horas] del HMC y deben entregárselo al supervisor para su aprobación antes de que los miembros del personal se tomen el tiempo libre solicitado o trabajen para compensar horas, lo que ocurra primero. Se necesita una solicitud escrita por separado para cada ocasión. La aprobación de las solicitudes se considera en función de las necesidades comerciales al momento en que se presenta la solicitud. La compensación de horas por parte de los miembros del personal es totalmente voluntaria. El HMC no incentiva, desalienta ni solicita la compensación de horas. Su uso debe ser a pedido de los miembros del personal; un supervisor no puede solicitar ni recomendar la compensación de horas.

– Pausas para comer y descansos (empleados no exentos)

Pausas para comer
A los empleados no exentos que trabajan más de cinco (5) horas por jornada laboral se les otorga una pausa para comer no remunerada y libre de tareas de al menos 30 minutos, que debe comenzar antes del final de la quinta hora de trabajo (es decir, para las 4 horas y 59 minutos del turno del empleado). Si un empleado trabaja más de 10 horas, se le otorga una segunda pausa para comer de al menos 30 minutos, sin remuneración y libre de tareas, que debe comenzar antes del final de la décima hora trabajada.

Los empleados deben ingresar, de forma precisa, la hora en la que comienzan y terminan las pausas para comer en sus tarjetas de registro de horas.

Los empleados pueden completar renuncias por escrito a sus pausas para comer cada año académico para lo siguiente: (1) su primera pausa para comer si sus turnos durarán más de cinco horas y se completarán en seis horas o menos; o (2) su segunda pausa para comer si trabajarán más de diez horas, pero menos de doce, y no renunciaron a su primera pausa para comer para esos turnos.

Si, por algún motivo, un empleado considera que no puede tomarse o no se toma una pausa para comer, según lo establecido, debe notificar a un supervisor lo antes posible y dentro del período de pago en el que ese evento ocurra, y el empleado debe completar un reporte de excepción de pausas para comer. Cuando la ley lo exija, el Harvey Mudd emitirá pagos extraordinarios si no se reconociera alguna de las pausas para comer establecidas.

Descansos
Los empleados no exentos tienen permitido y autorizado tomarse descansos de 10 minutos netos libres de tareas durante su jornada laboral, uno por cada período de

trabajo de cuatro horas o fracción de tiempo mayor. Los descansos son remunerados y no se ingresan en las tarjetas de registro de horas.

Los turnos de 3.5 horas o menos no tienen descansos. Para los turnos de 3.5 horas a 6 horas, se da un (1) descanso; para los turnos de seis (6) horas y hasta 10 horas en una jornada laboral, se dan dos descansos; para los turnos de más de 10 horas y hasta 14 horas en una jornada laboral, se dan tres descansos; y así sucesivamente. Los descansos deben tomarse a la mitad de cada período de trabajo de cuatro horas en la medida de lo posible. Por ejemplo, una persona que trabaja un turno de 8 horas, se tomaría el primer descanso a la mitad de las primeras 4 horas de trabajo y el segundo a la mitad de las siguientes 4 horas de trabajo.

Si, por algún motivo, un empleado considera que no puede tomarse o no se toma un descanso, según lo permitido y autorizado, debe notificárselo a un supervisor lo antes posible y dentro del período de pago en el que ese evento ocurra. Cuando la ley lo exija, el Harvey Mudd emitirá pagos extraordinarios si no se reconociera alguno de los descansos establecidos.

Pausas para comer y descansos
Las pausas para comer y los descansos son totalmente libres de tareas; esto significa que, durante ese tiempo, los empleados quedan relevados de todas las tareas, no están sujetos a ser llamados ni de guardia, tienen todos los localizadores, radios u otros dispositivos similares de comunicación laboral apagados y pueden retirarse de las instalaciones.

Ningún supervisor está autorizado para mandar o incentivar a un empleado a que omita una pausa para comer o un descanso, a que se tome una pausa o un descanso breve, a que lo haga más tarde, o a que interrumpa dicha pausa o descanso (salvo emergencias excepcionales y verdaderas), y los empleados deben reportar estas situaciones a la Oficina de Recursos Humanos.

Las pausas para comer no se pueden combinar con los descansos ni se pueden agregar a estos, y ni las pausas para comer ni los descansos se podrán usar para compensar por llegadas tarde al trabajo o para retirarse antes.

– Política de puertas abiertas

El College alienta a los miembros del personal a que traten todas las cuestiones directamente con los supervisores, quienes siempre tendrán la “puerta abierta” para escuchar las inquietudes de los miembros del personal. Creemos que una charla rápida, abierta y honesta es la mejor forma de resolver las inquietudes y de asegurarse de que la política del College se respete. Si los miembros del personal tienen un problema, en general, se puede resolver siguiendo uno o más de estos pasos:

• En primer lugar, se alienta a los miembros del personal a que le hagan saber la situación rápidamente a su supervisor inmediato, quien la investigará y proporcionará una solución o explicación. Muchas veces, los supervisores inmediatos están en mejor posición de manejar los problemas de los miembros del personal de forma satisfactoria.
• En segundo lugar, si el miembro del personal considera que el problema no se ha resuelto, debe plantear su inquietud por escrito y presentársela al supervisor de siguiente nivel de jerarquía, quien la investigará y proporcionará una solución o explicación. El asunto debe presentarse ante los supervisores del siguiente nivel de jerarquía lo antes posible si el miembro del personal considera que su supervisor inmediato no lo ha resuelto.
• En el caso de que un miembro del personal tenga una inquietud, y por motivos personales no pueda seguir los pasos de los procedimientos antes mencionados, puede presentársela en persona o por escrito al vicepresidente correspondiente o al director de recursos humanos.

Este procedimiento, que creemos que es importante tanto para los miembros del personal como para el College, puede no resolver todos los problemas a satisfacción del miembro del personal. Sin embargo, el HMC valora los aportes de los miembros del personal, por lo que estos deben sentirse libres de plantear sus preocupaciones sin temor a represalias. Las quejas sobre discriminación y/o acoso deben realizarse de acuerdo con el procedimiento de queja incluido en la Política sobre la prohibición de discriminación, acoso y represalias del HMC.

– Orientación y capacitación

Durante sus primeros días en el empleo, deberá asistir a una sesión programada de orientación en la Oficina de Recursos Humanos. Esta reunión abarcará las políticas, las prácticas y los procedimientos laborales, y le brindará información sobre su empleo, lo que incluye información acerca de sus beneficios laborales.

Todos los miembros del personal que no ocuparán un puesto de supervisión deben completar una hora de capacitación sobre la prevención del acoso sexual. Los miembros del personal que ocuparán un puesto de supervisión deben completar dos horas de capacitación sobre la prevención del acoso sexual. La capacitación debe llevarse a cabo dentro de los seis meses de la contratación o ascenso y, posteriormente, cada dos años. Los miembros del personal temporales o aquellos contratados para trabajar durante menos de 6 meses deben recibir la capacitación dentro de los 30 días calendario posteriores a la contratación o dentro de las primeras 100 horas trabajadas, lo que ocurra primero.

– Horas extras (miembros del personal no exentos)

Se le puede pedir o exigir a un miembro del personal que trabaje horas extras debido a necesidades operativas. Los miembros del personal no exentos solo pueden trabajar horas extras con la autorización previa del supervisor, a menos que las horas extras se deban a una emergencia, en cuyo caso se espera que los miembros del personal notifiquen a su supervisor lo antes posible después de haber trabajado las horas extras.

Solo las horas reales trabajadas en cada jornada laboral o semana laboral se consideran para calcular las horas extras. Las horas remuneradas como vacaciones, licencia por enfermedad, feriados personales y feriados observados por el College no se consideran horas trabajadas a los fines del cálculo de horas extras.

El HMC proporciona remuneración por horas extras de acuerdo con las leyes estatales y federales de la siguiente manera:

• Todas las horas trabajadas por encima de las ocho horas en una jornada laboral y cuarenta horas en una semana laboral son horas extras y/o se pagan a razón de una vez y media (1½) la tarifa regular por hora del miembro del personal.
• Las primeras ocho horas del séptimo día consecutivo de trabajo de una semana laboral se pagan a razón de una vez y media (1½) la tarifa de remuneración regular por hora del miembro del personal.
• Todas las horas trabajadas por encima de las doce horas en una jornada laboral y por encima de las ocho horas de la séptima jornada laboral consecutiva en una semana laboral se pagan a razón de dos veces la tarifa de remuneración regular por hora.

Por ley, el HMC no puede ofrecer tiempo libre compensatorio (“comp time”) en lugar de pagar las horas extras.

– Estacionamiento

Para estacionar en el campus, los miembros del personal deben registrar sus vehículos ante la Oficina de seguridad del campus y colocar un permiso de estacionamiento vigente visible en el vehículo. Cuando registren un vehículo por primera vez, los miembros del personal deben presentar su tarjeta de identificación, la licencia de conducir y el registro vehicular en la oficina de Seguridad del campus. Los permisos de estacionamiento deben renovarse cuando vencen, cada cinco años.

Los miembros del personal deben estacionar en los espacios designados para el cuerpo docente y para el personal. La infracción reiterada de los procedimientos de estacionamiento está sujeta a multas y acarreos, y puede derivar en medidas disciplinarias. Los procedimientos de estacionamiento y un mapa del estacionamiento del HMC están disponibles en el sitio web de Instalaciones y Mantenimiento en https://www.hmc.edu/facilities-maintenance/parking/.

– Cheques de pago de salario, días de pago y depósito directo

La remuneración de los miembros del personal por hora (no exentos) es quincenal, y se paga viernes de por medio. Los miembros del personal exentos reciben su remuneración una vez por mes, el veintiséis de cada mes o alrededor de esa fecha.

Se alienta enérgicamente a los miembros del personal a que establezcan depósitos directos de nómina en su institución financiera mediante transferencia electrónica. Los miembros del personal pueden activar o interrumpir el depósito directo a través de la función de autoservicio del sistema Workday o poniéndose en contacto con la Oficina de Recursos Humanos.

– Declaración de política de transparencia de sueldo

HMC no dará la despedida ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio pago o el pago de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el pago de otros empleados o solicitantes a personas que de otra manera no tienen acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) para promover una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal de HMC de proporcionar información.

– Programa de evaluación del desempeño

El HMC reconoce a todos los miembros del personal como parte fundamental del éxito general del College. Este éxito se alcanza fomentando un lugar de trabajo en el que los miembros del personal se sientan inspirados a desempeñarse al máximo de sus capacidades. El ciclo y los procesos de gestión del desempeño del HMC les permiten a los supervisores establecer expectativas para el año y analizar los posibles aportes de cada miembro del personal para alcanzar las metas y los objetivos del departamento y del College.

El HMC procura usar su programa de gestión del desempeño para lograr los siguientes objetivos:

• promover la comunicación mutua relacionada con el desempeño entre los supervisores y los miembros del personal, que aclare las expectativas sobre las funciones, los objetivos y las responsabilidades conductuales;
• promover el crecimiento profesional de los miembros del personal ayudándolos a adquirir el conocimiento y las habilidades deseadas; e
• identificar los obstáculos para alcanzar el desempeño eficaz y superarlos a través de la capacitación y del apoyo para el desarrollo. Hay formularios y recursos disponibles en el sitio web de Recursos Humanos.

El College alienta a los miembros del personal y a sus supervisores a hablar sobre el desempeño laboral de manera informal a diario. Es práctica preferida del College que se lleve a cabo una evaluación de desempeño por escrito al final del período introductorio y, posteriormente, de forma anual para todos los miembros del personal regulares. Sin embargo, la frecuencia de las evaluaciones de desempeño puede variar en función del puesto, el desempeño anterior, cambios en las tareas del empleo, problemas recurrentes de desempeño o debido a la ausencia del miembro del personal del trabajo por estar de licencia.

El supervisor inmediato del miembro del personal es quien realiza las evaluaciones de desempeño, y el jefe de departamento las revisa. El objetivo de la evaluación es evaluar el nivel de desempeño actual del miembro del personal, para analizar el

progreso alcanzado desde la última evaluación y establecer metas para su próxima evaluación. Una revisión de desempeño satisfactoria no garantiza un aumento de sueldo. Los aumentos de salario y los ascensos quedan a exclusivo criterio del College y dependen de muchos factores además del desempeño.

– Registros del personal y divulgación de información de los empleados

La Oficina de Recursos Humanos lleva registros oficiales del personal para los empleados del HMC. La legislación de California exige que los empleadores conserven una copia de los registros del personal durante un período de, al menos, tres años después de la finalización del empleo.

Los miembros del personal son responsables de informar cualquier cambio en la información personal relacionada con su empleo, como domicilio, número de teléfono fijo o móvil, cantidad de retenciones impositivas (W-4) y contacto de emergencia. Los miembros del personal pueden actualizar sus registros a través de la función de autoservicio del sistema Workday o poniéndose en contacto con la Oficina de Recursos Humanos.

El HMC asume que la dirección actual del miembro del personal que figura en el legajo es correcta y que el correo postal oficial del HMC es recibido por el miembro del personal en esa dirección.

El HMC permite la divulgación del legajo de los miembros del personal únicamente a las personas autorizadas dentro del College. Las solicitudes de información contenida en los legajos se dirigen a la Oficina de Recursos Humanos. La divulgación de la información contenida en el legajo del miembro del personal a fuentes externas está limitada a acciones tales como verificaciones de empleo o solicitudes oficiales de agencias autorizadas del cumplimiento de la ley o locales, estatales o federales, o según imponga la ley de otra forma.

Los miembros del personal actuales y anteriores pueden inspeccionar sus legajos y ciertos registros de ingresos en presencia de un representante del College. Los representantes de los miembros del personal actuales y anteriores también pueden solicitar acceso al legajo de un miembro del personal en nombre de este, siempre que el miembro del personal autorice por escrito al representante.

Las solicitudes de inspección de legajos/registros deben dirigirse a la Oficina de Recursos Humanos. Determinados documentos pueden quedar excluidos o eximidos por la ley, y existen limitaciones legales respecto de la cantidad de solicitudes que se pueden hacer.

Los miembros del personal actuales y anteriores también tienen derecho, bajo la ley, a recibir copias de su legajo y de ciertos registros del personal y de ingresos. Toda solicitud de copias de dichos registros debe hacerse por escrito a la Oficina de Recursos Humanos. Las copias de registros de ingresos se pondrán a disposición a más tardar veintiún días (21) días calendario desde la fecha de solicitud, y los registros del personal dentro de los treinta (30) días calendario desde la fecha de solicitud.

– Autorización para usar foto/video

Oportunamente, el College hace uso de materiales para fines promocionales, educativos, de marketing y de otra índole que pueden incluir fotos o imágenes de video de los empleados. Al acusar recibo de este Manual, el miembro del personal le concede al HMC permiso para usar su fotografía, imagen digital, apariencia visual, retrato, voz u otras características de identidad para los fines que el HMC considere adecuados, incluidas todas sus publicaciones, comunicados de prensa, producciones multimedia, transmisiones, exhibiciones, anuncios y/o en la World Wide Web o en otros medios que existan en la actualidad o que se desarrollen posteriormente y, según corresponda, le otorga permiso para usar su nombre y/o información biográfica, sin que el miembro del personal reciba remuneración alguna. Los miembros del personal que no deseen que se use su fotografía, imagen digital, apariencia visual, retrato, voz o información biográfica para dichos fines pueden negar su consentimiento poniéndose en contacto con la Oficina de comunicaciones y marketing llamando al 909.607.6722 o enviando un correo electrónico a communications@hmc.edu.

– Bienes de los miembros del personal

Los miembros del personal son responsables de sus propios bienes personales. Aquellos que lleven bienes personales al trabajo lo hacen a su propio riesgo. Toda vez que sea posible, es mejor guardar los objetos personales en un cajón, archivador o casillero cerrado para limitar su exposición. El College no asume ningún riesgo ni brinda cobertura de seguro por pérdida o daño de bienes personales.

– Bienes del College

Todos los bienes del College, lo que incluye escritorios y otros muebles de oficina, áreas de almacenamiento, áreas de trabajo, casilleros, archivadores, teléfonos de las oficinas, teléfonos móviles, módems, máquinas de fax, fotocopiadoras y vehículos, debe usarse adecuadamente y mantenerse en buen estado.

El College se reserva el derecho, en todo momento y sin aviso previo, a inspeccionar y a buscar todos los bienes del College a los fines de determinar si esta política o alguna otra política del College ha sido violada, o cuando una inspección y una investigación sean necesarias a los fines de promover la seguridad en el lugar de trabajo o para cumplir con las leyes estatales y federales, o por otros motivos comerciales legítimos. Estas inspecciones pueden llevarse a cabo durante horas hábiles o fuera de estas y ante la presencia de los miembros del personal que trabajen en el área que se está inspeccionando o sin ellos.

Asimismo, para garantizar la seguridad y la protección de los empleados, de los estudiantes y de otras personas, así como para proteger sus intereses comerciales legítimos, el College se reserva el derecho a interrogar, inspeccionar o registrar a los miembros del personal y a otras personas que ingresen en las instalaciones del College o se retiren de ellas. La inspección o registro puede incluir cualquier paquete o elemento que la persona pueda llevar, lo que incluye maletines, bolsos, carteras, mochilas y bolsas de compras. Estos elementos están sujetos a la inspección y al registro en cualquier momento, con o sin aviso previo. El College también puede exigirles a los miembros del personal mientras estén trabajando o en las instalaciones del College que acepten la realización de una inspección razonable de sus objetos personales y/o de su persona. Se le puede pedir a la persona que ella misma inspeccione sus objetos personales o su persona mostrando el contenido de los paquetes y/o dando vuelta sus bolsillos, entre otras cuestiones, en presencia de un representante del College que será, por lo general, un miembro del personal de gerencia del mismo género.

Los miembros del personal no tienen permitido retirar bienes del HMC del campus, a menos que obtengan la aprobación previa por escrito de su supervisor y del miembro del gabinete responsable de esa área.

En ocasiones, ocurre que un determinado departamento deja de necesitar los muebles u otros objetos personales adquiridos por el College. En esos casos, un representante designado del departamento intentará determinar si otro departamento puede usar dichos bienes y, de ser así, se transferirán. Si no hay ningún departamento que indique que necesita esos bienes, el miembro del gabinete (o la persona que este designe) responsable del departamento al que pertenezcan dichos bienes determinará si son obsoletos, anticuados, inservibles o inutilizables para el College, o bienes para los que las necesidades futuras no justifiquen el costo de mantenimiento y/o guardado. En esos casos, el miembro del gabinete responsable declarará que los bienes son sobrantes y comenzará los procedimientos para disponer de ellos completando el formulario de Permiso para retirar elementos del campus del Harvey Mudd College. Puede obtener el formulario en https://www.hmc.edu/bao/forms-and-policies/.

– Mascotas en el lugar de trabajo

Perros: solo los perros que la ley define como animales de servicio pueden ingresar a los edificios académicos o administrativos del campus.

Gatos: el ingreso de gatos no está permitido en ningún edificio académico ni administrativo del campus.

Excepciones

El HMC se reserva el derecho a considerar otorgar y eliminar excepciones a esta política cuando haya circunstancias especiales o únicas que lo ameriten. El Decano del Cuerpo Docente es responsable de tomar dichas determinaciones para casos que involucren a miembros del cuerpo docente y el Vicepresidente, Director de Operaciones y Tesorero es responsable de tomarlas para casos que involucren al personal.

Puede obtener información adicional en línea ingresando a https://www.hmc.edu/bao/forms-and-policies/, que cubre la Política sobre mascotas y la Política sobre animales de servicio del HMC.

– Exámenes preocupacionales, referencias y/o verificación de antecedentes

Los exámenes preocupacionales, las referencias y/o las verificaciones de antecedentes se exigen como condición para el empleo, pero solo en la medida permitida por la ley. En la medida en que los exámenes preocupacionales, las referencias y/o las verificaciones de antecedentes sean una condición para el empleo, la oferta laboral estará supeditada a la recepción de resultados satisfactorios por parte del College.

Se les puede exigir a los miembros del personal actuales que se sometan a una verificación de antecedentes, a cuenta del HMC, como requisito para cubrir un puesto publicado internamente, en la medida permitida por las leyes aplicables.

– Pago por asistencia

El pago por asistencia es la remuneración que se le paga a un miembro del personal no exento que debe presentarse a trabajar, pero (a) no trabaja realmente o (b) trabaja menos de las horas que tiene programadas para trabajar o que suele trabajar, o (c) se le exige que se presente a trabajar por segunda vez en una jornada laboral y se le dan menos de dos horas de trabajo real para hacer.

Al miembro del personal se le debe pagar, al menos, la mitad de las horas que tenga programadas para trabajar o que suela trabajar; sin embargo, el monto pagado no puede ser inferior a dos horas ni superar las cuatro horas.

El pago por asistencia no se aplica en los siguientes casos:

• si se le paga al miembro del personal para que esté de guardia;
• si hay una falla en los servicios públicos (p. ej., agua, electricidad, gas o cloacas);
• si el trabajo se ve interrumpido por un desastre natural o por motivos que están fuera de la esfera de control del College; o
• si se interrumpe la actividad debido a una amenaza para las personas o la propiedad, o por una orden de la autoridad civil.

– Compras y contratos

Para evitar un conflicto de intereses, o lo que pueda parecer un conflicto de intereses, los miembros del personal no deben tomar decisiones de compra ni negociar contratos y/o subcontratos cuando pueda haber un conflicto de intereses o lo que pueda parecer un conflicto de intereses. Más puntualmente, los miembros del personal deben abstenerse de realizar esas actividades con toda organización en la que:

1. los miembros del personal o personas que se relacionen con estos por vínculo de sangre, por matrimonio o por ser miembros de la misma familia (incluidas parejas domésticas registradas o personas con quienes los miembros del personal tengan una relación personal) tengan un interés económico significativo; o
2. los miembros del personal o personas que se relacionen con estos por vínculo de sangre, por matrimonio o por ser miembros de la misma familia (incluidas parejas domésticas registradas o personas con quienes los miembros del personal tengan una relación personal) tengan un empleo, consultoría, administración, deber fiduciario o afiliación similar actual o pendiente.

Los miembros del personal que se beneficien, ya sea personal o indirectamente, de cualquier transacción como las descritas en esta política, o transacción similar, deben identificar sus circunstancias a su supervisor, de manera que se puedan hacer arreglos alternativos para la gestión de la transacción.

Asimismo, los miembros del personal no pueden solicitar ni aceptar regalos, gratificaciones, favores ni nada de valor monetario de sus proveedores actuales o futuros, contratistas o sus agentes, empresas locales, departamentos del College ni de otras personas con las que tengan una relación comercial o profesional potencial o en curso. Los miembros del personal pueden aceptar cortesías comerciales comunes, como el pago de una comida o evento modesto, o regalos que sean elementos promocionales sin valor significativo y que se distribuyan de forma habitual.

Los miembros del personal que negocien contratos federales o que tengan autoridad para verificar la finalización satisfactoria de trabajos relacionados con contratos federales deben cumplir con la Anti-Kickback Act of 1986 [Ley Antisobornos de 1986], que les prohíbe a aquellos que estén involucrados en contrataciones gubernamentales hacer ofertas, aceptar o intentar aceptar incentivos a cambio de un trato favorable en la adjudicación de contratos por materiales, equipos o servicios de cualquier tipo.

Se les recuerda a los miembros del personal que la Política sobre conflictos de intereses exige que se complete un Formulario de divulgación de conflictos de intereses del personal todos los años.

No respetar esta política se considera un asunto grave y puede derivar en una medida disciplinaria, incluida la finalización del empleo.

– Política sobre fumadores

Está prohibido fumar o vapear en todos los edificios que el College tiene, arrienda o alquila (ya sea que estén en el campus o fuera de este) y en todos los vehículos que el College tiene o arrienda (lo que incluye autobuses y carritos). Solo está permitido fumar en los estacionamientos del College, en las áreas designadas a tal fin y en las veredas públicas inmediatamente adyacentes a las playas de estacionamiento del College. Está prohibido vender materiales para fumar en la propiedad el College.

Fumar se define como el “acto de encender, fumar o llevar o cigarro, cigarrillo o pipa de cualquier tipo encendido o prendido”. Vapear alude al uso de sistemas electrónicos de liberación de nicotina o dispositivos electrónicos para fumar, como cigarrillos electrónicos, pipas electrónicas, narguiles electrónicos y cigarros electrónicos. Está prohibido fumar y/o vapear marihuana en toda la propiedad el College, incluso las áreas designadas para fumar.

Esta política se ha creado en reconocimiento de los efectos nocivos que tiene fumar, lo que incluye el humo pasivo, y de acuerdo con las leyes estatales y locales aplicables.

– Solicitud y distribución de material escrito

Para mantener y fomentar las operaciones eficaces, así como la seguridad, el College ha establecido reglas aplicables a todos los miembros del personal que regulan la solicitud, la distribución de material escrito y el ingreso a las instalaciones y a las áreas de trabajo.

Ningún miembro del personal puede solicitar ni promover el apoyo a causas u organizaciones durante su tiempo de trabajo y/o el de los miembros del personal a quien se dirija esa actividad sin la autorización del director de recursos humanos. El tiempo de trabajo no incluye las pausas para comer ni los descansos ni ningún otro período en el que los miembros del personal no estén en actividad.

Ningún miembro del personal distribuirá ni hará circular material impreso o escrito que no esté vinculado con el College o su trabajo en las áreas de trabajo en ningún momento durante su tiempo de trabajo y/o el de los miembros del personal a quienes esté dirigida esa actividad.

Bajo ninguna circunstancia se permitirá que miembros del personal que no pertenezcan al College soliciten o distribuyan materiales escritos para fin alguno en las instalaciones del College sin autorización previa.

– Estándares de conducta

El HMC espera que los miembros del personal realicen su trabajo adecuadamente, adhieran a un estándar de buena conducta y cumplan las políticas y los procedimientos del College. No hacerlo puede derivar en la decisión de imponer una medida disciplinaria o finalizar el empleo. Los miembros del personal deben entender que, si bien el College puede optar por ejercer su criterio y utilizar formas disciplinarias menos graves que el despido (p. ej., advertencias, período de prueba o suspensión), no se exige ningún sistema formal de advertencias o medidas disciplinarias progresivas.

Para que los miembros del personal puedan apreciar con mayor detalle qué se espera de ellos, los siguientes son ejemplos (no taxativos) del tipo de conducta que se espera que los miembros del personal eviten:

1. Falsificar registros laborales, información del empleo u otros registros del College.
2. No proteger o respetar la información confidencial del College.
3. Cometer un acto fraudulento en cualquier caso.
4. Tener un desempeño laboral poco satisfactorio.
5. No respetar los horarios laborales (lo que incluye los descansos y las pausas para comer), llegar tarde de manera frecuente o excesiva, ausentarse del trabajo o del área de trabajo, retirarse del trabajo antes sin notificar a su supervisor inmediato o sin obtener autorización previa, y no notificar a un supervisor cuando no se pueda presentar a trabajar.
6. Ausentarse sin informarlo.
7.  Registrar el tiempo de trabajo de otro miembro del personal o permitir que algún otro miembro del personal registre su tiempo de trabajo, o permitir la falsificación de una tarjeta de registro de horas, ya sea la propia o la de otro miembro del personal.
8. Robar, dañar o destruir de manera intencional o desconsiderada bienes del College o bienes de un empleado, estudiante o visitante.
9. Retirar o pedir prestado bienes del College sin autorización previa.
10. Usar el equipo, el tiempo, los materiales o las instalaciones del College sin autorización.
11. Provocar una pelea o pelear durante las horas laborales o en las instalaciones del College.
12. Participar en payasadas o en bromas pesadas que afecten la seguridad en el tiempo o en las instalaciones del College.
13. Portar armas de fuego u otras armas peligrosas en las instalaciones del College en cualquier momento.
14. Violar la política sobre drogas y alcohol del College, lo que incluye fabricar, distribuir, vender, ofrecer vender, repartir, poseer, comprar o usar ilícitamente drogas o sustancias controladas ilegales en cualquier momento, ya sea durante las horas laborales o no laborales, o presentarse a trabajar bajo los efectos del alcohol o de sustancias ilegales o controladas.
15. Tener una conducta delictiva, ya sea que esté relacionada con el desempeño laboral o no.
16. Involucrarse en insubordinación, lo que incluye, entre otras cuestiones, no seguir los lineamientos o las indicaciones de un supervisor, o negarse a hacerlo.
17. Usar lenguaje ofensivo o amenazante en cualquier momento en las instalaciones del College.
18. Dormir o hacerse el enfermo en el trabajo.
19. Enviar mensajes de texto, o hacer o atender llamadas telefónicas personales largas, incluidas llamadas por teléfono móvil, durante las horas laborales, excepto en casos de emergencia o en situaciones extremas.
20. Trabajar horas extras sin autorización o negarse a hacer las horas extras asignadas.
21. Cometer actos de acoso, discriminación y/o represalia.
22. Violar las normas, las políticas o los procedimientos de seguridad, salud y protección, o del College.

Cualquier inquietud o problema referidos al desempeño laboral de un miembro del personal, a su conducta o a una violación de este a las políticas del HMC pueden derivar en una medida correctiva, tal como una carta de expectativas, advertencias verbales y escritas, un plan para mejorar el desempeño, una suspensión o la finalización del empleo. No se exige ninguna orden, sistema ni paso particular, y el College puede, a su exclusivo criterio, utilizar el tipo de medida correctiva que considere adecuado según el caso. La política del College sobre medidas correctivas no limita ni altera la relación de empleo a voluntad.

– Trabajo a distancia

No se aplica en este momento. Por favor, consulte la política de trabajo a distancia de COVID-19 en el sitio web de Recursos Humanos.

El trabajo a distancia les brinda a los miembros del personal la oportunidad de trabajar desde un lugar de trabajo alternativo en vez de desde su ubicación principal en el College. El trabajo a distancia debe beneficiar al departamento y al College, y exige que se cumplan ciertas condiciones. La Política sobre trabajo a distancia del HMC solo se aplica al personal que ocupa puestos exentos. Sin embargo, los miembros del personal no exentos pueden solicitar que se considere el trabajo a distancia en su caso, sujeto a la aprobación del supervisor y del miembro del gabinete. Los empleados estudiantes, empleados temporales y otros puestos similares no son elegibles para el trabajo a distancia. El College se reserva el derecho a determinar, a su exclusivo criterio, si un puesto es adecuado para el

trabajo a distancia y a aprobar la solicitud de un miembro del personal. El trabajo a distancia no es un derecho, por lo que la decisión de admitir la solicitud de un miembro del personal se determina y aprueba según cada caso. El hecho de haber aprobado anteriormente el trabajo a distancia para un miembro del personal no garantiza que las solicitudes futuras se aprueben.

Los miembros del personal deben presentar una solicitud formal por escrito para trabajar a distancia y deben ponerse en contacto con la Oficina de Recursos Humanos a fin de obtener un formulario de Solicitud y acuerdo de trabajo a distancia, así como información sobre el proceso de solicitud y aprobación. Todas las solicitudes deben estar aprobadas por el supervisor y el miembro del gabinete antes del comienzo del acuerdo de trabajo a distancia, y, al menos, 30 días antes de la fecha de inicio del acuerdo.

– Trabajadores temporales por agencia

Los trabajadores temporales por agencia se contratan de vez en cuando para prestar servicios para los que el College no utiliza de otra manera sus propios recursos, o cuando existe una necesidad de corto plazo de recursos adicionales o habilidades especiales que no amerita la contratación de personal adicional. Los trabajadores temporales por agencia son empleados de un tercero proveedor o de agencias temporales a quienes el College les contrata servicios, pero no son empleados de este. Como tales, los trabajadores temporales por agencia no son elegibles para recibir los beneficios patrocinados por el College ni los reciben. Los trabajadores temporales por agencia solo pueden ser contratados a través de la Oficina de Recursos Humanos.

– Finalización del empleo

Renuncia
A los miembros del personal que deciden abandonar el College se les pide que le den a su supervisor un aviso por escrito con al menos dos semanas de anticipación como cortesía, para permitir el procesamiento adecuado de su cheque de pago de salario final, la programación de una entrevista de salida y la devolución de todos los bienes del College. No obstante, como empleado a voluntad, usted puede finalizar su empleo con el College en cualquier momento, con aviso o sin este.

Despido
El College se reserva el derecho a despedir a los miembros del personal en cualquier momento, con causa o sin ella, y con preaviso o sin este.

Abandono de trabajo/renuncia constructiva
En general, se considera que los miembros del personal que no se presentan a trabajar durante más de tres jornadas laborales consecutivas sin notificar a sus supervisores o a la Oficina de Recursos Humanos han abandonado sus empleos y, en la mayoría de los casos, serán despedidos, a menos que las leyes aplicables establezcan lo contrario. Esto incluye a los miembros del personal que no regresan después de una licencia aprobada.

La decisión de procesar el despido de un miembro del personal por abandono de trabajo depende del supervisor y del vicepresidente correspondiente. Se notificará por escrito al miembro del personal cuando la relación laboral haya terminado por abandono de trabajo.

Devolución de bienes
Cuando finaliza el empleo, ya sea de forma voluntaria o involuntaria, los miembros del personal deben devolver todos los bienes propiedad del HMC, lo que incluye equipos informáticos (computadoras de escritorio, computadoras portátiles, dispositivos móviles, software, discos, unidades flash u otros equipos informáticos), reportes, archivos, tarjetas comerciales, memorandos, registros, tarjetas de crédito/tarjetas P, pases con tarjetas, llaves de puertas y archivos, herramientas, equipos, uniformes, otros bienes físicos y personales, y las copias de estos que los miembros del personal hayan recibido, preparado o ayudado a preparar en relación con su empleo en el College. Todo bien obtenido con fondos del College se considera propiedad de este. Todo bien que se retire del campus debe ser aprobado por el supervisor o el vicepresidente del área. Si se aprueba el retiro de esos bienes del campus, podría considerarse gravable para el miembro del personal.

Pago final por finalización del empleo
El miembro del personal recibirá un último cheque al momento de la finalización del empleo, de acuerdo con la ley estatal aplicable. El cheque incluirá los sueldos finales y el pago de vacaciones acumuladas, pero no usadas, y días/horas de feriados personales. La licencia por enfermedad no usada no se paga al momento de la finalización del empleo.

Beneficios al momento de la finalización del empleo (COBRA)
Conforme a la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA, por sus siglas en inglés), los miembros del personal y los beneficiarios elegibles pueden tener derecho a continuar recibiendo beneficios del seguro de salud si ocurre un evento que califique, como finalización del empleo, reducción de horas que produzca la pérdida de elegibilidad para beneficios, licencia sin goce de sueldo, fallecimiento de un cónyuge o pareja doméstica registrada, cambio en el estado civil, cobertura de Medicare o cambio en el estado de dependiente de un hijo. El miembro del personal es responsable de informar a la Oficina de administración de beneficios cuando ocurra un evento que califique que afecte a los beneficios.

La Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services notificará al miembro del personal, cuyo empleo cese, sobre el derecho de continuar con la cobertura para dicho miembro y/o los beneficiarios. El miembro del personal o el beneficiario son responsables de pagar toda la prima del seguro de salud más un cargo administrativo.

Entrevistas al momento de la finalización del empleo
La Oficina de Recursos Humanos programará una entrevista al momento de la finalización del empleo con todos los miembros del personal que dejen su puesto en el College, independientemente del motivo. Esta entrevista permite a los miembros del personal expresar sus puntos de vista sobre su trabajo con el College, incluidos los requisitos del puesto, las operaciones y las necesidades de capacitación.

– Requisitos de registro del horario de trabajo

Se exige que los miembros del personal no exentos registren electrónicamente en forma precisa todas las horas trabajadas todos los días. Los registros de tiempo deben reflejar todas las horas trabajadas, las ausencias, las llegadas temprano o tarde, y la hora de inicio y finalización de cada período de comida. Las horas de trabajo y el tiempo libre remunerado se redondean a los 15 minutos más cercanos. Al final de cada período de pago, los miembros del personal deben verificar que el tiempo registrado sea un reflejo preciso del tiempo trabajado. La alteración, falsificación y/o manipulación de los registros de tiempo, así como registrar tiempo en la planilla de horarios de otro miembro del personal, pueden derivar en la toma de medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido.

Los miembros del personal exentos no registran las horas trabajadas, pero deben reportar en forma precisa todas las horas fuera del trabajo, que incluyen días por enfermedad, vacaciones y feriados personales. Los miembros del personal administrativo que se tomen tiempo libre remunerado también deben asegurarse de que ese tiempo se registre contra los saldos de cuenta de licencias por enfermedad, vacaciones y feriados personales, salvo en el caso de los miembros del personal administrativo con condición docente (que no acumulan licencias por vacaciones ni reciben feriados personales), que solo deben reportar el uso de los beneficios de licencia por enfermedad paga.

El tiempo libre remunerado se reporta en aumentos de cuatro u ocho horas (p. ej., un día entero se registra como ocho horas; cuatro horas se registran para las licencias inferiores a ocho horas, pero iguales o superiores a cuatro horas), salvo cuando el tiempo libre remunerado se coordine con beneficios por discapacidad temporal, o cuando se use a los efectos que permite la California Healthy Workplace, Healthy Family Act [Ley de lugar de trabajo saludable/familias saludables de California].

La licencia por enfermedad pagadas se puede utilizarse en incrementos de dos horas para el personal exento.

Trabajo no remunerado fuera del horario laboral
Los miembros del personal no exentos no deben hacer trabajo no remunerado fuera del horario laboral. El trabajo no remunerado fuera del horario laboral hace referencia al tiempo trabajado que no se reporta ni registra. Los miembros del personal no exentos que no reporten todas las horas trabajadas estarán sujetos a medidas correctivas, incluido el despido por infracciones repetidas. Ninguna persona tiene autoridad para hacer que un miembro de personal no exento trabaje

sin remuneración fuera del horario laboral. Si se le indica a un miembro del personal no exento que trabaje sin remuneración fuera del horario laboral, o se lo presiona para que trabaje sin remuneración fuera del horario laboral, dicho miembro no exento debe notificar a la Oficina de Recursos Humanos de inmediato.

Responsabilidades del supervisor
Todos los supervisores son responsables de revisar y aprobar los registros de tiempo de los miembros del personal no exentos cada período de pago de acuerdo con los plazos de las nóminas para garantizar el cumplimiento de esta política, de garantizar que los miembros del personal no exentos puedan tomarse horas para comer y descansos sin interrupción de conformidad con la política del College y la ley estatal, y de otorgar un cronograma de los horarios para comer y descansar, cuando corresponda, así de como asesorar, capacitar o disciplinar a los miembros del personal cuando se incumplan las prácticas de registro de horario. El manejo inadecuado de las tarjetas de registro horario del personal puede causar la toma de medidas disciplinarias, que incluyen el despido.

– Tiempo de capacitación (miembros del personal no exentos)

El tiempo que un miembro del personal no exento dedica para capacitación obligatoria (p. ej., clases, cursos de trabajo, programas o reuniones de capacitación patrocinados por el College) se considera tiempo trabajado y se paga según el salario regular del miembro del personal. Si la capacitación del miembro del personal se lleva a cabo durante lo que sería normalmente un descanso para comer, aún se considera horario de trabajo por el que se le debe pagar a dicho miembro (incluso si se provee la comida). Además de pagar por el tiempo dedicado a la reunión o capacitación, el College es responsable, como sanción, del pago de una hora de trabajo para cada miembro del personal no exento al que se le haya denegado un descanso para comer.

Si la sesión de capacitación tiene lugar fuera del campus, puede corresponder una compensación por tiempo de viaje. Se aconseja a los supervisores que consulten con la Oficina de Recursos Humanos para determinar qué se puede compensar.

– Tiempo de viaje (miembros del personal no exentos)

Por lo general, el tiempo que deba viajar un miembro del personal no exento para cuestiones relacionadas con el College se compensa como horas trabajadas menos el tiempo que habitualmente le lleve viajar hasta y desde el trabajo. El tiempo de viaje se cuenta como tiempo de trabajo y aplican las reglas de pago de horas extra.

Si se requiere un viaje en avión, se pagará a los miembros del personal desde el momento en que salgan de su hogar hasta que lleguen a destino (menos el tiempo de viaje habitual), o hasta que dejen de trabajar (por ej., hasta que se registren en el hotel). Los miembros del personal no exentos que viajen durante la noche deben obtener la aprobación (antes de viajar) del Vicepresidente de su área y de la Oficina de Recursos Humanos, para garantizar el cumplimiento de las leyes de horas extra.

Asimismo, los miembros del personal no exentos deben tomar los recesos para comida y descanso, incluso cuando viajen.

Pueden existir otras reglas de registro del horario de trabajo que se apliquen al tiempo de viaje, y se aconseja a los supervisores que consulten la Oficina de Recursos Humanos para asegurarse de que el tiempo de viaje se compense en forma adecuada.

Los miembros del personal deben conservar un registro preciso de su tiempo al viajar, a fin de asegurarse de que las horas extras se calculen en forma adecuada.

– Voluntarios

El Harvey Mudd College alienta y apoya el servicio voluntario. Los voluntarios pueden llevar a cabo diversas funciones en apoyo de las actividades del campus, tales como ayudar con eventos del campus y con trabajo general de oficina, siempre que a los voluntarios no se les asigne trabajo que desplace a un miembro del personal, ocupe una vacante o exima a un miembro del personal de sus deberes y responsabilidades habituales. Los departamentos del College tienen la facultad de aceptar el servicio voluntario de acuerdo con las condiciones descritas en los Lineamientos para voluntarios del College.

Un miembro del personal no puede convertirse en voluntario en el College en ningún carácter para el que esté empleado en el College o que sea similar a su trabajo habitual en el College para la Aceptación de Servicios Voluntarios.

– Aumentos de sueldos y salarios

La Oficina de Recursos Humanos del HMC distribuye todos los años los lineamientos para determinar los aumentos de salarios, según la aprobación del Consejo Directivo de un programa de aumentos de salarios anuales. Los aumentos no son automáticos y se otorgan a criterio del supervisor y el vicepresidente correspondiente. Los ajustes de salario, si los hubiera, por lo general coinciden con el inicio del año fiscal el 1 de julio. Los miembros del personal que estén con licencia al 1 de julio son elegibles para recibir un aumento; no obstante, no surtirá efecto hasta que el miembro regrese al trabajo.

Los miembros del personal que estén en un Plan de mejoramiento del desempeño no se consideran “en regla” y, por lo tanto, no son elegibles para aumentos de salario, salvo que sea necesario de otra forma para cumplir con los requisitos de salario mínimo.

– “Whistleblower” Policy

Política sobre denunciantes

El Harvey Mudd College es responsable de la administración de sus recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos que le permiten perseguir su misión. Los controles internos y procedimientos operativos del HMC tienen por objeto detectar y evitar o impedir actividades indebidas o ilegales. Sin embargo, puede haber violaciones, intencionales y no intencionales, a las leyes, normativas, políticas y procedimientos que constituyan actividades indebidas o ilegales. El HMC es responsable de investigar y reportar las acusaciones de actividades indebidas o ilegales a las partes adecuadas, y proteger a aquellos empleados que, de buena fe, denuncien estas actividades a la autoridad correspondiente.

Un empleado puede denunciar actividades indebidas o ilegales sospechadas en el HMC y elegir presentar una denuncia en forma anónima. La confidencialidad es una parte importante de esta política y del proceso de denuncia. Si el empleado decide identificarse, su identidad se mantendrá con carácter confidencial, en la medida de lo posible.

El HMC no puede: (1) tomar represalias contra un empleado que presente una denuncia conforme a esta política, o que se rehúse a obedecer una orden ilegal, ni
(2) interferir, en forma directa o indirecta, con el derecho de un empleado a presentar una denuncia ante el HMC o cualquier agencia local, estatal o federal correspondiente. La intención del HMC es tomar las medidas necesarias para prevenir y corregir las actividades contrarias a esta política.

Hacer acusaciones falsas a sabiendas con la intención de dañar a otra persona constituye una infracción a esta política. Aquellos que hagan dichas acusaciones estarán sujetos a medidas disciplinarias, que podrán llegar al despido.

PROCEDIMIENTO

Definición de actividades indebidas o ilegales

Una actividad indebida o ilegal es aquella contraria a cualquier ley o normativa estatal, federal o local, o a la política del HMC, en la que se involucre un empleado, ya sea que dicha actividad esté o no dentro del alcance de su empleo. Esto incluye, a título enunciativo:

• Robo de bienes del HMC
• Malversación de fondos
• Acusaciones fraudulentas
• Declaración falsa deliberada
• Falsificación de registros (que incluyen, a título enunciativo, registros contables, de nómina, de personal, estudiantiles y normativos)
• Obligar a otro empleado a involucrarse en conductas indebidas o ilegales
• Discriminación ilegal
• Acoso sexual
• Uso indebido de bienes, tecnología e instalaciones del HMC

Presentar una denuncia de actividades indebidas o ilegales sospechadas
Cualquier miembro del personal o del cuerpo docente del HMC puede reportar actividades indebidas o ilegales. Las denuncias de los empleados de actividades indebidas o ilegales que se hagan con confianza en la veracidad de la acusación basada en los hechos se considerarán de buena fe, independientemente del resultado. Una acusación no es de buena fe si se hace con desestimación temeraria o indiferencia deliberada respecto de los hechos que la refutarían.
Las acusaciones de presuntas actividades indebidas o ilegales pueden reportarse en forma anónima. Se alienta a los empleados a presentar la denuncia por escrito para asegurar una clara comprensión de las cuestiones planteadas, pero la denuncia puede hacerse oralmente. Dichas denuncias, ya sea que se hagan por escrito u oralmente, deben ser objetivas y contener la mayor cantidad de información específica posible e incluir, como mínimo, los nombres de las partes involucradas, el lugar de los incidentes y la naturaleza de la posible actividad indebida o ilegal.

Dónde denunciar
Las acusaciones relativas a discriminación ilegal y acoso sexual deben reportarse a:

• El supervisor inmediato del empleado,
• El Director de Recursos Humanos, o
• Al Decano de Estudiantes, si hay estudiantes involucrados

Las acusaciones relacionadas con forzar a un empleado a participar en una conducta indebida o ilegal; el uso indebido de los bienes, la tecnología y las instalaciones del HMC; acusaciones fraudulentas; declaraciones falsas; y falsificaciones de registros no financieros deben reportarse a:

• El Vicepresidente, Director de Operaciones y Tesorero, o
• El Director de Recursos Humanos

Las acusaciones relativas a robos de bienes del HMC, falsificaciones de registros financieros y malversaciones de fondos deben reportarse a:

• El Vicepresidente, Director de Operaciones y Tesorero, o
• El Director de Recursos Humanos, o
• A través de MySafeCampus/Convercent (ver a continuación)

Si un empleado tiene dudas sobre si debe o no reportar una acusación, puede resultarle útil responder a las siguientes preguntas:

• ¿Sospecho o sé que hubo una conducta ilegal o indebida?
• ¿Hablé con mi supervisor o el gerente del departamento? ¿o el supervisor o el gerente son parte del problema?
• ¿Siguen sin resolverse o ignorándose los problemas o inquietudes?

Si el empleado responde “SÍ” a estas preguntas, debe reportar la acusación.

– Políticas sobre denuncias de irregularidades financieras

El HMC ha contratado un servicio de denuncias externo denominado MySafeCampus/Convercent para facilitar la transmisión de denuncias de irregularidades financieras.

Al momento de la presentación, la parte denunciante recibe un número de acceso confidencial y se le solicita que genere una contraseña personal. Juntos, estos le darán al usuario acceso al estado de la denuncia y le permitirán enviar y recibir mensajes anónimos sobre la denuncia. Responder a las preguntas de seguimiento publicadas en la cartelera de mensajes ayudará a impulsar una investigación minuciosa y eficiente.

Se le solicitará al usuario de MySafeCampus/Convercent que elija entre tres niveles de anonimato:

• anónimo para el HMC y MySafeCampus/Convercent;
• anónimo para el HMC, pero no para MySafeCampus/Convercent; o
• conocido para ambas partes

La denuncia de MySafeCampus/Convercent debe contener tanta información detallada sobre los incidentes como sea posible a fin de facilitar una investigación eficiente y minuciosa. Este detalle debe incluir, como mínimo, los nombres de las partes involucradas, el lugar de los incidentes y la naturaleza de la posible actividad indebida. Una vez que se hace la denuncia, es importante para la parte denunciante verificar el estado de la denuncia periódicamente, dado que se publicarán solicitudes de información adicional en la cartelera de mensajes de MySafeCampus/Convercent. Si no se proporciona la información adicional, podría ocurrir que la investigación no sea concluyente y no puedan tomarse medidas.

Confidencialidad
La confidencialidad es una parte importante de esta política y del proceso de denuncia. La identidad de un empleado se mantendrá con carácter confidencial, en la medida de lo posible.

Revisión y aceptación de denuncias a la parte denunciante
Las acusaciones de actividades indebidas o ilegales se investigarán con prontitud y discreción, y toda la información obtenida se manejará según sea necesario. El procedimiento para investigar una acusación de actividad indebida o ilegal se determina según el caso. Al término de una investigación, según corresponda, se adoptarán medidas correctivas o disciplinarias cuando las acusaciones se confirmen y/o sustenten de otro modo. Las acusaciones hechas de mala fe serán investigadas y se tomarán medidas correctivas o disciplinarias, según corresponda. El empleado que reporte una acusación y se identifique será informado, en la medida de lo posible, sobre el estado de la investigación.

Proceso de investigación
Las denuncias de MySafeCampus/Convercent se envían instantáneamente a las personas designadas por el College para su revisión y réplica. Si la denuncia involucra a una persona designada por el College, el sistema bloqueará el envío de la denuncia a esa persona.

Periódicamente, como mínimo una vez al año, el Presidente del Comité de auditoría le reportará los resultados de las investigaciones al Comité de auditoría.

Protección contra represalias

Todo empleado que crea que fue objeto de una conducta de represalia o que se ha visto afectado por ella por haber denunciado una presunta actividad indebida o ilegal debe denunciar dicha conducta a:

• El Vicepresidente, Director de Operaciones y Tesorero, o
• El Director de Recursos Humanos

Todas las quejas sobre represalias se investigarán con prontitud y discreción, y toda la información obtenida se manejará según sea necesario. Al término de una investigación, según corresponda, se adoptarán medidas correctivas o disciplinarias cuando la represalia se confirme y/o sustente de otro modo.

Agencias externas

Ninguna disposición de esta política prohíbe ni limita el derecho del empleado a reportar acusaciones de actividades indebidas o ilegales directamente a las agencias locales, estatales o federales correspondientes.

– Cronogramas de trabajo y semana laboral

Los supervisores son responsables de establecer cronogramas de trabajo que faciliten el servicio y apoyen las necesidades operativas. Las horas reales de comienzo y finalización varían según las necesidades operativas y pueden ajustarse para tener en cuenta las circunstancias cambiantes.
Definición de jornada laboral y semana laboral:

• Jornada laboral: A los efectos del registro y el reporte de las horas extra, la jornada laboral comienza a las 12:01 a. m. y finaliza a la medianoche, 24 horas después.
• Semana laboral: La semana laboral comienza el sábado a las 12:01 a. m. y finaliza el viernes a la medianoche, a las 12:00.

6. BENEFICIOS

Esta sección contiene información general sobre los beneficios disponibles para los miembros del personal elegibles. Los términos conforme a los cuales los beneficios se ponen a disposición de los miembros del personal se establecen en los documentos del plan aplicable. En caso de conflicto entre las siguientes descripciones y los términos de los documentos del plan, estos últimos prevalecerán. Los beneficios se revisan anualmente y están sujetos a cambios en cualquier momento.

Para obtener información completa sobre las ofertas actuales, las primas y las características del plan, se aconseja a los miembros del personal que lean los documentos y las políticas del plan de beneficios disponibles en línea en el sitio web de la Oficina de Recursos Humanos, en www.hmc.edu/hrbenefits, o que contacten a la Oficina de Recursos Humanos. También se puede obtener información sobre los beneficios que ofrece el College, conforme a los planes de seguro grupal y los beneficios de jubilación de The Claremont Colleges, en el sitio web de la Administración de Beneficios de The Claremont Colleges Services en https://services.claremont.edu/benefits-administration/ y de la Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services.

– Elegibilidad

La elegibilidad para ciertos beneficios se determina por la antigüedad, el puesto que se ocupa, la clasificación (p. ej., puesto a tiempo completo o a tiempo parcial) y otros factores. En general, los miembros del personal que ocupan puestos regulares y tienen un cronograma de trabajo de al menos 20 horas por semana son elegibles para inscribirse en los planes de beneficios opcionales de The Claremont Colleges.  Los miembros del personal que ocupan puestos temporales no son elegibles, por lo general, para recibir más beneficios de los que exige la ley.

– Inscripción para recibir beneficios

Inscripción inicial – Los miembros del personal que sean elegibles por primera vez deben inscribirse en los beneficios del seguro médico dentro de los primeros 31 días a partir de la fecha de su contratación en un puesto elegible para recibir beneficios. Si la fecha de contratación de un miembro del personal es el primero del mes, la cobertura entrará en vigencia en la fecha de empleo. Si la fecha de contratación de un miembro del personal es otro día, la cobertura entrará en vigencia el primer día del mes siguiente.

Evento de vida que califica – (p. ej., agregar/eliminar dependientes o abandonar el seguro médico). Se pueden hacer cambios en la cobertura existente durante el período anual de inscripción abierta. Un miembro del personal podrá solicitar que se modifiquen los beneficios fuera del período de inscripción abierta en determinadas circunstancias que se definen como “eventos de vida que califican”, o si decide pagar las primas de seguro después de la deducción de impuestos. Entre los ejemplos de “eventos de vida que califican” se incluyen el nacimiento, la adopción o el fallecimiento de un beneficiario; el matrimonio; el divorcio; la formación o finalización de una relación con una pareja doméstica registrada; y la pérdida de cobertura. Los miembros del personal son responsables de solicitar cambios en los beneficios debido a un evento de vida y deben solicitarlos dentro de los 31 días siguientes a la fecha de entrada en vigencia del evento de vida.

Contáctese con la Oficina de Recursos Humanos para solicitar ayuda con los cambios de beneficios debido a un “evento de vida que califica”.

– Beneficios opcionales de The Claremont Colleges

El HMC puede ofrecer a los miembros del personal elegibles diversos beneficios en virtud de los planes de seguro grupal de The Claremont Colleges que se describen a continuación.

Muerte y desmembramiento por accidente (AD&D)
El seguro por AD&D está disponible para los miembros del personal y sus cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios que califiquen en caso de muerte o desmembramiento por accidente. El miembro del personal paga la prima a través de una deducción de la nómina.

Programa de asistencia al empleado (EAP)
El Programa de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés) ofrece hasta cinco servicios de asesoramiento y referencia gratuitos y confidenciales, como asesoramiento legal, referencias de guarderías, servicios de atención a adultos mayores, asesoramiento psicológico y asesoramiento financiero. Los servicios del EAP se ofrecen sin costo alguno a los miembros del personal y a los miembros de su grupo familiar inmediato. Al programa se accede en línea
en www.liveandworkwell.com (código de acceso: claremontcolleges); o por teléfono al 800.234.5465.

Cuentas de gastos flexibles (FSA)
La Cuenta de gastos flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) permite a los miembros del personal ahorrar dinero reduciendo los ingresos imponibles para cubrir gastos médicos/dentales, de dependientes/guarderías o primas de seguro médico pagadas personalmente. Las contribuciones que se asignan a una FSA no están sujetas a impuestos federales o estatales sobre la renta, ni al impuesto de la seguridad social. Un miembro del personal podrá utilizar el dinero de estas cuentas para pagar los gastos elegibles con ingresos previos a la deducción de impuestos, de acuerdo con el Código de Rentas Internas. Los fondos de una FSA deben gastarse antes de la fecha límite especificada durante la inscripción abierta; los fondos no gastados se pierden, de acuerdo con la normativa del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés).

Seguro médico

COBRA
Conforme a la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA), el College ofrece seguro médico, dental y oftalmológico continuo a los miembros del personal y sus beneficiarios, tras la finalización del empleo u otros eventos de vida que califican, como divorcio o separación legal, reducción de las horas de trabajo y el cese del derecho de un hijo dependiente a la cobertura. El miembro del personal o el beneficiario son responsables de pagar la totalidad de la prima y un cargo administrativo.

Seguro dental
Los miembros del personal elegibles pueden elegir entre varias opciones para el seguro dental. La cobertura está disponible para cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios que califiquen. El College y el miembro del personal comparten el costo de las primas.

Seguro médico
Los miembros del personal elegibles pueden elegir entre varios planes de seguro médico. La cobertura está disponible para cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios que califiquen. El College y el miembro del personal comparten el costo de las primas.

Seguro médico – Mayores de 65 años
La mayoría de los proveedores de seguros médicos ofrecen planes a personas mayores de 65 años que son elegibles y están inscritas en las Partes A y B de Medicare. Antes de cumplir los 65 años, se aconseja a los miembros del personal que consulten a la Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services en relación con la coordinación de los beneficios de Medicare con los planes de salud de The Claremont Colleges y otras opciones que puedan estar disponibles para ellos y su cónyuge/pareja doméstica registrada.

Si un miembro del personal abandona el plan médico grupal del College, debido a su jubilación, y el cónyuge o pareja doméstica registrada del miembro del personal aún no es elegible para Medicare, dicho cónyuge o pareja puede decidir continuar con los beneficios del seguro médico a través del plan médico grupal del College, conforme a la ley COBRA.

Beneficios médicos complementarios
Los miembros del personal pueden elegir entre una variedad de beneficios médicos complementarios voluntarios, como el seguro de accidentes, el seguro de enfermedades críticas y el seguro de indemnización por hospitalización. Los planes médicos complementarios no están destinados a reemplazar el seguro médico.

Seguro oftalmológico
Los miembros del personal se inscriben automáticamente en el plan oftalmológico básico, que paga el College, y pueden adquirir beneficios adicionales a través del plan con cobertura adicional. Los cónyuges, las parejas domésticas registradas y los beneficiarios que califiquen también pueden recibir beneficios oftalmológicos a través del plan básico y el plan con cobertura adicional, ambos pagados por el miembro del personal.

Beneficios voluntarios
Los miembros del personal pueden elegir entre diversos planes de seguro voluntario. Los miembros del personal pagan los planes con ingresos después de la deducción de impuestos.

Recursos de bienestar
Los programas de bienestar que se ofrecen a través de los planes de seguro médico proporcionan recursos para apoyar opciones de estilo de vida saludable. Todos los miembros del personal son elegibles para participar en los programas de bienestar ofrecidos por sus planes médicos respectivos.

Seguro de vida (básico y complementario)
A los miembros del personal se les proporciona un seguro de vida a término básico por el que el College paga la prima. El beneficio es una vez (1 x) el salario base anual (redondeado al siguiente millar), con un monto mínimo de cobertura de
$20,000 hasta un monto máximo de cobertura de $50,000. Los miembros del personal que se inscriban en el plan de seguro de vida complementario dentro de los 31 días de empleo tienen derecho a adquirir hasta cuatro veces su salario base anual para sí mismos, y hasta el 50% de los seguros de vida básico y complementario combinados de dichos miembros para su cónyuge o pareja doméstica registrada, sin prueba de asegurabilidad. Se puede adquirir en cualquier momento una cobertura de seguro complementario adicional para personas o para un cónyuge, pareja doméstica registrada o dependiente que califique, con sujeción a los requisitos de la prueba de asegurabilidad. El beneficio mínimo y máximo actual para el seguro de vida básico y complementario está disponible en línea.

Discapacidad a largo plazo (LTD)
Para ser elegible para beneficios por discapacidad a largo plazo, el miembro del personal debe tener un horario de trabajo habitual de al menos 30 horas por semana, cumplir con la definición de discapacidad total en virtud del plan y continuar en esa condición hasta que se alcancen los máximos indicados en el documento del plan. El programa de LTD proporciona un beneficio de ingresos mensuales equivalente al 66 2/3% del salario mensual cubierto del miembro del personal, a partir de la fecha en que comenzó la discapacidad, pero sin exceder los límites del plan. La prima de LTD es pagada por el College y administrada por la Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de The Claremont Colleges Services. Los beneficios comienzan el primer día del mes siguiente a seis meses consecutivos de discapacidad total.

Seguro de accidentes de viaje
El College paga la prima por seguro de accidentes de viaje para los miembros del personal que viajan por negocios del College.

– Beneficios federales y estatales obligatorios

Discapacidad a corto plazo (VDI)
El Programa de seguro voluntario por discapacidad a corto plazo (VDI, por sus siglas en inglés) es un programa estatal obligatorio que está diseñado para proporcionar una indemnización parcial por los salarios perdidos en caso de que un miembro del personal quede discapacitado por cualquier enfermedad o lesión no relacionada con el trabajo y no pueda trabajar. El miembro del personal puede recibir una licencia por discapacidad a corto plazo y recibir los beneficios de VDI, siempre que haya presentado un certificado médico de un proveedor de asistencia médica en el que se autorice la necesidad de la licencia.

El programa no cubre las lesiones por las que un miembro del personal recibe beneficios de indemnización por accidentes de trabajo. Los miembros del personal regulares y temporales son elegibles para participar en este programa.

Fecha de entrada en vigencia de la cobertura:

• Cada miembro del personal está cubierto por el plan en la fecha de entrada en vigencia de este, a menos que rechace la cobertura por escrito. Una persona empleada después de la fecha de entrada en vigencia del plan está cubierta a partir de su fecha de empleo, a menos que rechace la cobertura por escrito.

Período de espera por discapacidad:

• Para cada período de beneficios por discapacidad, el reclamante cumplirá un período de espera de siete días, no pagadero. Los beneficios del seguro por discapacidad comenzarán al octavo día consecutivo de discapacidad o antes. Para cada período de discapacidad para la misma enfermedad o una enfermedad relacionada separado por un período de no más de 60 días, si el reclamante ya cumplió con un período de espera de siete días, se renunciará a exigirle un segundo período de espera de siete días.
• Si un período de discapacidad dura más de 14 días, se renunciará a exigirle cualquier período de espera previamente relacionado.

Beneficios de VDI complementarios: Los beneficios de VDI pueden ser complementados por la licencia por enfermedad, vacaciones y/o feriado personal.

Administración: Los beneficios de VDI son administrados por la Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de The Claremont Colleges Services, de acuerdo con el Unemployment Insurance Code [Código de seguro de desempleo] de California. Este beneficio es pagado por el College y financiado con las deducciones de impuestos de nómina exigidas por el estado a todo el cuerpo docente y el personal.

Permiso familiar pagado (PFL)
El PFL es un componente de los Beneficios voluntarios por discapacidad a corto plazo y proporciona una sustitución parcial del salario durante un máximo de ocho semanas durante un período de 12 meses para los miembros del personal que califiquen, en una de las siguientes situaciones:

• para cuidar hijos, padres, suegros, abuelos, nietos, hermanos, cónyuges o parejas domésticas registradas gravemente enfermos; o
• para crear un vínculo con un nuevo niño que entra en la familia del miembro del personal por nacimiento, adopción o cuidado de crianza temporal.

● Beneficio: El monto del beneficio semanal se basa en el sueldo del miembro del personal. Los miembros del personal pueden complementar el PFL con una licencia por enfermedad con goce de sueldo, vacaciones o feriados personales.

● Período de espera: No hay período de espera. Un miembro del personal tiene derecho a ocho semanas (ocho semanas a partir del 1 de julio de 2020) de beneficios del PFL, una vez que se haya presentado y aprobado un reclamo válido.

● Condiciones: En caso de enfermedad de un familiar, el miembro del personal podrá solicitar beneficios del PFL de manera intermitente, si la atención que se brinda al familiar se hace a intervalos, o si la enfermedad que lo afecta es recurrente. Los miembros del personal no pueden solicitar beneficios del PFL si otro familiar (p. ej., un abuelo o un padre) está listo, dispuesto y disponible para atender al familiar enfermo o lesionado. Se puede exigir a un miembro del personal que firme una declaración jurada en la que afirme esto.

● Beneficios: Los miembros del personal son responsables de hacer los pagos de cualquier beneficio elegido que puedan tener con el HMC durante el tiempo en que estén de licencia y reciban beneficios del PFL.

● Administración: La Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de The Claremont Colleges Services es responsable de administrar los beneficios del PFL.

Impuestos de la seguridad social y Medicare
El College paga una contribución de contrapartida en las cuentas de la seguridad social y Medicare de cada miembro del personal. La parte del miembro del personal se retiene de cada cheque de pago de salario, según lo exige la ley.

Seguro de desempleo
El seguro de indemnización por desempleo ofrece beneficios a los miembros del personal que queden desempleados y cumplan con los requisitos establecidos por el Código de seguro de desempleo de California.

Seguro de indemnización por accidentes de trabajo
Un miembro del personal que sufra una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo podrá ser elegible para recibir beneficios de indemnización por accidentes de trabajo de conformidad con la ley estatal. Se espera que un miembro del personal reporte inmediatamente a un supervisor una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. El Reporte de accidente/enfermedad de trabajo del empleado y del supervisor debe presentarse en la Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de The Claremont Colleges Services, dentro de los dos días siguientes a la lesión o enfermedad relacionada con el trabajo (ver Reporte de lesiones/enfermedades relacionadas con el campus en la sección Seguridad y respuesta ante emergencias). Los formularios de Reporte de accidente/enfermedad están disponibles en línea en www.hmc.edu/hrforms.

– Beneficios del HMC

Además de los beneficios opcionales de The Claremont Colleges, el HMC ofrece lo siguiente a los miembros del personal elegibles. La Oficina de Recursos Humanos y el sitio web de la Oficina de Recursos Humanos ofrecen información y asistencia sobre estos beneficios.

Cuidado suplente
El College se asoció con Bright Horizons para ofrecer a los miembros del personal elegibles el Back-Up Care Advantage Program [Programa de beneficios de cuidado suplente], que brinda servicios de cuidado suplente cuando un miembro del personal necesita estar en el trabajo, y el cuidado habitual de niños o adultos/adultos mayores no está disponible por motivos como:

• el cuidador habitual o el cónyuge no está disponible;
• el centro habitual o la escuela del niño está cerrada;
• un ser querido está moderadamente enfermo o recuperándose de una cirugía; o
• hay brechas entre los acuerdos de cuidado a tiempo completo.

Los miembros del personal tienen hasta 80 horas de cuidado suplente por año calendario y son responsables del pago de un copago nominal por hora para los servicios. Se requiere un mínimo de cuatro horas para el cuidado en el hogar. Los detalles están disponibles en el sitio web de Recursos Humanos del HMC.

Programa de incentivos de viaje compartido
El College ofrece incentivos en efectivo a los miembros del personal elegibles que no conduzcan solos al campus o viajen al College por medios de transporte alternativos (pp. ej., bicicleta o transporte público). Los incentivos en efectivo se declaran como ingresos imponibles.

Plan de becas para niños dependientes
El College ofrece becas a los hijos elegibles de empleados que trabajan al menos medio tiempo y que han estado en el College durante el equivalente a un año a tiempo completo. Las becas podrán concederse únicamente a los hijos dependientes que cursen estudios universitarios como candidatos a un título en una institución educativa acreditada de nivel universitario. La beca máxima que puede concederse a un beneficiario es la mitad de la matrícula y de las cuotas obligatorias (excluidos los gastos de libros, suministros, seguro médico y gastos de alojamiento y comida) que se exigen a los estudiantes universitarios en la institución a la que asistirá el beneficiario. Sin embargo, ninguna beca podrá superar una cantidad equivalente a la mitad de la matrícula y las cuotas obligatorias vigentes en ese momento para los estudiantes del Harvey Mudd College. La beca para un empleado a tiempo parcial se prorratea sobre la base de su horario de trabajo semanal habitual.

Se puede obtener información adicional en el sitio web de Recursos Humanos, en https://www.hmc.edu/human-resources/benefits/dependent-collegiate- scholarship/.

Bonificación de matrícula para empleados (cursos del HMC)
Después de seis meses de servicio, un empleado elegible puede inscribirse en un curso por semestre en el HMC, con la aprobación del profesor. La matrícula y las cuotas se le bonifican

No se permite usar el tiempo libre no remunerado para asistir a las clases del College durante el horario normal de trabajo, pero puede ser aprobado en algunos casos, a criterio del supervisor y del vicepresidente del área. Los empleados que deseen asistir a las clases del College durante el horario normal de trabajo podrán usar el tiempo de vacaciones acumulado en la medida en que lo apruebe por adelantado el supervisor del empleado.

– Beneficios jubilatorios

Plan de jubilación académica

El Plan de jubilación académica (ARP, por sus siglas en inglés) es un plan de jubilación de contribución definida conforme al cual el HMC aporta el 12% del salario base. Las contribuciones se adquieren de inmediato. Las contribuciones del empleador se harán en forma predeterminada al fondo de jubilación correspondiente, a menos que se elija una asignación de inversión específica. Para participar en el ARP, los miembros del personal deben haber cumplido 21 años de edad y se les puede exigir que cumplan con un requisito de servicio que varía según el puesto que ocupen.

– Tiempo libre remunerado

Licencia por fallecimiento de un familiar cercano
Los miembros del personal regulares a tiempo completo y tiempo parcial tienen derecho hasta cinco días remunerados después del fallecimiento de:

• Hijos, que incluyen nietos o hijastros;
• Cónyuge actual o pareja doméstica registrada o su hijo;
• Padres, incluidos abuelos, padrastros, abuelastros o suegros;
• Hermanos, incluidos hermanastros o cuñados

El permiso por fallecimiento de un familiar cercano debe completarse dentro de los tres (3) meses después del fallecimiento del familiar. El permiso por fallecimiento de un familiar cercano puede utilizarse de forma intermitente (por ejemplo, pueden tomarse dos días libres para ocuparse de asuntos inmediatos y, un mes después, otros tres días para asistir a un servicio de celebración de vida). El permiso por fallecimiento de un familiar cercan osólo está disponible para los empleados que hayan trabajado para el Colegio durante al menos 30 días antes del inicio del permiso. Se puede solicitar a los empleados que aporten documentación, como una esquela.

Feriados
El Harvey Mudd College considera lo siguiente como feriados remunerados para los miembros del personal elegibles para beneficios regulares:

• Día de Año Nuevo
• Cumpleaños de Martin Luther King Jr.
• Día de César Chávez
• Juneteenth
• El 4 de julio
• Día laboral
• Día de Acción de Gracias
• El día después de Acción de Gracias
• Nochebuena
• Día de Navidad

Cuando un feriado sea un sábado, se trasladará al viernes anterior. Cuando un feriado sea un domingo, se trasladará al lunes siguiente.

Además de recibir el pago por feriados, los miembros del personal no exentos, que deban trabajar en uno de los feriados mencionados anteriormente, recibirán un monto adicional por trabajar el feriado, a razón de una vez y media la tasa de pago regular del miembro por las horas trabajadas. HMC utiliza este pago adicional por días festivos, pagado a la tarifa de horas extras, como un crédito contra las horas extras, si las hubiera, según y en la medida permitida por la ley.

Los miembros del personal exentos que deban trabajar en un feriado podrán solicitar un día libre alternativo dentro de los 30 días siguientes al feriado.

Licencia para ser jurado o testigo
El College proporcionará a los miembros del personal tiempo libre, según lo exigido por la ley, para prestar servicio en un jurado o gran jurado o para comparecer como testigos en un tribunal u otro proceso legal. Además, a los miembros del personal regulares se les concederá una licencia paga durante un máximo de 10 días de servicio como jurado o testigo por año calendario.

Todo servicio de jurado que supere los 10 días será sin goce de sueldo, con la salvedad de que los miembros del personal exentos que trabajen cualquier parte de una semana laboral, en la que también presten servicio como jurado o comparezcan como testigos, recibirán su salario completo por esa semana laboral. Los miembros del personal podrán optar por sustituir las vacaciones acumuladas durante cualquier licencia no remunerada por prestar servicio como jurado o comparecer como testigos.

Los miembros del personal deben notificar con una antelación razonable la necesidad de tomar una licencia para ser jurado o testigo. Asimismo, se espera que los miembros del personal se presenten a trabajar cada día o parte de un día que no estén cumpliendo su deber como jurado o testigo.

Feriados personales
Elegibilidad

• Los miembros del personal regulares que tengan un cronograma de trabajo habitual de al menos 20 horas a la semana son elegibles para acumular horas de feriados personales.
• Los miembros del personal que tengan un cronograma de trabajo habitual inferior a 20 horas a la semana y los miembros del personal temporales, que no son elegibles para recibir beneficios, no son elegibles para acumular feriados personales.

Uso y programación

• Los miembros del personal son elegibles para usar el feriado personal una vez que lo hayan acumulado.
• No pueden utilizar el feriado personal antes de haberlo ganado.
• La programación y el uso de los feriados personales deben ser acordados con el supervisor y aprobados por este, de conformidad con los procedimientos del departamento.

Ingreso del feriado personal en los registros de tiempo

• Los miembros del personal no exentos usan y reportan las horas de feriado personal reales utilizadas, que se redondean al incremento de 15 minutos más cercano.
• Los miembros del personal exentos usan y reportan las horas de feriado personal en incrementos de cuatro u ocho horas, excepto cuando el feriado personal se use para complementar beneficios por discapacidad o permiso familiar pagado.

Tasas de acumulación y acumulación máxima

• Los miembros del personal actuales acumulan 1.33 horas por mes hasta un máximo de tres feriados personales. A los miembros del personal que tengan un saldo de horas de feriados personales al 30 de junio se les acumulará el saldo hasta el 1 de julio, y se les concederán horas de feriado personal adicionales hasta el equivalente a tres días.
• Un miembro del personal recientemente contratado acumula 1.33 horas por mes hasta un máximo de tres feriados personales.
• La cantidad de días/horas de feriados personales acumulados se prorratea a la FTE (equivalencia a tiempo completo) específica del miembro del personal. Por ejemplo:
• FTE del 100% (40 horas/semana) se acumula a 1.33 horas/mes
• FTE del 62.5% (25 horas/semana) se acumula a 0.84 horas/mes;
• FTE del 50% (20 horas/semana) se acumula a 0.67 horas/mes
• Los miembros del personal pueden acumular hasta un máximo de tres feriados personales.

Finalización del empleo

Al momento de la finalización del empleo, el miembro del personal recibe un pago por los feriados personales acumulados, pero no usados, hasta el monto máximo.

Beneficios de licencia por enfermedad con goce de sueldo

El College proporciona beneficios de licencia por enfermedad con goce de sueldo a todos los miembros del personal regulares a tiempo completo, tiempo parcial y temporales por períodos de ausencia temporal debido a enfermedades, lesiones y otros fines específicos, como se indica a continuación.

Tasa de acumulación y acumulación máxima

Los miembros del personal regulares a tiempo completo , que tengan un cronograma de trabajo habitual de al menos 20 horas a la semana, acumulan licencia por enfermedad con goce de sueldo desde la fecha de contratación, a razón de un día por mes, y pueden traspasar la licencia por enfermedad con goce de sueldo acumulada, pero no usada, de un año fiscal al siguiente (1 de julio al 30 de junio), hasta un máximo de 120 días.

Todos los demás miembros del personal acumulan licencia por enfermedad con goce de sueldo a razón de una hora por cada 30 horas trabajadas y pueden traspasar dicha licencia acumulada, pero no usada, de un año fiscal al siguiente, hasta un máximo de 48 horas.

Si el miembro del personal alcanza este límite, no se acumulará ninguna licencia por enfermedad con goce de sueldo futura hasta que dicho miembro use la licencia por enfermedad y quede por debajo del límite.

Uso de la licencia por enfermedad acumulada

La licencia por enfermedad con goce de sueldo puede utilizarse para ausencias debidas al diagnóstico, la atención o el tratamiento de una enfermedad existente del miembro del personal, o a la atención preventiva de este. La licencia por enfermedad con goce de sueldo también puede ser usada para fines específicos por un miembro del personal que sea víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho.

Cada año Calendario, un miembro del personal puede utilizar el derecho de licencia por enfermedad acumulado y disponible para ausencias debidas al diagnóstico, atención o tratamiento de una condición de salud existente de, o cuidado preventivo para, el miembro de la familia de un miembro del personal, en una cantidad no menor que la licencia por enfermedad que se devengaría durante seis meses a la tasa actual del empleado de derecho. La designación de la licencia por enfermedad tomada por estas razones se realizará a la sola discreción del empleado. A los efectos de la presente política, “familiar” hace referencia a: a) hijos; b) padres biológicos, adoptivos o de crianza temporal, padrastros o tutores legales del miembro del personal o del cónyuge o la pareja doméstica registrada del miembro del personal, o una persona que ocupaba el lugar de los padres cuando el miembro del personal era menor, c) cónyuges, d) parejas domésticas registradas, e) abuelos, f) nietos, g) hermanos, u h) otras personas que vivan en el grupo familiar inmediato del empleado. El término “hijos” incluye hijos biológicos, adoptados o de crianza temporal, hijastros, menores en guarda legal, menores para quienes el empleado ocupa el lugar de padre/madre o hijos de una pareja doméstica registrada.

La licencia por enfermedad con goce de sueldo puede utilizarse en incrementos no inferiores a 15 minutos para el personal no exento y de dos horas para el personal exento.

Los miembros del personal regulares pueden utilizar la licencia por enfermedad con goce de sueldo cuando se acumule. Todos los demás miembros del personal no podrán utilizar la licencia por enfermedad con goce de sueldo hasta que hayan cumplido los 90 días de empleo, y no podrán tomarse licencia por enfermedad con goce de sueldo antes de obtenerla. Si el miembro del personal no tiene suficiente licencia por enfermedad con goce de sueldo para cubrir una ausencia, puede solicitar el uso de vacaciones o feriados personales o no recibir ningún pago por la ausencia.

Para el uso de la licencia por enfermedad por un período de tiempo prolongado, por favor vea la Sección 7- Licencias de Ausencia, que describe los requisitos y parámetros de las licencias en el Colegio.

Solicitudes para usar la licencia por enfermedad con goce de sueldo

Cuando sea previsible la necesidad de utilizar la licencia por enfermedad con goce de sueldo, se requiere una notificación previa razonable. Cuando no sea previsible la necesidad de utilizar la licencia por enfermedad con goce de sueldo, se debe notificar tan pronto como sea posible. La notificación puede darse verbalmente o por escrito al supervisor del miembro del personal o a la Oficina de Recursos Humanos. A los miembros del personal que tomen más de tres días de licencia por enfermedad con goce de sueldo se les puede exigir que presenten documentación apropiada respaldatoria de la licencia, que, en el caso de una ausencia debida a la enfermedad o discapacidad del miembro del personal, podrá incluir un certificado médico que acredite que dicho miembro está en condiciones de retomar sus tareas normales.

Remuneración de la licencia por enfermedad

En el caso de los miembros del personal no exentos, la licencia por enfermedad con goce de sueldo se remunerará al salario normal de pago por la semana laboral en la que el miembro del personal tome dicha licencia. En el caso de los miembros del personal exentos, la licencia por enfermedad con goce de sueldo se remunerará de la misma manera en la que el College calcula los salarios de otros tipos de licencia remunerada.

La licencia por enfermedad con goce de sueldo no se acumula mientras el miembro del personal está de licencia. A los miembros del personal no se les pagará la licencia por enfermedad con goce de sueldo acreditada pero no utilizada al finalizar su empleo. Sin embargo, los miembros del personal que vuelvan a ser contratados por el College dentro del año desde la separación tendrán a su disposición la licencia por enfermedad con goce de sueldo acumulada y no utilizada en virtud de esta política.

Política contra las represalias o la discriminación

El College prohíbe toda forma de represalias o discriminación contra un miembro del personal por intentar utilizar o usar la licencia por enfermedad con goce de sueldo en virtud de esta política, y por cualquier otro motivo prohibido por la ley aplicable. Los miembros del personal que consideren que han sido objeto de discriminación o represalias deben reportar la cuestión a la Oficina de Recursos Humanos.

Licencia para ir a votar

Si un miembro del personal no tiene suficiente tiempo fuera del horario de trabajo para votar en una elección oficial aprobada por el estado, dicho miembro puede tomarse horas de trabajo suficientes para votar. Este tiempo libre debe tomarse al principio o al final de la jornada laboral normal del miembro del personal. El HMC le pagará al miembro del personal hasta dos horas de tiempo libre para votar. Cuando sea posible, el miembro del personal que solicite tiempo libre para votar debe avisar a su supervisor con al menos dos días de anticipación.

Vacaciones
Elegibilidad

• Los miembros del personal regulares que tengan un cronograma de trabajo habitual de al menos 20 horas a la semana son elegibles para acumular vacaciones.
• Los miembros del personal que tengan un cronograma de trabajo habitual inferior a 20 horas a la semana y los miembros del personal temporales, que no son elegibles para recibir beneficios, no son elegibles para acumular vacaciones.
• Las vacaciones no se acumulan durante períodos de licencias remuneradas y no remuneradas.

Uso y programación

• Los miembros del personal recientemente contratados tienen derecho a utilizar las vacaciones una vez que se acumulen.
• No pueden utilizar las vacaciones antes de haberlas obtenido.
• La programación y el uso de las vacaciones deben ser acordados con el supervisor del miembro del personal, y aprobados por este, de conformidad con los procedimientos del departamento.

Ingreso de la licencia por vacaciones en los registros de tiempo

• Los miembros del personal no exentos usan y reportan las horas de vacaciones reales utilizadas, que se redondean al incremento de 15 minutos más cercano.
• Los miembros del personal exentos usan y reportan las horas de vacaciones en incrementos de cuatro u ocho horas, excepto cuando las vacaciones se usan para complementar los beneficios por discapacidad, licencia por enfermedad con goce de sueldo o permiso familiar pagado.

Tasas de acumulación y acumulación máxima

• Las vacaciones se acumulan a partir de la fecha de contratación del miembro del personal. El monto acumulado se prorratea a la FTE específica del miembro del personal (FTE significa equivalencia a tiempo completo, p. ej., un puesto de 40 horas/semana, 12 meses/año = FTE de 1.0; un puesto de 20 horas/semana, 12 meses/año = FTE de 0.50).
• La cantidad máxima que puede acumularse es una vez y media (1 ½) la acumulación anual.
• A los miembros del personal se les concede la acumulación de vacaciones al comienzo de cada período de pago. Los miembros del personal no exentos acumulan 1/26 (un veintiseisavo) de su monto anual al comienzo de cada período de pago, como se indica en el cuadro que figura a continuación. Los miembros del personal exentos acumulan 1/12 (un doceavo) de su monto anual al comienzo de cada período de pago, lo que equivale a 14.67 horas por mes con un máximo de 33 días de acumulación.

En el cuadro siguiente se indica la acumulación anual en días y las acumulaciones máximas para los miembros del personal no exentos:

Meses de empleo continuo	Cantidad de días acumulados	Acumulación máxima de días	Acumulación quincenal por período de pago
1 a 12	10	15	3.08
13 a 24	12	18	3.68
25 a 36	18	27	5.54
37 y más	22	33	6.77

Finalización del empleo
Al momento de la finalización del empleo, el miembro del personal recibe un pago por las vacaciones acumuladas, pero no usadas.

7. LICENCIAS DE AUSENCIA

El Harvey Mudd College ofrece a los miembros del personal diversas opciones de licencia en caso de que el miembro del personal tenga que ausentarse del trabajo durante un período de tiempo prolongado debido a necesidades de atención personal, médica o familiar. Si más de una opción de licencia es aplicable, el período de elegibilidad para la licencia en cada una de ellas puede transcurrir simultáneamente. Algunas licencias requieren que el miembro del personal complete formularios u obtenga un certificado de un proveedor de asistencia médica. Los formularios requeridos están disponibles en la Oficina de Recursos Humanos o en la Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services. Estos formularios proporcionan información detallada sobre los permisos a los que puede optar y los requisitos y parámetros del uso de las horas acumuladas de enfermedad, vacaciones y personales que puede utilizar para complementar la financiación de un permiso.

Es responsabilidad del miembro del personal asegurarse de que cumpla todos los requisitos cuando solicite un tipo de licencia determinado. Si un miembro del personal tiene preguntas o necesita ayuda, puede obtener información en la Oficina de Recursos Humanos, la Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services y la Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de The Claremont Colleges Services.

– LICENCIAS MÉDICAS Y PARA CUIDAR FAMILIARES

Licencia por discapacidad debida a lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo

Todo miembro del personal que esté discapacitado o no pueda trabajar debido a una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo recibirá una licencia sin goce de sueldo. La duración de la licencia será compatible con la ley aplicable. Toda licencia por una lesión o enfermedad que califique como enfermedad grave en el sentido de la Ley de licencia familiar y médica (FMLA, por sus siglas en inglés) o la Ley de derechos de la familia de California (CFRA, por sus siglas en inglés) se aplicará simultáneamente con cualquier otra licencia a la que el miembro del personal tenga derecho en virtud de la política de Licencia médica y para cuidar familiares del College.

Las disposiciones de la política de Licencia médica y para cuidar familiares del College relativas a los efectos de la licencia en la remuneración y los beneficios. A los fines de la aplicación de estas disposiciones, se considera que una discapacidad debida a una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo es una enfermedad grave.

El miembro del personal al que se le conceda una licencia de conformidad con esta política debe mantener informada a la Oficina de Recursos Humanos de forma

oportuna respecto de los cambios de situación que puedan afectar su capacidad para regresar al trabajo y la fecha prevista para su regreso.

Ley de licencia familiar y médica (FMLA)/Ley de derechos de la familia de California (CFRA)

La licencia de un miembro del personal por una condición de salud grave propia o para cuidar familiares puede satisfacer los requisitos de la Ley de licencia familiar y médica (FMLA) y/o la Ley de derechos de la familia de California (CFRA), en cuyo caso el miembro del personal está facultado a recibir determinados derechos y beneficios durante la licencia.

Si bien las licencias de la FMLA y la CFRA por lo general se aplican de forma simultánea y tienen disposiciones similares, existen algunas diferencias. Cuando hay diferencias, se aplica la licencia que ofrece el mayor beneficio.

En la tabla siguiente se resume cada licencia y la forma en que se administra cada una de ellas en el HMC. El cuadro tiene por objeto servir de guía general únicamente. La Oficina de Recursos Humanos examinará las circunstancias individuales de cada licencia con el miembro del personal y le proporcionará más detalles.

Elegibilidad

Un miembro del personal es elegible para la licencia de la FMLA/CFRA, si:

• trabajó en el HMC durante un total de al menos 12 meses;
• trabajó al menos 1,250 horas durante el período de 12 meses antes de la fecha de inicio de la licencia.

Elegibilidad e interrupción en el servicio

• Incluso con una interrupción en el servicio, un miembro del personal es elegible para una licencia siempre y cuando haya trabajado para el HMC durante un total de 12 meses

Duración de la licencia

• Hasta 12 semanas en un período de 12 meses. (Puede ser más largo según el tipo de licencia y la ley). La licencia tomada por el nacimiento, la adopción o el cuidado de crianza temporal de un niño debe concluirse en el plazo de un año a partir del nacimiento, adopción o inicio del cuidado de crianza temporal del menor por parte del miembro del personal.

Licencia intermitente

• Un miembro del personal puede tomar una licencia de manera intermitente o con un cronograma de licencia reducido si es médicamente necesario. Las licencias que se tomen para establecer vínculos con un recién nacido o un menor colocado en adopción o para el cuidado de crianza temporal con un miembro del personal por lo general deben tomarse en bloques de al menos dos semanas de duración; sin embargo, el College les proporcionará a los miembros del personal licencias para tales fines inferiores a dos semanas de duración en cualquiera de las dos (2) ocasiones.

Cálculo del período de licencia

• El período de licencia de 12 meses se mide sobre la base de un sistema “retroactivo”, es decir, 12 meses medidos hacia atrás desde la fecha en que el miembro del personal utiliza cualquier licencia familiar o médica
• Sin embargo, cabe señalar que el período de 12 meses de licencia para atender a un miembro del servicio militar lesionado se mide hacia adelante desde la fecha en que comienza la primera licencia de un miembro del personal para cuidar al miembro del servicio militar cubierto. [véase “Motivo de la licencia”].

Motivo de la licencia – FMLA

• Nacimiento o colocación de un niño en adopción o en cuidado de crianza temporal
• Para cuidar a un cónyuge, hijo o padre que tenga una enfermedad grave*
• La incapacidad del empleado para realizar funciones esenciales de su puesto debido a una enfermedad grave
• Una exigencia calificada que surja como resultado de que el padre, hijo o cónyuge del empleado sea llamado al servicio activo en las Fuerzas Armadas*Un miembro del personal tiene derecho a tomar hasta 26 semanas de licencia para cuidar a un padre, hijo, cónyuge u otro familiar cercano que esté recibiendo tratamiento médico por una enfermedad o lesión grave sufrida en el cumplimiento del servicio militar activo.

Motivo de la licencia – CFRA

• Nacimiento o colocación de un niño en adopción o en hogar de acogida
• Para cuidar a un cónyuge, pareja doméstica registrada*, hijo/a, padre/madre, abuelo/a, nieto/a, hermano/a que tenga una enfermedad grave, o person asignada**
• La incapacidad del miembro del personal para realizar funciones esenciales debido a una condición de salud  grave**
• Una exigencia calificada que surja como resultado de que el padre/madre, hijo/a, cónyuge, o pareja domestica registrada del empleado sea llamado al servicio activo en las Fuerzas Armadas.*

* Las parejas domésticas registradas, abuelo/as, nieto/as o hermano/as no están cubiertas por la FMLA. Si un miembro del personal toma la licencia de CFRA por este razón el tiempo no cuenta contra el derecho de 12-semanas FMLA.

** Según la CFRA, una “persona asignada” se identifica como “cualquier individuo relacionado por sangre o cuya asociación con el empleado sea equivalente a una relación familiar”. Un empleado puede identificar a su “persona asignada” en el momento en que solicita la licencia para cuidar de esa persona. Un empleado sólo puede tener una “persona asignada” en un periodo de 12 meses.

*** La licencia debida a la incapacidad por embarazo, parto o enfermedad relacionada de la empleada no se descuenta del derecho a la licencia CFRA de 12 semanas. [Véase ” Licencia por incapacidad derivada del embarazo”].

Definición de enfermedad grave

• Una enfermedad, lesión, impedimento o trastorno físico o mental que implique: i) la admisión en un centro de atención médica con la expectativa de pasar la noche, o ii) el tratamiento continuo por parte de un proveedor de asistencia médica respecto de una enfermedad que impida al miembro del personal realizar funciones esenciales de su trabajo o que impida a un familiar calificado participar en actividades escolares u otras actividades diarias).

Definición de familiares cubiertos

• Padre: biológico, adoptivo, padrastro, tutor legal o persona que ocupaba el lugar de padre/madre cuando el miembro del personal era menor.
• Hijo: biológico, adoptado, de crianza temporal, hijastro, menor en guarda legal, hijo de una persona que ocupa el lugar de padre/madre que sea menor de 18 años o mayor de 18 años si está incapacitado.
• Nieto – un hijo del hijo del miembro del personal.
• Abuelo – un padre del padre del miembro del personal.
• Hermano – una persona relacionada con otra persona por sangre, adopción o afinidad a través de un padre legal o biológico común.
• CFRA – Socio doméstico registrado e hijo de pareja doméstica registrada.

Requisitos de notificación

• Para las licencias que son previsibles, el College solicita 30 días de notificación (oral o por escrito). Para las licencias que no son previsibles, la notificación debe darse lo antes posible.

Beneficios durante una licencia

• Los beneficios del seguro médico continúan durante una licencia conforme a los mismos términos y condiciones que se proporcionaban mientras el miembro del personal estaba trabajando. El miembro del personal es responsable del pago de su parte de las primas.

Requisitos de certificación médica y segundas y terceras opiniones

• Si la licencia se debe a una enfermedad del miembro del personal o al cuidado de un familiar enfermo cubierto, el miembro del personal debe presentar un certificado médico de un proveedor de asistencia médica.
• Si el miembro del personal solicita y se le conceden beneficios de VDI, el certificado médico presentado con la solicitud podrá ser aceptado a los efectos de la licencia de la FMLA/CFRA.
• FMLA: una licencia que se toma debido a la necesidad de cuidar a un miembro del servicio militar debe estar respaldada por una certificación del proveedor de asistencia médica de dicho miembro.
• FMLA: una licencia que se toma debido a una “exigencia calificada” relacionada con el servicio militar debe estar respaldada por una certificación de necesidad.
• El HMC puede requerir que un miembro del personal obtenga una segunda opinión médica de un proveedor de atención médica seleccionado por el HMC. Una tercera opinión puede ser requerida si la primera y la segunda opinión difieren. El HMC paga los gastos de una segunda y tercera opinión médica.

Recertificación

• Puede requerirse una recertificación si el período de licencia autorizado vence y el miembro del personal solicita otra licencia, y según lo permita la ley de otra manera.

Regreso al trabajo

• Si la licencia se debe a una enfermedad grave del propio miembro del personal, el HMC exigirá una certificación del proveedor de asistencia médica del miembro del personal que indique que dicho miembro está en condiciones de volver a su puesto antes de regresar al trabajo.
• Con pocas excepciones, el miembro del personal que regrese de una licencia aprobada será reintegrado al mismo puesto o a uno equivalente.
• Si el mismo puesto o uno equivalente dejó de existir durante la licencia del miembro del personal y, si dicho miembro no se hubiera tomado la licencia, no habría estado empleado de todas maneras en el momento en que se solicita la reincorporación, el HMC no estará obligado a reincorporarlo.
• Se considerará que el miembro del personal que no regrese al final de una licencia aprobada ha renunciado voluntariamente.

Remuneración durante una licencia

• La licencia de la FMLA y la CFRA no es remunerada. Sin embargo, un miembro del personal puede sustituir los beneficios de la licencia por enfermedad con goce de sueldo, vacaciones y/o feriados personales acumulados, pero no usados, por la licencia sin goce de sueldo. En el caso de los miembros del personal que califiquen para beneficios de reemplazo de ingresos parciales y que los estén recibiendo, por medio de los beneficios de VDI o del permiso familiar pagado de California, el College integrará/coordinará dichos pagos con los pagos recibidos por enfermedad, vacaciones o feriados personales, de modo que el miembro del personal pueda recibir hasta el 90% de su salario bruto semanal normal.

– Licencia por discapacidad derivada del embarazo (PDL)

Conforme a la ley de California, las miembros del personal que estén discapacitadas debido a un embarazo, parto o enfermedades relacionadas pueden tomar una licencia por discapacidad derivada del embarazo (PDL, por sus siglas en inglés) sin goce de sueldo, como se describe a continuación. La PDL se aplica de forma simultánea con la licencia de la FMLA, pero no se ejecuta simultáneamente con la licencia de la CFRA. El cuadro tiene por objeto servir de guía general únicamente.
La Oficina de Recursos Humanos examinará las circunstancias individuales de cada licencia con el miembro del personal y le proporcionará más detalles.

Elegibilidad

• Una miembro del personal que esté discapacitada por cuestiones derivadas del embarazo, parto o una enfermedad relacionada puede tomar una licencia por el período de discapacidad real de hasta cuatro meses (es decir, 17 semanas y 1/3). No existe un requisito de antigüedad, ni de un mínimo de horas trabajadas para ser elegible para la licencia. Además, la miembro del personal puede ser elegible, en virtud de la CFRA, para una licencia para establecer vínculos después del nacimiento de un hijo, hasta un máximo de 12 semanas.

Motivo de la licencia

• Discapacidad derivada del embarazo, parto o una enfermedad relacionada, incluidas las náuseas matinales y la atención prenatal.

Licencia intermitente y adaptaciones

• Una miembro del personal puede tomar una licencia de manera intermitente o con un cronograma de licencia reducido si es médicamente necesario.
  El College también se adaptará en forma razonable a las necesidades médicas relacionadas con el embarazo (como modificar temporalmente las tareas laborales, permitir descansos más frecuentes, trasladarse a un puesto menos extenuante o peligroso, cuando se disponga de uno)

Licencia durante el cierre aprobado del campus

• Los días/semanas de cierre aprobado del campus no cuentan para el derecho a la licencia de 12 semanas.

Requisitos de notificación

• Para las licencias que son previsibles, el College solicita 30 días de notificación (oral o por escrito). Para las licencias que no son previsibles, la notificación debe darse lo antes posible.

Beneficios durante una licencia

• Los beneficios del seguro médico continúan durante una licencia conforme a los mismos términos y condiciones que se proporcionaban mientras la miembro del personal estaba trabajando. La miembro del personal es responsable del pago de su parte de las primas.

Requisitos de certificación para licencias o adaptaciones

• Salvo en caso de emergencia médica en la que no haya tiempo de obtenerlo, la miembro del personal deberá presentar un certificado médico por escrito de su proveedor de asistencia médica en el que conste la necesidad médica de una adaptación razonable, un traslado o una PDL.

Recertificación

• Puede requerirse una recertificación si el período de licencia autorizado vence y la miembro del personal solicita otra licencia.

Remuneración durante una licencia

• La PDL es no remunerada. Sin embargo, una miembro del personal puede sustituir los beneficios de la licencia por enfermedad con goce de sueldo, vacaciones y/o feriados personales acumulados, pero no usados, por la licencia sin goce de sueldo. En el caso de las miembros del personal que califiquen para beneficios de reemplazo de ingresos parciales y que los estén recibiendo, por medio de los beneficios de VDI, el College integrará/coordinará dichos pagos con los pagos recibidos por enfermedad, vacaciones o feriados personales, de modo que la miembro del personal pueda recibir hasta el 90% de su salario bruto semanal normal (ver Licencia por discapacidad a corto plazo).

Regreso al trabajo

• El HMC exigirá una certificación del proveedor de asistencia médica de la miembro del personal que indique que dicha miembro está en condiciones de volver a su puesto antes de regresar al
• Con pocas excepciones, la miembro del personal que regrese de una licencia aprobada será reintegrada al mismo puesto o a uno
• No obstante, si el mismo puesto o uno equivalente dejó de existir durante la licencia de la miembro del personal y, si dicha miembro no se hubiera tomado la licencia, no habría estado empleada de todas maneras en el momento en que se solicita la reincorporación, el HMC no estará obligado a reincorporarla.
• Se considerará que la miembro del personal que no regrese al final de una licencia aprobada ha renunciado voluntariamente.

– Licencia por discapacidad temporal debida a lesiones o enfermedades no relacionadas con el trabajo

Los miembros del personal que hayan agotado o no sean elegibles de otra manera para tomar una licencia, en virtud de las políticas de licencias del College, podrán solicitar una licencia por discapacidad temporal para recibir adaptaciones razonables por una discapacidad calificada en virtud de la Americans with Disabilities Act [Ley sobre estadounidenses con discapacidades] o la California Fair Employment and Housing Act [Ley de igualdad en el empleo y la vivienda de California].

Las solicitudes de licencias por discapacidad temporal conforme a esta política se considerarán mediante un proceso interactivo en función de cada caso, de conformidad con las obligaciones del College en virtud de las leyes federales y estatales, y deben estar respaldadas por pruebas de necesidad médica. La solicitud debe presentarse a la Oficina de Recursos Humanos, tan pronto como el miembro del personal tome conocimiento de la discapacidad temporal y prevea que no podrá trabajar. En la solicitud debe especificarse la fecha en la que comienza la licencia y la fecha prevista de regreso al trabajo. Si se produce un cambio en la fecha de

regreso al trabajo, el miembro del personal debe notificar a la Oficina de Recursos Humanos de inmediato. El miembro del personal debe presentar periódicamente un certificado de la discapacidad médica. En cualquier momento durante la licencia, el College podrá requerir una confirmación independiente de la discapacidad por un profesional médico calificado elegido por el College.

Las disposiciones de la política de Licencia médica y para cuidar familiares del College relativas a los efectos de la licencia en la remuneración y los beneficios.

La duración de una licencia conforme a esta política se ajustará a la ley aplicable, pero en ningún caso la licencia se prolongará más allá de la fecha en la que el miembro del personal se torne capaz de realizar las funciones esenciales de su puesto, con o sin adaptaciones razonables.

Tan pronto como sea posible, pero a más tardar una semana antes de que termine la licencia por discapacidad temporal, el miembro del personal debe confirmar una fecha de regreso al trabajo con la Oficina de Recursos Humanos. Antes de regresar de una licencia por discapacidad temporal, el miembro del personal debe obtener la autorización de su proveedor de asistencia médica en la que confirme que puede regresar al trabajo para llevar a cabo sus tareas habituales o establezca alguna restricción.

Al miembro del personal que regrese de una licencia por discapacidad temporal se le ofrecerá el mismo puesto que ocupaba cuando comenzó la licencia, de estar disponible. Si el puesto anterior del miembro del personal no está disponible, se le ofrecerá un puesto equivalente. Si ni el mismo puesto ni uno equivalente están disponibles, el regreso del miembro del personal al trabajo dependerá de las vacantes existentes al momento del regreso previsto de dicho miembro. El College no ofrece garantías de reincorporación, la que dependerá de las calificaciones del miembro del personal para las vacantes existentes.

– Licencia por donación de médula ósea y órganos

Todos los miembros del personal que hayan estado empleados durante al menos 90 días son elegibles para tomarse una licencia para la donación de médula ósea y órganos en virtud de esta política.

Los miembros del personal elegibles pueden tomarse hasta cinco días hábiles de licencia con goce de sueldo por cada período de 12 meses para donar médula ósea. Todo miembro del personal que solicite una licencia por donación de médula ósea debe presentar una verificación por escrito de que es donante de médula ósea y de que existe una necesidad médica para la donación.

Los miembros del personal elegibles podrán tomarse hasta 30 días de licencia con goce sueldo y 30 días de licencia sin goce de sueldo por cada período de 12 meses para ser donantes de órganos. Todo miembro del personal que solicite una licencia

por donación de órganos debe presentar una verificación por escrito de que es donante de órganos y de que existe una necesidad médica para la donación.

Los miembros del personal elegibles podrán utilizar la licencia por donación de médula ósea u órganos por completo de una vez o de manera intermitente. Las licencias tomadas conforme a esta política no se aplicarán simultáneamente con la licencia de la FMLA/CFRA.

Para calificar para la licencia con goce de sueldo conforme a esta política, el miembro del personal que haya acumulado tiempo para licencia por enfermedad o vacaciones con goce de sueldo no utilizado deberá utilizar primero hasta cinco días de la licencia por enfermedad o vacaciones con goce de sueldo, en el caso de una licencia por donación de médula ósea, y hasta dos semanas de licencia por enfermedad o vacaciones disponibles cuando se tome una licencia por donación de órganos. Cualquier licencia que se acumule conforme a esta política, pero no se use, se traspasará al siguiente año calendario.

Toda licencia que se tome para la donación de un órgano o médula ósea no constituirá una interrupción en el servicio a los efectos del derecho del miembro del personal a ajustes del salario, de la posibilidad de acumular beneficios de vacaciones y licencia por enfermedad con goce de sueldo, o de la antigüedad.
Durante toda licencia tomada en virtud de esta política, el College mantendrá y pagará la cobertura de cualquier plan de salud grupal, por toda la duración de la licencia.

Los miembros del personal deben solicitar a su supervisor y al Departamento de Recursos Humanos las licencias previstas en esta política. Las solicitudes de licencia deben hacerse con la mayor antelación posible, pero en un plazo no menor a diez días calendario antes de la fecha prevista para el inicio de la licencia. Las solicitudes deben incluir una verificación por escrito en la que se indique que el miembro del personal es donante de órganos o médula ósea y que existe una necesidad médica para la donación del órgano o médula ósea.

– Licencia por servicio militar

El HMC concede licencias por servicio militar y la continuación de los beneficios de acuerdo con la ley federal y estatal. Si un miembro del personal entra en servicio activo en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos o se le exige que asista a un entrenamiento militar periódico, se le concederá una licencia de conformidad con las leyes que rigen esas licencias. Las solicitudes de licencia deberán presentarse por escrito al HMC con la mayor antelación posible. La solicitud del miembro del personal deberá ir acompañada por una verificación por escrito de la autoridad militar correspondiente, de estar disponible. Sin embargo, la solicitud de licencia no se retrasará si la verificación no está disponible inmediatamente. Un miembro del personal elegible para ser reempleado será reincorporado al trabajo y recibirá los beneficios que habría obtenido si no hubiera estado ausente debido al servicio militar, o en algunos casos, a un trabajo equivalente, según lo exigido por las leyes aplicables.

– Licencia para cónyuges de militares

De conformidad con la ley de California, los miembros del personal que trabajen un promedio de 20 horas o más por semana podrán tomarse hasta diez (10) días de licencia sin goce de sueldo durante el período en que su cónyuge o pareja doméstica registrada esté de licencia por un despliegue militar calificado. Los miembros del personal elegibles deben notificar con dos (2) días hábiles de antelación, como mínimo, que su cónyuge o pareja doméstica registrada estará de licencia por un despliegue calificado, y presentar documentación por escrito en la que se certifique que su cónyuge o pareja doméstica registrada estará de licencia por un despliegue calificado durante el período de licencia solicitado por el miembro del personal. Los miembros del personal podrán optar por sustituir los beneficios de vacaciones o feriados personales acumulados, pero no utilizados, por cualquier parte de la licencia no remunerada.

– Licencia para actividades escolares/cuidado de hijos

A un miembro del personal que sea padre/madre o tutor de un menor suspendido de una escuela pública y al que, de conformidad con el artículo 48900.1 del Código de educación de California, la escuela le solicite que asista a una parte de la jornada escolar en el aula del menor, se le concederá tiempo libre sin goce de sueldo para hacerlo. El miembro del personal al que se le conceda tiempo libre con este fin podrá utilizar los beneficios de vacaciones o feriados personales acumulados.

Asimismo, se concederá a un miembro del personal que sea padre, tutor, abuelo, padrastro, padre de cuidado de crianza temporal o una persona que ocupe el lugar de padre/madre de un menor, hasta cuarenta (40) horas por año calendario, pero no más de ocho (8) horas en cualquier mes calendario, para buscar, inscribir o volver a inscribir a un menor en una escuela o con un proveedor de cuidado de niños autorizado o para participar en las actividades de las escuelas (K-12) o guarderías infantiles autorizadas a las que asistan sus hijos/hijastros. Los miembros del personal deben usar vacaciones acumuladas o beneficios de vacaciones personales, para fines de una ausencia planificada bajo esta política.

A esas personas también se les concederá tiempo libre para que atiendan una emergencia en la escuela o del proveedor de cuidado de niños. Una emergencia en la escuela o con el proveedor de cuidado de niños significa que el hijo del miembro del personal no puede permanecer en la escuela o con el proveedor de cuidado de niños debido a uno de los siguientes motivos:

• La escuela o el proveedor de cuidado de niños solicitó que se recoja al niño, o tiene una política de asistencia (salvo feriados planeados) que prohíbe que el niño asista a la escuela o se quede con el proveedor de cuidado de niños, o requiere que se recoja al niño de dichos lugares;
• Problemas de conducta o disciplina;
• Cierre o indisponibilidad imprevista de la escuela o del proveedor de cuidado de niños, salvo feriados planeados; o
• Un desastre natural, que incluye, a título enunciativo, incendios, terremotos o inundaciones.

El miembro del personal que desee tomar tiempo libre en virtud de esta política debe notificar a su supervisor con antelación razonable la ausencia prevista. Si ambos padres de un niño son empleados del College, la solicitud de tiempo libre para participar en actividades escolares o de guardería se concederá al primer padre que notifique la necesidad de tiempo libre. La solicitud del segundo padre será admitida si es posible.

El College se reserva el derecho de solicitar que el miembro del personal presente una verificación por escrito de la escuela o guardería como prueba de que dicho miembro participó en las actividades de la escuela o guardería en la fecha y el horario específicos.

El College prohíbe toda discriminación o despido por el hecho de que un miembro del personal se tome tiempo libre en virtud de esta política.

– Licencias relacionadas con Actos de Violencia Calificados, Víctimas de violencia doméstica, agresión sexual, acecho y otros ciertos crímenes.

Permisos relacionados con actos de violencia calificados, las víctimas de la violencia doméstica, la agresión sexual, el acoso y algunos otros delitos

El Colegio concederá tiempo libre no pagado a un miembro del personal que haya sido víctima de actos de violencia calificados (QAV) como víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso u otros delitos y ofensas públicas que hayan causado daños físicos o mentales y una amenaza de daño físico para buscar cualquier alivio, incluyendo pero no limitado a tiempo libre para garantizar la salud, la seguridad o el bienestar del miembro del personal o de sus hijos/as. Esto incluye tiempo libre para procedimientos judiciales, servicios de un refugio, programa, centro de crisis por violación u organización de servicios a las víctimas, servicios psicológicos, de asesoramiento o de salud mental, atención médica y participación en programas de planificación de la seguridad, y/o para tomar otras medidas para aumentar la seguridad frente a futuros delitos o abusos, incluido el traslado temporal o permanente. A efectos de esta política, una víctima de un delito también incluye a un miembro del personal cuyo familiar directo o persona designada haya fallecido como consecuencia directa de un delito.

• El College requiere una notificación previa razonable de la licencia, cuando sea factible. Si el tiempo libre se toma debido a una emergencia, el miembro del personal debe, dentro de los 15 días de la ausencia, proporcionar al College una certificación de la necesidad de la licencia, como una denuncia policial, orden judicial, documentación de un proveedor de asistencia médica, defensor de víctimas o terapeuta, o cualquier otra forma de documentación que verifique razonablemente que el crimen o abuso ocurrió, incluyendo, pero no limitado a, una declaración escrita firmada por el miembro del personal, o una persona que actúa en nombre del miembro del personal, certificando que la ausencia es para un propósito autorizado por la ley.
• Los miembros del personal que tomen una licencia de conformidad con esta política pueden decidir aplicar los beneficios de la licencia por enfermedad, vacaciones o feriados personales acumulados y no utilizados.
• Además, el College proporcionará adaptaciones razonables a un miembro del personal que sea víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho y que haya revelado esa situación al College, si el miembro del personal solicita adaptaciones respecto de su seguridad en el trabajo. Tales adaptaciones pueden incluir traslados, reasignaciones, modificaciones del horario, un cambio de teléfono o de lugar de trabajo, asistencia para documentar la violencia doméstica, la agresión sexual o el acecho que se produzca en el lugar de trabajo, un procedimiento de seguridad implementado u otro ajuste en la estructura del trabajo, el lugar de trabajo, el College, o un requisito de trabajo en respuesta un AVQ, a la violencia doméstica, la agresión sexual o al acecho, o derivación a una organización de asistencia a las víctimas.
• El College participará, de buena fe, en un proceso oportuno e interactivo con el miembro del personal para determinar una adaptación razonable eficaz, y el College podrá solicitar que el miembro del personal proporcione: i) una declaración por escrito, firmada por el miembro del personal o por alguien que actúe en su nombre, en la que se certifique que la adaptación se hace con el propósito antes mencionado, y ii) una certificación en la que se demuestre la condición de víctima de
  un AVQ, violencia doméstica, agresión sexual o acecho del miembro del personal. Cada seis meses a partir de la fecha de la certificación anterior, el College podrá solicitar una recertificación de dicha condición.
• El College mantendrá la confidencialidad de las certificaciones si identifica al miembro del personal como víctima de un AVQ, violencia doméstica, agresión sexual o acecho, y divulgará esa información solo cuando lo exija la ley o cuando sea necesario para proteger la seguridad del miembro del personal en el lugar de trabajo. El College notificará al miembro del personal antes de dicha divulgación.
• El College prohíbe la discriminación, el despido o las represalias contra un miembro del personal por tomar tiempo libre o solicitar una adaptación en virtud de esta política, o por la condición de un AVQ, víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho del miembro del personal.

– Licencia para víctimas de delitos

De conformidad con la ley de California, el College concederá tiempo libre a un miembro del personal para que asista a procesos judiciales relacionados con un delito grave, si el miembro del personal es víctima de un delito grave, familiar inmediato de la víctima, pareja doméstica registrada de la víctima o hijo de la pareja doméstica registrada de la víctima. El College exige que, de ser posible, antes de tomar la licencia, el miembro del personal proporcione a Recursos Humanos una copia de la notificación de cada procedimiento programado que le entregue la agencia responsable de otorgar notificaciones a la víctima. Si no es posible otorgar una notificación previa, el miembro del personal debe proporcionar a Recursos Humanos una copia de la notificación dentro de un plazo razonable.

Ningún miembro del personal que se ausente del trabajo en virtud de esta disposición será despedido o discriminado de otro manera en materia de remuneración u otros términos, condiciones o privilegios de empleo, a causa de dicha ausencia. La licencia mencionada no es remunerada. Los miembros del personal que se tomen una licencia conforme a esta política podrán optar por aplicar a esa licencia los beneficios de vacaciones o feriados personales no utilizados.

– Otras licencias

Se otorgará a un miembro del personal una licencia, en la forma y en la medida en que lo exija la ley aplicable, para desempeñar funciones de emergencia como bombero voluntario, oficial de policía de reserva o rescatista, participar en un programa de tratamiento para el abuso de sustancias o de alfabetización, o por otras razones que disponga la ley.

Para obtener una explicación completa de los requisitos de elegibilidad, la duración de las licencias, las obligaciones de notificación, el efecto de las licencias en la remuneración y los beneficios y otras cuestiones relacionadas, los miembros del personal deben contactarse con la Oficina de Recursos Humanos. A menos que la ley exija lo contrario, los empleados no recibirán remuneración por dichas licencias.

– Licencia por cuestiones personales sin goce de sueldo

A criterio exclusivo del HMC, se puede conceder una licencia por cuestiones personales sin goce de sueldo a los miembros del personal regulares para fines tales como educación, servicio público o necesidades especiales de la familia. Las siguientes condiciones se aplican a la licencia por cuestiones personales sin goce de sueldo:

• Los miembros del personal regulares que hayan completado al menos un año de servicio continuo son elegibles para solicitar una licencia por cuestiones personales sin goce de sueldo.
• El miembro del personal debe solicitar una licencia por escrito y presentarla con la mayor antelación posible.
• La solicitud de licencia y extensiones deben ser aprobadas por el director del departamento del miembro del personal, en consulta con el personal de la Oficina de Recursos Humanos. Se tendrá en cuenta la razón del miembro del personal para solicitar la licencia y el efecto de la ausencia de este en el funcionamiento del departamento y/o el HMC.
• La duración máxima de una licencia personal es de un año. Las licencias por un período superior a 30 días normalmente se conceden solo a miembros del personal que hayan completado por lo menos dos años de servicio continuo.
• La remuneración y los beneficios del miembro del personal se interrumpen durante los períodos de licencia sin goce de sueldo; sin embargo, si el miembro del personal desea seguir estando cubierto por el seguro de salud grupal, dicho miembro será responsable por el costo total de la prima y debe hacer los arreglos necesarios para el pago con la Oficina de administración de beneficios de The Claremont Colleges Services antes de que comience la licencia.
• No se concederá una licencia a un miembro del personal que haya aceptado un empleo en otro lugar. Si un miembro del personal con licencia acepta un empleo en otro lugar, la licencia se terminará inmediatamente y se pondrá fin a su empleo en el HMC.
• El tiempo usado en una licencia aprobada sin goce de sueldo se considera servicio continuo en el HMC.
• Es responsabilidad del miembro del personal presentarse a trabajar el primer día de trabajo después del vencimiento de la licencia. Si el miembro del personal no se presenta a trabajar después del vencimiento de la licencia, el HMC considerará que el miembro del personal ha renunciado voluntariamente.
• No hay garantía de que el miembro del personal regrese a su puesto anterior al final de la licencia.

8. GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS

– Oficina de preparación y seguridad ante emergencias

La Oficina de preparación y seguridad ante emergencias (OEPS, por sus siglas en inglés) del College funciona dentro del Departamento de instalaciones y mantenimiento y es responsable por el desarrollo y la implementación de programas de preparación ante emergencias, respuesta ante emergencias y seguridad del lugar de trabajo de los empleados en todo el campus.

La OEPS proporciona capacitación especializada, ejercicios de práctica, programas de seguridad del lugar de trabajo y boletines informativos, así como recursos para ayudar a los estudiantes, al cuerpo docente y al personal del College.

La oficina está ubicada en el nivel inferior del centro Platt Campus Center.
La información de contacto está disponible en el sitio web de Preparación ante emergencias en https://www.hmc.edu/emergency-preparedness/ y por teléfono al 909.621.8226 (extensión en el campus: 18226).

– Gestión y respuesta ante emergencias

Es de suma importancia proporcionar un entorno de aprendizaje seguro y saludable para los estudiantes, el cuerpo docente y el personal que viven, trabajan y estudian en el campus. Muchas emergencias ocurren con poco o ningún aviso; por lo tanto, es fundamental que el HMC planifique con antelación para ayudar a garantizar la seguridad y el bienestar general de todos los miembros de la comunidad del campus. Además, es importante planificar con anticipación la protección de la investigación académica y la antigüedad de las instalaciones del campus.

Plan operativo de emergencias
El Plan operativo de emergencias (EOP, por sus siglas en inglés) del Harvey Mudd College (HMC) sirve como plan principal de prevención, protección, mitigación, respuesta y recuperación en caso de emergencia o desastre en el HMC. El EOP establece políticas, procedimientos y estructura organizativa, incluidas las funciones y responsabilidades de todos los departamentos y personas del HMC en una emergencia.

Una emergencia es un acontecimiento que tiene el potencial de causar la muerte o lesiones significativas al cuerpo docente, al personal y a los estudiantes o al público; o de suspender los negocios, interrumpir las operaciones, causar daños físicos o ambientales significativos; o amenazar la situación financiera o la imagen pública del College.

Un desastre es un acontecimiento inesperado, natural o provocado por el hombre, que tiene el potencial de causar daños físicos o destrucción significativos, muerte o cambios permanentes en el medioambiente natural.

El Plan operativo de emergencias del HMC establece el marco en el que el Harvey Mudd College pondrá en práctica y mejorará continuamente los procedimientos de emergencia, a fin de mitigar los desastres naturales y causados por el hombre, prepararse para estos, responder ante estos y recuperarse de estos de forma efectiva.

El Plan operativo de emergencias del HMC puede obtenerse en la Oficina de preparación y seguridad ante emergencias.

MUDD Alert
El sistema de notificación masiva del Harvey Mudd College, Mudd Alert, proporciona una rápida notificación de emergencia a la comunidad del Harvey Mudd durante situaciones de emergencia cruciales, tales como condiciones ambientales adversas, actos de violencia inesperada en el campus u otras circunstancias que requieran una notificación o acción inmediata.

Durante una emergencia, los mensajes de Mudd Alert contendrán actualizaciones en tiempo real, información importante u otras instrucciones.

Todos los números de teléfono y direcciones de correo electrónico del campus están conectados con el sistema Mudd Alert. Para recibir un mensaje de Mudd Alert en un teléfono celular y/o fijo, inscríbase usando el Formulario de registro de Mudd Alert.

Todos los números de teléfono y direcciones de correo electrónico del campus están conectados con el sistema Mudd Alert. Para recibir un mensaje de Mudd Alert en un teléfono celular y/o fijo, inscríbase usando el Formulario de registro de Mudd Alert.

Aunque registrar su dispositivo móvil para recibir un mensaje de texto o de voz es opcional, es muy recomendable. Se recomienda a todos los miembros de la comunidad que agreguen su teléfono celular al sistema y participen en los simulacros habituales de preparación ante emergencias del Harvey Mudd.

Puede inscribirse para recibir mensajes de Mudd Alert en su celular por medio del Formulario de registro de Mudd Alert para el cuerpo docente y el personal del HMC, en el siguiente enlace: https://www.hmc.edu/emergency-preparedness/mudd- alert/.

– Plan de evacuación ante emergencias

Cada miembro del personal debe familiarizarse con todas las salidas cercanas a las zonas de trabajo. Después de un terremoto u otra emergencia que pueda generar condiciones inseguras en el interior, los miembros del personal deben salir directamente a la zona de reunión para evacuación más cercana a su ubicación.  Cada edificio tiene por lo menos un coordinador de evacuación que tomará lista de todos los ocupantes del edificio para dar cuenta de cada uno de ellos. Una vez evacuado un edificio, los ocupantes no podrán regresar hasta que el edificio haya sido declarado seguro y se los haya autorizado a regresar.

Se recomienda a los miembros del personal que guarden suministros de emergencia (p. ej., una manta, zapatos cómodos, linterna, anteojos/lentes de contacto y medicamentos) en su oficina, casillero o vehículo, por si necesitan acceder a ellos en caso de emergencia.

– Seguridad de los empleados

La seguridad personal y la salud de cada empleado del Harvey Mudd College son de primordial importancia. Se espera que los empleados cumplan con las prácticas seguras en el lugar de trabajo; usen el equipo de protección personal requerido (p. ej., gafas o guantes de seguridad); aprendan sobre los posibles peligros y las condiciones inseguras y sepan cómo identificar, reportar y corregir dichas condiciones; y reporten todas las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo a su supervisor.

Programa de prevención de lesiones y enfermedades (IIPP)
La seguridad personal y la salud de cada empleado del Harvey Mudd College son de primordial importancia. Harvey Mudd College se compromete a establecer y mantener un programa de seguridad y salud conforme a las normas reglamentarias y las mejores prácticas de seguridad ocupacional para beneficiar a los que viven, trabajan y estudian en el campus. Las oficinas de preparación y seguridad ante emergencias del HMC y de salud y seguridad ambiental de The Claremont Colleges Services ayudan al campus a cumplir con sus obligaciones para observar las normativas estatales y federales de salud, seguridad y medioambiente a través de la educación, la auditoría y el monitoreo, la consulta técnica y la prestación de servicios directos.

El Programa de prevención de lesiones y enfermedades (IIPP) del Harvey Mudd College (HMC) sirve como programa de seguridad principal para todos los programas de seguridad en el lugar de trabajo del Harvey Mudd College. Este IIPP cumple con el requisito de la Administración de seguridad y salud ocupacional de California (Cal/OSHA, por sus siglas en inglés) de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para todos los empleados (California Code of Regulations [Código de Reglamentos de California], Título 8, Artículo 3203). Establece métodos para identificar y corregir los peligros en
el lugar de trabajo, proporcionando capacitación sobre seguridad a los empleados, comunicando información de seguridad y asegurando el cumplimiento de los programas de seguridad. El IIPP tiene ocho elementos centrales:

1. Responsabilidades de implementación
2. Cumplimiento y aplicación del programa
3. Identificación de peligros
4. Corrección y control de peligros
5. Capacitación
6. Inspecciones en el lugar de trabajo
7. Reporte e investigación de lesiones/enfermedades
8. Comunicación

El IIPP completo está disponible en la Oficina de preparación y seguridad ante emergencias, en el siguiente sitio web: https://www.hmc.edu/emergency- preparedness/employee-safety/.

– Capacitación sobre seguridad

Todos los empleados del HMC deben recibir capacitación sobre Seguridad general, independientemente de su asignación de trabajo. La capacitación está disponible y puede programarse con la Oficina de preparación y seguridad ante emergencias del HMC. Las siguientes capacitaciones sobre seguridad son exigidas por la Cal/OSHA para todos los empleados del HMC:

• Orientación del Programa de prevención de lesiones y enfermedades
• Conocimiento general del programa de Comunicación de peligros
• Minimización de la confrontación en el lugar de trabajo
• Información general sobre ergonomía

Se espera que los supervisores ayuden a los empleados a determinar la capacitación apropiada en materia de Seguridad ocupacional necesaria para su lugar de trabajo y su asignación de tareas. La capacitación sobre Seguridad ocupacional identificada por el supervisor para el empleado debe:

• Consistir en información de seguridad específica sobre los peligros y el equipo utilizado por el empleado;
• Cuando sea apropiado, cumplir con los requisitos de las normativas ocupacionales específicas asociadas con el área y/o la tarea de trabajo.

La Oficina de preparación y seguridad ante emergencias ofrece una variedad de cursos de seguridad para empleados y supervisores. La información sobre los Recursos de capacitación en seguridad para empleados y supervisores se encuentra en el sitio web del HMC y en el siguiente enlace https://www.hmc.edu/emergency- preparedness/employee-safety/safety-training/

– Comunicaciones de peligros y fichas técnicas de seguridad de los materiales

Todos los empleados que dirijan las operaciones y/o realicen trabajos en cualquier laboratorio en el que se usen productos químicos deben familiarizarse con los

requisitos del Plan de higiene química. El Plan de higiene química se encuentra en el siguiente enlace: https://www.hmc.edu/chemistry/safety-resources/.

Es importante limpiar los derrames y eliminar los peligros de las áreas de trabajo. Si los derrames son grandes o contienen materiales peligrosos o sangre, no limpie el derrame y llame a la Oficina de instalaciones y mantenimiento para que sean eliminados por personas capacitadas. Si el puesto de un empleado requiere respuesta de primeros auxilios o limpieza de instalaciones, dicho empleado recibirá una capacitación especial a través de la Oficina de preparación y seguridad ante Emergencias.

Las Fichas técnicas de seguridad (SDS, por sus siglas en inglés) proporcionan información necesaria para el manejo seguro de productos químicos. Deben consultarse las SDS antes de trabajar con un producto químico desconocido. La explicación del formato de las SDS y las clasificaciones y los pictogramas del Sistema globalmente armonizado de clasificación y etiquetado de productos químicos (GHS, por sus siglas en inglés) se pueden encontrar en el Plan de higiene química.

Los empleados tienen derecho a recibir las SDS correspondientes a sus trabajos contactando a su supervisor.

– Reporte de condiciones inseguras en el campus

Si hay un peligro o amenaza inminente, contacte a la oficina de Seguridad del campus al 909.607.2000 o use cualquier teléfono de emergencia del campus para obtener una línea directa a la oficina de Seguridad del campus.

Reporte incidentes que no impliquen lesiones usando el Formulario de reporte de peligros e inquietudes sobre seguridad del HMC.

Los empleados deben reportar TODOS los incidentes en el lugar de trabajo (lesiones, exposiciones o enfermedades), y las condiciones inseguras a sus supervisores inmediatamente. Los supervisores deben reportar TODAS las lesiones, exposiciones o enfermedades inmediatamente a la Oficina de Recursos Humanos del HMC, al
909.607.9700 o 909.607.4096 y a la Oficina de administración de discapacidades y seguro de desempleo de TCCS, al 909.621.8847. Después del horario de trabajo habitual, y los fines de semana, reporte TODAS las lesiones, exposiciones o enfermedades a la oficina de Seguridad del campus, al 909.607.2000

Las situaciones no urgentes deben reportarse a través del Sistema de órdenes de trabajo del HMC incluyendo las medidas sugeridas. El enlace al sistema de órdenes de trabajo es https://www.hmc.edu/facilities-maintenance/.

– Reporte de lesiones/enfermedades relacionadas con el campus

LESIÓN QUE REQUIERE ATENCIÓN MÉDICA INMEDIATA O LESIÓN QUE OCURRE FUERA DEL HORARIO DE TRABAJO

Conserve la calma y no mueva a la persona lesionada, a menos que su ubicación la exponga a un posible peligro.

PERSONA LESIONADA	A QUIÉN LLAMAR
EMPLEADOS** ESTUDIANTES VISITANTES OTROS	SEGURIDAD DEL CAMPUS   909.607.2000
	O
	INCENDIO/VIDA/SEGURIDAD   9-911 – teléfonos en el campus* 911 – celulares y teléfonos fuera del campus   Si se llama al sistema de despacho de la ciudad del 911, también contacte a la oficina de Seguridad del campus, ya que ayudarán al Departamento de policía/Bomberos de Claremont u otros servicios de emergencia a ubicar a la persona lesionada.

Las personas que respondan a un incidente deben usar su criterio al determinar si la lesión es grave/amenaza la vida y se necesita llamar al sistema de despacho local de la ciudad del 911.

*Mediante el teléfono del campus:

911 = Seguridad del campus

9-911 = Incendio/Vida/Seguridad – Sistema de despacho de la ciudad

LESIÓN QUE NO REQUIERE ATENCIÓN MÉDICA INMEDIATA Y QUE OCURRE DURANTE EL HORARIO DE TRABAJO HABITUAL (LUNES A VIERNES)

PERSONA LESIONADA	A QUIÉN LLAMAR
EMPLEADOS**	OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE DISCAPACIDADES E INDEMNIZACIÓN POR ACCIDENTES DE TRABAJO DE TCCS   909.621.8847
	U
	OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL HMC   909.607.4096
ESTUDIANTES VISITANTES OTROS	SEGURIDAD DEL CAMPUS   909.607.2000

Las personas que respondan a un incidente deben usar su criterio al determinar si la lesión es grave/amenaza la vida y se necesita llamar al sistema de despacho local de la ciudad del 911.

** RESPONSABILIDADES ADICIONALES DE LOS SUPERVISORES
1. Complete el formulario de Reporte de lesión/enfermedad de trabajo del Supervisor.
2. Asegúrese de que el empleado lesionado complete el formulario de Reporte de lesión/enfermedad de trabajo del empleado.

Ambos formularios deben presentarse a la Oficina de administración de discapacidades e indemnización por accidentes de trabajo de TCCS. Los formularios están disponibles en www.hmc.edu/hrforms (Formularios de reporte de accidentes).

– Evaluación de la estación de trabajo (Evaluación ergonómica)

Una evaluación de la estación de trabajo analiza la disposición de un área de trabajo y qué equipo y/o herramientas usa el empleado y cómo los usa para prevenir lesiones relacionadas con el trabajo. Las evaluaciones en el sitio son realizadas por el Especialista en salud y seguridad ambiental de The Claremont Colleges Services. Una evaluación puede ser iniciada por un empleado o supervisor contactando al personal de la Oficina de Recursos Humanos, que facilita la programación con The Claremont Colleges Services. El departamento del empleado es responsable de cubrir el costo de los cambios resultantes en el área de trabajo o el equipo/herramientas.

– Violencia en el lugar de trabajo

El HMC se compromete a proporcionar un lugar de trabajo donde no ocurran actos de violencia ni amenazas de violencia. De conformidad con este compromiso, el HMC tiene “tolerancia cero” con respecto a la violencia real o las amenazas de violencia contra el cuerpo docente, el personal, los estudiantes, los visitantes o cualquier otra persona que esté en las instalaciones del HMC, que asista a eventos patrocinados por el HMC dentro o fuera del campus o que tenga contacto con los integrantes del campus en el desempeño de sus funciones.

Cumplimiento
La seguridad en el lugar de trabajo es responsabilidad de cada empleado. Los empleados que participen en un comportamiento violento, o contribuyan a este comportamiento, o que amenacen a otros con violencia, podrán estar sujetos a medidas disciplinarias, incluido el despido. El HMC puede considerar denunciar penalmente a aquellos que amenacen o cometan actos de violencia.

Comportamiento prohibido
Cualquier comportamiento que amenace la vida o el bienestar de los demás está prohibido. La siguiente lista de comportamientos, aunque no es exhaustiva, proporciona ejemplos de conductas prohibidas.

• Declaraciones o acciones intimidatorias, amenazantes u hostiles (que incluyen amenazas de daño directas o implícitas a sí mismo o a otros)
• Levantar la voz con ira, insultar, decir epítetos étnicos o raciales, hacer comentarios sexuales
• Comportamiento agresivo u hostil que cree un temor razonable de herir a otra persona o someta a otra persona a una angustia emocional
• Abuso físico o ataque, empujar o acechar
• Vandalismo, incendio provocado o sabotaje
• El uso o la portación de armas de cualquier tipo (con o sin licencia para portar un arma oculta) en las instalaciones del HMC
• La posesión de drogas no autorizadas o alcohol mientras se está en el trabajo o en las instalaciones usadas para los programas del College

Denuncia e investigación
En las situaciones en las que un empleado tenga conocimiento de un acto de violencia inminente, una amenaza de violencia inminente o violencia real, debe solicitarse inmediatamente asistencia de emergencia. En tales situaciones, los empleados deben contactar inmediatamente a:

• Oficina de seguridad del campus en la extensión 72000; 909.607.2000
• Oficina de instalaciones y preparación ante emergencias del HMC, al 18226; 909.621.8226

Asimismo, los empleados deben notificar a la Oficina de Recursos Humanos si existe alguna orden de restricción vigente, o si existe una situación potencialmente violenta no relacionada con el trabajo que pueda generar violencia en el lugar de trabajo.

Todas las denuncias de violencia en el lugar de trabajo se tomarán en serio y se investigarán de inmediato y minuciosamente. En las circunstancias apropiadas, el College informará al denunciante sobre los resultados de la investigación. En la medida de lo posible, el College mantendrá la confidencialidad del empleado denunciante y de la investigación. No obstante, es posible que el College deba divulgar los resultados en circunstancias apropiadas, por ejemplo, para proteger la seguridad individual.

Los empleados pueden denunciar violaciones a la política y formular cualquier pregunta relativa a sus obligaciones en virtud de esta política sin temor a represalias. Sin embargo, un empleado que presente una denuncia falsa de forma intencional puede estar sujeto a medidas correctivas.

Medidas correctivas y disciplinarias
Si el College determina que ha ocurrido una situación violenta en el lugar de trabajo en contravención de esta política, el College tomará medidas correctivas adecuadas e impondrá medidas disciplinarias a los empleados infractores. La medida disciplinaria apropiada dependerá de los hechos particulares, pero puede incluir advertencias por escrito u orales, período de prueba, reasignación de responsabilidades, suspensión o despido. Si el comportamiento violento es de una persona que no es un empleado, el College tomará medidas correctivas adecuadas en un intento de asegurarse de que tal comportamiento no se repita.

En determinadas circunstancias, el College puede abstenerse de aplicar medidas disciplinarias a condición de que el empleado tome una licencia médica. Además, el College podrá solicitar que el empleado inicie sesiones de terapia, ya sea voluntariamente o como condición para seguir trabajando.

Programa de asistencia al empleado
Se recomienda a cualquier empleado que crea que puede tener un problema que podría llevar a un comportamiento violento a que utilice el Programa de asistencia al empleado del College. El EAP es un servicio de asesoramiento profesional y confidencial que está disponible sin costo alguno para todos los empleados y miembros de su grupo familiar inmediato para ayudar a resolver problemas emocionales, conflictos matrimoniales y familiares, estrés, dependencia de sustancias químicas, conflictos en el trabajo y otras cuestiones. El asesor del EAP puede ayudar a aclarar un problema y desarrollar un plan de acción durante la sesión de asesoramiento.

Al programa se accede en línea en www.liveandworkwell.com (código de acceso: claremontcolleges); o por teléfono al 800.234.5465. Puede obtenerse más información sobre el EAP en la Oficina de Recursos Humanos.

Plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo (WVPP)

Harvey Mudd College se compromete a proporcionar un entorno laboral y educativo seguro. Este Plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo (WVPP, por sus siglas en inglés) aborda los peligros que se sabe que están asociados con los cuatro tipos de violencia en el lugar de trabajo, según lo definido por el Código Laboral de California (LC) sección 6401.9.

Este WVPP se aplica a todos los profesores, personal y estudiantes empleados de la universidad. También se aplica a terceros (incluidos, entre otros, solicitantes, estudiantes, proveedores, voluntarios, clientes, miembros del consejo de la universidad, familiares o visitantes) que puedan tener contacto con miembros de la comunidad de HMC en el campus de HMC.

Harvey Mudd College no aprobará ni tolerará amenazas de violencia o violencia en el lugar de trabajo por parte de ningún empleado, solicitante, estudiante, proveedor, voluntario, cliente, miembro del consejo de la universidad, familiar o visitante.

El WVPP consta de [10] elementos centrales:

1. Responsabilidad y autoridad.
2. Comunicación y capacitación.
3. Denuncia de violencia en el lugar de trabajo.
4. Procedimientos de respuesta a emergencias.
5. Evaluación y corrección de riesgos.
6. Procedimientos de investigación y respuesta tras un incidente.
7. Mantenimiento de registros.
8. Acceso de los empleados a los registros.
9. Revisión anual.
10. Responsabilidades de reportar.

Este WVPP está disponible a pedido de nuestros empleados, sus representantes y el Jefe de Ley/Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de California o su designado. Se puede acceder al WVPP completo a través de la página web de Preparación para emergencias y seguridad de HMC junto con recursos adicionales de salud y seguridad proporcionados por la universidad, o contactando a hr@hmc.edu.

9.  SERVICIOS Y COMODIDADES

– Librería

Los miembros del personal son elegibles para un descuento en la mayoría de los artículos de Huntley Bookstore, que es la librería central de The Claremont Colleges. Se debe presentar una identificación del College al momento de la compra para obtener el descuento.

– Comedor del campus

Los miembros del personal pueden comer en Hoch-Shanahan Dining Commons del HMC en el desayuno, almuerzo y cena, así como en otros comedores en el Pomona College, Scripps College, Pitzer College y el Claremont McKenna College, a un precio reducido. Se requiere una identificación del College al momento de la compra.

Para obtener información sobre otros comedores en The Claremont Colleges, consulte el sitio web de cada institución.

– Tecnología de la información

El College proporciona a los miembros del personal una variedad de tecnologías de la información, como correo electrónico, software de oficina y de otro tipo, mensajería, videoconferencias, teléfonos y servicios de internet para asuntos relacionados con el College. El College mantiene una Política sobre el uso personal incidental de la tecnología de la información, la cual se espera que los miembros del personal cumplan.

– Instalaciones de actividad física del campus

Los miembros del personal, sus cónyuges, y parejas domésticas registradas, tienen acceso al Linde Activity Center de Harvey Mudd College, sin costo alguno.

Los miembros del personal también tienen acceso a las instalaciones de natación y actividad física del Scripps College y del Claremont McKenna College. La información sobre el acceso, el horario de atención, los cargos y las instalaciones está disponible en cada college.

La información sobre la inscripción está disponible en la Oficina de Recursos Humanos.

– Seguridad del campus

La oficina de Seguridad del campus protege a los estudiantes, al cuerpo docente, al personal y a los visitantes, y a sus bienes, en The Claremont Colleges, ayudando a las fuerzas policiales y a otros servicios de emergencia, según sea necesario, siendo los primeros en responder ante emergencias de cualquier tipo. Otros servicios que ofrece la Seguridad del campus son el servicio de acompañamiento las 24 horas del día, patrulla en la calle, controles de alarma/vigilancia y patrulla de seguridad y tráfico en eventos y presentaciones sobre prevención de delitos.

Información de contacto:
● En el campus – 72000
● Fuera del campus –909.621.8170

– Claremont Cash

Los miembros del personal pueden acreditar dinero en efectivo en su tarjeta de identificación del HMC y utilizarla como tarjeta de débito de uso general. Claremont Cash es aceptado en los comedores del campus, la librería y en varios negocios locales. La información sobre Claremont Cash y el acceso a este servicio están disponibles a través del centro The Claremont Colleges Services Card Center, ubicado en el primer piso de la biblioteca Honnold Library.

– Cooperativa de crédito

The Claremont Colleges ofrecen a los miembros del personal acceso a dos cooperativas de crédito: School’s First Credit Union y Chaffey Federal Credit Union. La información sobre cada una de estas está disponible en el sitio web de Recursos Humanos del HMC.

– Entradas con descuento para entretenimiento y recreación

The Claremont Colleges Services Card Center vende entradas con descuento para películas, parques temáticos y diversas actividades recreativas. Para comprar o pedir entradas, contacte al Card Center [Centro de tarjetas de identificación] directamente en la extensión 72273; o en persona, en el primer piso de la biblioteca Honnold/Mudd Library, cerca de la entrada sur. Los miembros del personal pueden comprar entradas con descuento para diversas atracciones en todo el sur de California a través de Fun Express, directamente visitando funex.com. (Ingrese 15-53186 cuando se le solicite el código del College). En el sitio web de Recursos Humanos se puede consultar una lista de atracciones e información sobre precios.

– Uso de las instalaciones

Las reservas para utilizar las instalaciones del HMC para reuniones, conferencias u otros eventos especiales se realizan a través del Sistema de gestión de eventos del Departamento de instalaciones y mantenimiento. Debe contactarse al departamento de Instalaciones y mantenimiento si un evento necesita un montaje especial, estacionamiento u otros servicios.

– Privilegios para la biblioteca

Los miembros del personal elegibles para recibir beneficios pueden activar sus privilegios de préstamo en la biblioteca Honnold/Mudd Library, ubicada en 800 Dartmouth Ave., presentando su tarjeta de identificación del College en el mostrador de préstamos. Además de sus propias colecciones, la biblioteca tiene acuerdos de préstamo recíproco con numerosos colegios y universidades de California. La información sobre los servicios está disponible
en www.cuc.claremont.edu.

– Servicios de correo

El departamento de correo recibe y distribuye el correo y los paquetes que llegan para el personal, el cuerpo docente y los estudiantes, y ofrece suministros de envío para varios servicios de transporte. Las cartas/paquetes de entrega inmediata, certificados, registrados y asegurados para el personal y el cuerpo docente se aceptan en el Departamento de correo durante el horario de trabajo habitual, a excepción de algunos departamentos que tienen acuerdos alternativos con los conductores de entregas. Se desaconseja la recepción de correo personal, ya que todo correo puede ser abierto para su adecuada identificación y distribución. Para más información, visite: https://www.hmc.edu/bao/mailroom/.

10. ACUSE DE RECIBO DEL MANUAL PARA EL PERSONAL DEL HMC

Acepto que recibí una copia o puedo acceder a una copia del manual para el personal del Harvey Mudd College, que lo he leído y entiendo sus disposiciones. Asimismo, comprendo que puedo revisar el manual en el sitio web de Recursos Humanos del College, en www.hmc.edu/hrpolicies, usando una computadora ubicada en mi estación de trabajo, departamento u hogar. Entiendo y acepto que, si tengo alguna duda, estoy obligado a pedirle a mi supervisor cualquier aclaración sobre las disposiciones del manual.

Aparte de la política de Empleo a voluntad, entiendo además que las declaraciones del presente manual no crean ninguna obligación contractual o legal de empleo.
Además, comprendo que el College puede, en cualquier momento, modificar, anular o actualizar cualquier política, beneficio o práctica descritos en el manual, excepto su política de Empleo a voluntad.

Entiendo y acepto que en ausencia de un contrato de empleo individual plenamente suscrito que establezca expresamente lo contrario, mi empleo con el College es a voluntad y puede ser rescindido por mí o por el College en cualquier momento, sin causa o notificación previa, y ninguna disposición de este manual debe interpretarse en sentido contrario. De conformidad con la política de Empleo a voluntad, también entiendo que el College tiene el derecho a trasladar, reasignar, suspender o degradar a un miembro del personal y reducirle la remuneración y los beneficios en cualquier momento, con o sin notificación o causa. El presente constituye el acuerdo completo entre el College y yo en relación con el objeto, y reemplaza cualquier declaración o acuerdo previo contradictorio.

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11. HISTORIAL DE APROBACIONES

Aprobado por el Gabinete: 18 de noviembre de 2020

Revisado en diciembre de 2024 para actualizaciones legales

Manual de Salud y Seguridad Ambiental para Empleados

• Manual de Salud y Seguridad Ambiental para Empleados (PDF)

Política de Conducta Sexual Inapropiada y Resolución de Quejas

• La Política de Conducta Sexual Inapropiada y Resolución de Quejas está disponible en el sitio web de Asuntos Estudiantiles en: https://www.hmc.edu/student-life/title-ix-sexual-misconduct/